Из статьи вы узнаете, почему растет спрос на услуги сторонних консультантов. Какие компетенции развивать финансовому директору для поддержания конкурентных преимуществ перед сторонними экспертами, а какие функции в финансах выгодно передать на аутсорс.
О каком аутсорсинге идёт речь
По классическому определению, аутсорсинг — это передача выполнения непрофильных, вспомогательных функций (бухучет, построение и разработка информационных систем, хозяйственное обслуживание) внешней организации, чтобы сократить расходы компании.
В финансовой сфере к аутсорсу относятся:
- автоматизация систем управления и учета
- визуализация оперативных метрик для принятия эффективных управленческих решений
- консультанты по повышению эффективности бизнеса («выходим из операционки»)
- автоматизация отделов продаж и торговой аналитики
- внедрение различных систем качества
- управление логистикой и пр.
Количество консалтинговых компаний и сторонних подрядчиков по повышению эффективности бизнеса стремительно растет. Почему это происходит? Вот 4 основные причины:
Рис 1. Основные причины необходимости привлечения сторонних подрядчиков
Наблюдается повсеместная оптимизация штата. Оставшиеся сотрудники перегружены, поэтому физически не могут выделить время на анализ эффективности, разработку и проведение соответствующих мероприятий. Что же касается диджитализации, то зачастую в штате компании нет соответствующего компетентного специалиста, а собственники бизнеса хотят иметь новомодные on-line решения.
Какие компетенции помогут CFO выиграть перед аутсорсом?
В зависимости от внутренних устоев компании, истории возникновения в штате должности «Финансовый директор» и индивидуальных особенностей бизнеса (зачастую это основные факторы, влияющие на прибыль), CFO тратит 100% своего времени на текущие задачи.
Ожидания руководства компании от наличия самой только должности «Финансовый директор» начинаются от безусловного решения всех финансовых трудностей, до риск-менеджмента и оптимизации бизнес-процессов.
Рис. 2 Современные ожидания бизнеса от CFO
Имея набор необходимых компетенций, на практике финансовому директору просто необходима помощь квалифицированных подрядчиков, чтобы удовлетворить новомодные потребности менеджмента.
В этом случае помогут такие навыки:
- компетенции руководителя проекта
- компетенции медиатора
- компетенции риск-менеджера
- навыки создания и управления рабочей группы на предприятии (не одно и тоже с руководителем проекта, поскольку уровень вовлеченности топ-менеджмента в процессы работы со сторонним консультантом — верх мастерства в управлении).
Кейс №1. Запущенное состояние перехода в новую конфигурацию 1С
Руководство компании «Альфа» в начале 2019 года хотело видеть консолидированную и агрегированную оперативную информацию обо всех направлениях деятельности. Для этой задачи решили нанять специализированных подрядчиков. После проведения обширного тендера, остановились на самом бюджетном, маневренном варианте. Это был новый представитель рынка 1С-внедренцев, который показал большую заинтересованность в результативности и эффективности процесса. Подписали договор, предоплата, начало работ.
Подрядчик предоставляет первую пилотную версию участка учета, которую наполняет методологией 1С без реальной фотографии существующих бизнес-процессов. Но она оказалось сложной для внедрения, а ее тестирование на было результативным. В итоге — конфликт и остановка проекта на 6 месяцев.
Руководители компании привлекли нового подрядчика, который начал свою работу с создания рабочей группы, назначения руководителя проекта с обеих сторон, ревизии текущей ситуации, а также формализации задачи и ожидаемого результата. Проект был успешно реализован. О потерях компании до полной автоматизации из-за отсутствия актуальных данных можно только догадываться.
Какие функции выгодно передать на аутсорс?
Посмотрим, какие задачи финансового отдела выгодно передать сторонним подрядчикам, чтобы сэкономить время работников и ресурсы компании.
| Что выгодно передать на аутсорс | Когда выгодно | Портрет идеального подрядчика | Как сделать правильно |
|---|---|---|---|
| Работа оператора | Количество операций в день более 150*, автоматизация невозможна, штатный сотрудник с условиями труда, социальным пакетом и заменой будет дешевле | Компания по бухгалтерскому аутсорсингу с положительной репутацией, численностью клиентской базы, штатом более 15 бухгалтеров-операционистов | Жесткие условия договора, включающие конкретные параметры вносимых документов, сроки, правила и ответственность, стоимость договора за операцию, оплата по факту |
| Срочная работа | Периодически возникающий функционал, сложно спрогнозировать стандартную загрузку штатного персонала (например, сопровождение проекта) | Специализирующаяся компания | Установить пробный срок с небольшой фиксированной оплатой для подтверждения реальных способностей заказчика выполнять поставленную задачу. По истечению указанного срока разрабатывать условия договора с учетом не только полного описания работ, но и привязку к ключевым показателям. |
| Автоматизация процессов, учета и планирования | Любой проект по автоматизации будет реализован эффективно с участием профессионального подрядчика | Специализирующаяся компания | Формализовать ожидаемый результат, учесть необходимость проведения диагностики подрядчиком (провести ее самостоятельно), оценить собственные ресурсы для возможности проведения проекта, выделить менее загруженный по уровню деловой активности период |
| Функции высокой компетентности | Эффективно используются при тупиковом развитии конкретной ситуации, необходимости свежего взгляда на развитие компании | Бизнес-тренер, коуч с большим бизнесовым прошлым и многолетней репутацией, с высокой стоимостью 1 часа работы/ выезда/ мероприятия | Собрать больше информации о том, как работает выбранный эксперт и какие результаты приносит взаимодействие с ним, выбрать несколько вариантов или наиболее подходящий. |
| Мотивирующие функции | Повышение мотивации в работе команды, сплоченность коллектива, когда собственные ресурсы уже не работают, а материальной мотивации недостаточно | Специализирующийся тренер либо компания (преимущественно компания) | Проверить психологические подходы, используемые в процессе приемы и механизмы, сопоставить с внутренним микроклиматом уровень активности, агрессивности и творчества. Прописать результат, который вы ожидаете. |
* количество операций рассчитано по формуле
(8 часов * 60 мин) * 0,2 (корректирующий коэффициент реальной загрузки)/2,5 минуты на 1 операцию
При любом варианте взаимодействия важно правильно выделить бюджет, допустимый с точки зрения экономики компании.
Как CFO взаимодействовать с подрядчиками
Что же необходимо изучить финансовому директору для эффективного сотрудничества со сторонним подрядчиком для повышения собственных компетенций и результативности сотрудничества?
Рис. 3. Необходимые элементы для разработки и изучения до подготовки задачи подрядчику
Задачи штатного сотрудника в этом случае — повысить собственную компетентность, показать результат руководству, сохранить свою должность, авторитет и, конечно, повысить эффективность компании. А эмоциональную составляющую, камни преткновения и внутренние барьеры можно «побороть» с участием стороннего подрядчика.
Кейс №2. CFO на аутсорсинге
Компания «Бетта» принадлежит собственнику, плотно влияющему на процессы в компании. Из-за строгих моральных устоев и по ряду субъективных причин даже те кандидаты, которые стажировались на должность финансового директора, не выдерживали более 3-х рабочих совещаний либо финансовых отчетов.
Когда бизнес стал масштабироваться, генеральный директор привлек авторитетный аутсорс для решения принципиальных вопросов. А подобранный ранее, полностью компетентный CFO, работал в должности заместителя генерального директора по финансам.
Используя опыт сторонних подрядчиков, бизнес развивается намного эффективнее и быстрее. Так как получение собственного опыта обычно сопряжено высокими расходами и не всегда результативно. По-моему мнению, залог успеха — это сотрудничество штатного специалиста, мотивированного и вовлеченного в бизнес-процессы компании, со сторонним экспертом. Именно штатный CFO наилучшим образом поставит задачу подрядчику, выверит бюджет и проконтролирует исполнение.
