Автоматизация бизнес-процессов может показаться чем-то сложным и нереальным. Но если все проводить постепенно и по уму, можно получить колоссальный эффект — в деньгах и в общей продуктивности. Арт-директор из Proscom Наталья Тарасова поделилась опытом успешной автоматизации коммерческих, HR и других бизнес-процессов в их IT-компании. Рассказала, как это отразилось на работе сотрудников и помогло существенно сэкономить деньги компании.
Как мы пришли к автоматизации и что это нам дало
Наша компания занимается дизайном и разработкой IT продуктов. Мы нанимаем людей в условиях большой конкуренции. Хорошие специалисты у нас на вес золота — грех их загружать ненужной бумажной отчетностью. Поэтому в первую очередь автоматизация бизнес-процессов в нашей компании была направлена на снижение административно-бюрократической нагрузки на специалистов. Каждый должен заниматься своим делом, а не создавать папки в гугл-доках и писать отчеты.
Что касается сопроводительной деятельности, то здесь мы потихоньку начинаем передавать рутинные процессы ботам и скриптам. Пусть все, что можно делать автоматически — делает ИИ. Основная специализация (в нашем случае — кодирование, дизайн и менеджмент) остается на долю людей.
Есть еще и другие приятные эффекты от автоматизации. Она позволяет:
- минимизировать количество ошибок;
- привести все процессы к единому, гибкому, но унифицированному шаблону, что способствует повышению эффективности аналитики данных.
А еще оптимизация бизнес-процессов дополнительно мотивирует сотрудников, повышает их производительность и делает коммуникацию более прозрачной и четкой.
Рассмотрим эффекты от автоматизации на примере формирования отчетности о ходе проекта.
Когда человек собственноручно составляет отчетность, он тратит время, которое мог бы посвятить текущим задачам. К тому же, никак не избежать ошибок, недочетов, которые портят качество собираемой информации.
Автоматизация ведения отчетности по проектам или авторепортинг, правильно настроенный и удобный, дает более четкие результаты. Это экономит время специалиста, повышает продуктивность его работы и общую производительность компании. Он просто не тратит время на составление любого рода отчетов, а всего лишь вносит необходимые данные в форму, которая сама все формирует и отсылает кому нужно. Некоторые показатели, такие как время, затраченное на проект, или израсходованный бюджет при правильной настройке и вовсе могут считаться автоматически, без ручного ввода данных.
Конечно, это только общие эффекты. Для каждого процесса будут свои плюсы.
Автоматические уведомления
Одной из самых успешных наших наработок стал Бот Борис. Это слак-бот, созданный с помощью скрипта. Он настроен на автоматическое формирование и адресацию важных сообщений в нашем рабочем мессенджере Slack. Например, об открытии новых задач, дне рождения сотрудника, о приходе новичка в команду или результатах завершенного проекта. Все эти сообщения формируются и отправляются в нужные группы или нужным адресатам автоматически при выполнении какого-то действия в таск-менеджере Asana или облачном сервисе AirTable.
В результате мы смогли сэкономить время менеджеров, которым теперь не нужно самим формировать и отправлять эти сообщения, а также исключили вероятность ошибки — бот уж точно никого не забудет поздравить и не пропустит ни один новый проект.
Чтобы избежать ощущения спама у ребят из команды, мы сделали бота Бориса антропоморфным — дали ему имя, наполнили его сообщения шутками, коронными фразами, необычными речевыми оборотами, которые периодически обновляются копирайтером. Его язык лишен штампов и безличных оборотов, что создает ощущение человеческого общения (ну, почти).
Автоматизация коммерческих процессов
Некоторые коммерческие процессы мы также автоматизировали. Например, когда проект переходит в работу, менеджер только нажимает на кнопку — и все, теперь необходимые папки на Google диске, в Figma (нашем облачном сервисе для дизайнеров), задачки в таск-менеджере формируются автоматически под новый проект. То же самое происходит при его закрытии — он архивируется сам, не нужно ничего закрывать или удалять.
Это не только экономит время менеджеров, но и структурируют задачи и архивы так, что при необходимости можно быстро найти любую информацию по проектам.
Автоматизация HR-процессов
Такая же история с наймом, увольнениями и отпусками. Разберем на примере отпуска. Человек, который хочет взять отпуск, заполняет стандартную форму в AirTable — облачном сервисе хранения и передачи данных. Автоматически формируются задачки на нужных людей — тим-лидов (тех, кто занимается распределением задач между специалистами по проектам) и на бухгалтера. После одобрения или отклонения заявки человек автоматически получает уведомление. Все, что делают сотрудники, это заполняют небольшие формы и нажимают кнопку. Все остальное происходит без их участия.
Примерно такая же история с приемом на работу или увольнением. Когда в компанию приходит новый сотрудник, система сама определяет, кому какие сообщения отправить, о чем напомнить и кому какие доступы предоставить. А при увольнении сотрудника — сама заблокирует и удалит аккаунты во всех рабочих сервисах и дезактивирует доступы.
Цифровизация промежуточной отчетности
Этот пункт у нас еще не доведен до совершенства. Но уже сейчас мы написали скрипты, которые автоматически анализируют соотношения расхода бюджета на проект и затраченное на его реализацию время сотрудников. И каждый спринт (раз в две недели), программа отсылает командам небольшой промежуточный отчет по эффективности работы над каждым проектом — сколько прошло времени и сколько израсходовано бюджета, а также какова текущая эффективность работы над проектом.
Пример, как работает цифровизация промежуточной отчетности
Асинхронные стендапы
Наше ноу-хау — это компьютерная программа, которая позволяет делать асинхронные стендапы (совещания) с помощью слак-бота. Раньше стендапы были синхронные, то есть каждый день участники проекта созванивались все вместе в установленное время и рассказывали, что сделали вчера и что планирует сделать сегодня. Каждый на это тратил минимум от 5 до 30 минут. Такие стендапы нужны для грамотного распределения задач. Но проведение таких созвонов снижало общую производительность команды и занимало большую часть времени тим-лида, который ведет по 4-6 проектов за раз, а значит тратит от 2 до 6 часов только на то, чтобы синхронизироваться с командой.
С помощью слак-бота мы автоматизировали процесс стендапа и сделали его асинхронным. Теперь не нужно созваниваться всем вместе, достаточно каждое утро писать слак-боту, чем ты занимался вчера и что делаешь сегодня, потратив на это не больше 5 минут.
Эта форма приходит сотрудникам для асинхронного стендапа
В 13:00 в чате проекта высвечиваются все ответы участников для ведущих проекта и менеджеров. Они анализируют отчет и корректируют загруженность, если потребуется. Так происходит моментальная синхронизация, которая позволяет понять степень загруженности сотрудников. Знают ли они, что сейчас нужно делать и правильно ли расставили приоритеты на день.
Результат асинхронного стендапа, которые видят все участники процесса, но менеджерам он интереснее всего
С помощью слак-бота мы сократили временные расходы более чем в 24 раза, что улучшило производительность и общую продуктивность компании. Но это только маленькая часть тех процессов, которые мы успели автоматизировать на сегодня.
Какие результаты мы получили
Общие выгоды от автоматизации подсчитать сложно. Но если брать за основу простую арифметику и денежный эквивалент, то можно смело сказать, что за год нам удалось на всех процессах сэкономить по самым скромным подсчетам до $140 000. При том, что затраты на написание скриптов для чат-ботов и их реализацию обошлись не более, чем в $55 000 за год. И это не считая косвенных эффектов в виде довольных сотрудников, чистой отчетности и большей производительности труда.
