Отчет внутреннего аудитора — это результат аудиторского задания и документ, через который аудитор общается с высшим руководством. В отчете аудитор суммирует проведенную работу, описывает наблюдения и дает рекомендации, что и как улучшить в компании. Из статьи вы узнаете:
- Что входит в отчет по внутреннему аудиту
- Структура и формат отчета внутреннего аудита (пример)
- Как подготовить отчет о внутреннем аудите (чек-лист)
- Кто и как использует результаты внутреннего аудита
Что входит в отчет по внутреннему аудиту
Наполнение отчета зависит от круга вопросов и аудиторского задания. Например, отчет может быть о проверке:
- деятельности подразделений или филиалов;
- работы бухгалтерской службы и внутренних контролей (комплексный анализ эффективности работы СВК);
- системы бюджетирования — насколько правильно формируют и выполняют бюджеты ЦФО (центры финансовой ответственности);
- об исполнительной дисциплине — проверка управляемости процессов на фирме;
- о нанесении ущерба компании — в отчете описывается результат расследования мошеннических действий персонала либо чрезвычайных ситуаций.
Обычно проверки проводят, чтобы улучшить контроль, повысить производительность, реже — выявить нарушения либо махинации. Поэтому не всегда отчет аудитора это отчет об ошибках. Аудитор по результатам проверки описывает, что в компании работает хорошо, а что неправильно, как это исправить и наладить работу.
Отчет составляет руководитель службы внутреннего аудита, используя информацию от аудиторов и технических экспертов, которые входили в команду по аудиту. Либо ответственный внутренний аудитор. Он определяет содержание отчета так, чтобы документ был четким, объективным, полным, конструктивным. Следит, чтобы выводы основывались на достаточных, достоверных доказательствах (согласно стандарту 2420 «Качество отчетов» Института внутренних аудиторов).
Отчет службы внутреннего аудита — строго конфиденциальный документ. Его получает лично высшее руководство или менеджер, который напрямую отвечает за проверяемый объект. Отдельно копию отчета может получить партнер, отвечающий за внешние проверки, или запросить внешний аудитор.
Структура и формат отчета внутреннего аудита
Структура отчета строго не регламентирована, но обычно включает 3 части: вводную, основную часть с наблюдениями и выводами внутреннего аудитора, и заключительную, куда входят приложения.
Содержание отчета сильно зависит от типа аудиторского задания. Например, для отчета о средствах контроля структура может быть похожа на отчет руководству от внешнего аудитора. Но содержание будет сильно отличаться, так как внутренний аудитор занят вопросами экономии, эффективности и результативности.
Стандартного формата отчета не существует. Он может быть в виде презентации, диаграммы, фотоотчета с фактическими данными, краткой таблицы или текстового документа. В каком именно формате будет отчет, определяет в первую очередь заказчик аудита.
Нередко в крупных компаниях отчет презентуют в нескольких вариантах для разных пользователей:
- детальный отчет с подробным описанием наблюдений, критериев и последствий — позволяет перепроверить доказательства и отследить логику расчета последствий (вот пример детального отчета по проведенному внутреннему аудиту);
- краткая версия — в ней приводятся только факты и результаты расчетов, а также кратко описаны наблюдения и рекомендации внутреннего аудитора;
- презентация для топ-менеджмента — содержит расчеты, инфографику, фото, что наглядно иллюстрирует собранные данные и выводы аудитора.
Как подготовить отчет о внутреннем аудите
С первого дня выполнения задания аудитор ведет черновой вариант отчета, где описывает полученные данные и первичные выводы. Так он видит, какие доказательства «ложатся» в отчет, а какие нужно еще добавить. Такая заготовка нужна на случай, если руководство запросит промежуточные результаты аудита. А также помогает не упустить важные моменты при подготовке окончательной версии документа.
Во время подготовки отчета, внутренний аудитор или команда по аудиту проводит несколько закрытых совещаний с руководством, чтобы обсудить выявленные нарушения, возможные решения проблемы и внести соответствующие корректировки в отчет. Прежде чем презентовать отчет высшему руководству, команда по аудиту должна единогласно утвердить его финальную версию.
Ниже вы найдете чек-лист, по которому можно проверить, все ли моменты соблюдены при подготовке отчета.
Чек-лист по подготовке отчета внутреннего аудитора
|
Этапы подготовки |
Что выполнить и проверить |
|---|---|
|
Этап 0. Подготовительный |
Выяснить до написания отчета:
|
|
Этап 1. Сбор данных |
Собрать, описать и проверить данные, полученные в ходе аудита. |
|
Этап 2. Написание первого проекта аудиторского отчета |
Включить в документ обзор:
Проверить:
Обсудить с командой внутреннего аудита, как улучшить тон, содержание и стиль написания отчета. |
|
Этап 3. Обсуждение с руководством результатов аудита |
На собрании определить:
Удостовериться, что руководство знает обо всех ключевых пунктах в отчете. |
|
Этап 4. Подготовка окончательного проекта аудиторского отчета |
Проверить:
Убедиться, что аудиторы согласны с внесенными изменениями. |
|
Этап 5. Закрытое обсуждение аудиторского отчета с руководством |
|
|
Этап 6. Финальная версия отчета |
|
В некоторых компаниях, руководитель аудиторской группы готовит и рассылает отчет в течение 10 рабочих дней после завершения внутреннего аудита. Это еще одна из причин, почему отчет готовят с первых дней проверки.
И несколько рекомендаций по составлению документа. Нужно помнить, что отчет о внутренней проверке составляют для руководителя. Поэтому важно:
- мыслить с его позиции, понимать, что он уже знает и что хотел бы узнать об объекте или проблеме;
- писать отчет простым языком без субъективных оценок, чтобы руководитель мог самостоятельно прочесть документ и сделать выводы;
- новые понятия вводить по нарастающей, так как руководитель не всегда разбирается в сложной финансовой и профессиональной аудиторской терминологии;
- результаты приоритизировать по их важности для компании — будет сразу понятно, каким пунктам уделить внимание;
- расчет экономического эффекта делать там, где это уместно (рассчитать именно то, что компания не заработала, потеряла или может потерять).
Кто и как использует результаты внутреннего аудита
Аудиторский отчет — важный документ, его хранят в течение 3-х и более лет, затем передают в архив. Рекомендации аудитора, описанные в отчете, несут обычно рекомендательный характер. Но если речь идет о серьезных нарушениях или несоответствиях, руководитель проверяемого объекта сообщает высшему руководству, как и когда будут исправлены нарушения или решена проблема. Он также ведет обязательный план/отчет о корректирующих и предупреждающих мероприятиях.
Аудиторский отчет помогает руководству принимать важные управленческие решения. Дает необходимые вводные данные, как повысить надежность системы бухгалтерского учета и СВК, своевременно устранить ошибки в управлении либо избежать серьезных финансовых потерь и репутационных рисков. Главный признак, что отчет действительно востребован в компании — пользователи отчета его очень ждут, а руководство выделяет на аудит дополнительные ресурсы.
Однако результат работы внутреннего аудитора использует не только руководство и менеджмент. Документ сильно облегчает работу внешнего аудитора. Порой снижает не только трудоемкость внешней проверки, но и ее стоимость. Так как содержит важные аспекты, о которых не знает внешний аудитор и которые могут повлиять на его работу.
В конечном счете, отчет внутреннего аудита отражает все этапы внутренней проверки, сканирует важные бизнес-процессы, и как результат, высвечивает слабые и сильные стороны бизнеса для дальнейшей корректировки. Также хороший отчет — это визитная карточка внутреннего аудитора. Он подтверждает высокую квалификацию, мастерство и глубину его профессионального подхода.
