Компенсация отпуска при увольнении: нюансы начисления и отражения в учете

Сотрудник требует расчета, но еще не использовал положенный ему отпуск? Компенсация отпуска при увольнении — денежное возмещение, которое он вправе получить за неизрасходованные дни отдыха. Начисление, отражение в учете и отчетности данной выплаты имеет ряд нюансов. В материале на практическом примере научимся рассчитывать отпускные компенсации и разберемся со спорными вопросами их учета.

Кому положена компенсация отпуска?

Согласно КЗоТ Украины каждый сотрудник при увольнении имеет право использовать положенные отпускные дни либо получить за них денежное возмещение. Но это касается только ежегодных (основного и дополнительного) и “детских” отпусков. Причина увольнения не имеет значения. Даже при нарушении трудовой дисциплины сотрудник сохраняет за собой это право.

Предельный срок выплаты компенсации — не позднее следующего дня после предъявления сотрудником требования о расчете (статья 116 КЗоТ). Несоблюдение сроков выплаты — казалось бы, незначительное нарушение, но для ответственных лиц за него предусмотрен административный штраф (статья 265 КЗоТ).

Можно ли заменить отпуск денежной компенсацией?

В отдельных случаях сотруднику, который не увольняется, отпуск можно заменить денежной выплатой. При этом должны соблюдаться следующие условия:

• Возраст сотрудника — от 18 лет.
• Желание сотрудника.
• Компенсируется только часть отпуска — то, что превышает 24 календарных дня обязательного ежегодного отпуска.
• Компенсация выплачивается после использования отпуска, а не до.

Чтобы получить компенсацию, сотруднику нужно подать заявление с указанием количества неиспользованных дней отпусков и годами, в которые они предоставлялись. На его основании работодатель издает приказ о назначении соответствующей компенсации.

Как подсчитать размер компенсация отпуска при увольнении?

Компенсации рассчитываются аналогично отпускным по алгоритму:

1. Определение количества неизрасходованный дней отпуска.
2. Расчет средней зарплаты за день.
3. Расчет суммы компенсации по формуле.

Рассмотрим подробнее каждую из стадий.

Определяем количество неизрасходованных дней отпуска

Неизрасходованные дни подсчитываются отдельно для каждого вида отпуска. За неполный год положенное количество дней отдыха можно определить по формуле:

Рассчитанное количество дней округляют согласно общим математическим правилам. Например, если в расчете получено 9,5 дней, цифру округляют до 10.

Устанавливаем размер средней зарплаты

Средняя зарплата за день рассчитывается:

• в общем случае — на основании суммарного заработка за прошлые 12 месяцев работы;
• если сотрудник отработал менее года — на основании суммы выплат за отработанное время с начала месяца оформления до начала последнего месяца работы;
• если сотрудник отработал меньше 2 месяцев — на основании суммы выплат за все отработанное время.

Рассчитываем размер отпускной компенсации

Когда все переменные известны, можем рассчитать сумму компенсации за отпуск при увольнении по общей формуле:

СК = Д_комп * СрЗп,

в которой
СК — сумма компенсации за неиспользованный отпуск;
СрЗП — среднедневная заработная плата.

Как отразить компенсации отпусков в бухгалтерском и налоговом учете?

Компенсации отпуска приравниваются к заработной плате. Поэтому по ним также начисляют подоходный налог, военный сбор и, в зависимости от обстоятельств, Единый социальный взнос. При расчете с сотрудником бухгалтерам хватает хлопот, ведь нужно:

1. Начислить последнюю зарплату за месяц и компенсацию за отпуск.
2. Начислить ЕСВ на зарплату и сумму компенсации(если нужно).
3. Удержать НДФЛ и ВС.
4. Перечислить НДФЛ, ЕСВ и ВС.
5. Выплатить зарплату и компенсацию.
6. Отразить все перечисленные операции в учете, а сами выплаты — в отчетности.

Нужно ли начислять единый социальный взнос?

Подлежит ли обложению ЕСВ компенсация зависит от того, кому она будет выплачиваться:

• увольняющемуся сотруднику на момент расчета — ЕСВ начисляется;
• уже уволенному сотруднику — ЕСВ не начисляется.

Компенсация, начисляемая умершему работнику, также подлежит начислению ЕСВ. Ставка остается неизменной — 22% (8,41 % для инвалидов). Выплату необходимо отразить в Отчете по форме №Д4 в составе общей суммы зарплаты. С 1 января 2021 года произойдет объединение отчета по ЕСВ форме №1 ДФ.

Что с подоходным налогом и военным сбором?

Компенсации за отпуски при увольнении включаются в фонд оплаты труда, поэтому с них удерживается НДФЛ (18%) и военный сбор (1,5%). В дальнейшем их нужно будет отразить в соответствующих разделах Налогового расчета №1 ДФ.

Подведем итоги

Сложностей с начислением компенсаций по отпускам возникнуть не должно. Главное правильно подсчитать, сколько дней отдыха положено сотруднику с учетом дополнительных и “детских” отпусков. А потом не забыть доначислить налоги и отразить все операции на бухгалтерских счетах в соответствии с актуальными требованиями законодательства.