Автоматизация управленческого учета: сравнение программ от Excel до ERP

Автоматизация — это заключительная стадия постановки управленческого учета. Чтобы система автоматизации повышала эффективность деятельности, была помощником в принятии управленческих решений и осуществляла необходимый контроль, нужно заранее подготовиться к ее внедрению: проанализировать текущее состояние учета, существующих бизнес-процессов и сформировать цели и задачи деятельности компании. После этого можно создать формы в таблицах Excel и некоторое время вести в них учет, чтобы при необходимости безболезненно внести корректировки в управленческую модель компании.

Ранее я рассказывал об этапах внедрения управленческого учета. В этой статье рассмотрим, какие сервисы и программы позволяют эффективно вести и автоматизировать управленческий учет в компании, в чем их разница и как выбрать подходящую.

Excel для учета простых бизнес-процессов

Программа Excel подходит для использования при небольших объемах данных и простой схеме бизнес-процессов учета. Excel является универсальной программой, в которой с помощью математических, финансовых и статистических формул можно сформировать формы для управленки в малом и среднем бизнесе без существенных затрат.

Если каких-то функций не хватает, можно расширить функционал за счет разработки дополнительных макросов, или использовать дополнительные программы. Например, PowerBI позволяет превратить финансовые отчеты Excel в наглядные дашборды.

Чтобы вести учет в Excel удобно и эффективно, желательно соблюдать следующие правила:

• «Не смешивать данные»
  Не стоит смешивать данные из разных отчетов или таблиц. Каждую таблицу лучше разместить на отдельном листе, что позволит сократить время на поиск необходимой информации.
• «От крупного к мелкому»
  На первых листах выводится сводная информация, а детализированные данные необходимо разместить на последующих листах. Такое представление существенно повысит наглядность данных и удобство работы с отчетом.
• «Не вбивай — выбирай»
  Механизм автозаполнения в Excel позволяет ускорить процесс заполнения таблиц, а также структурировать используемые классификаторы.
• «Новые возможности»
  Открыть новые возможности при анализе данных можно с помощью дополнительных функций Excel, финансовых и статистических функций обработки данных. Эти аналитические функции позволяют повысить качество анализа и своевременность реакции на изменение трендов.
• «Корректировкам быть!»
  Плохим тоном считается вносить изменения в исходные данные — для этих целей лучше использовать специализированные листы для корректировки.
• «Проверить это»
  При обновлении данных, добавлении новых значений, корректировки текущих вариантов необходимо предусмотреть специальные ячейки, которые будут маркером корректности составления таблиц.
• «Защитить созданное»
  После подготовки отчета желательно защитить листы от изменения, кроме листов корректировок.

После подготовки отчета желательно защитить листы от изменения, кроме листов корректировок.

По мере роста таблиц, поддерживать корректность учета в Excel становится сложнее, а часть задач управленческого учета нельзя решить без использования макросов и дополнительного программирования. Также на масштабируемость учета влияют низкая отказоустойчивость и минимальные возможности по интеграции с другими системами.

Онлайн-сервисы для управленческого учета

Избежать проблем при работе в Excel можно с помощью веб-сервисов для управленческого учета. Существует большое количество сервисов, которые позволяют без развертывания и постановки учета, получить необходимую информацию по финансовому состоянию компании в виде заранее настроенных дашбордов и отчетов. Такие сервисы автоматически синхронизируются с банками, что позволяет отслеживать состояние компании (или группы компаний) в реальном времени. Например, сервис «Управленка» синхронизируется с такими банками, как Сбербанк, ВТБ, Альфа-банк, Райффайзенбанк, Тинькофф, Точка, Юникредит Банк. Помимо этого сервис может загружать информацию из 1С Бухгалтерия по всем движениям по расчетному счету и кассе.

Для контроля кассовых разрывов в сервисе есть платежный календарь. Данные в платежный календарь можно вносить как вручную, так и загружать из 1С Бухгалтерии:

• планируемые налоги к уплате (НДС, налог на прибыль, единый налог по УСН, НДФЛ и социальные взносы)
• счета покупателям
• прогноз по выплате заработной платы.

Рис.1 Сервис Управленка — Платежный календарь

Загруженные операции автоматически распределяются по настроенным правилам по аналитикам управленческого учета. Сервис помогает определить, какие проекты прибыльные, а какие нет. Помимо веб-интерфейса, доступ к данным можно получить с помощью специального чат-бота. Через него можно получить настроенные в системе отчеты, сводную информацию по счетам, а также вводить операции. Другой онлайн-сервис «Финолог» тоже позволяет загружать операции из банков и кассовых сервисов (Тинькофф оплата, Яндекс касса, Робокасса). В сервисе поддерживается проектный и позаказный учет в операциях.

При подборе веб-сервиса необходимо обратить внимание на то, поддерживает ли он интеграцию со всеми вашими банками или 1С Бухгалтерией. Какие в нем ограничения по количеству компаний и расчетных счетов, есть ли необходимые вам отчеты, удобство работы с операциями и платежным календарем.

Программы на базе 1С

Программы, разработанные на базе 1С, сочетают в себе различную функциональность. Их можно разделить на 2 группы:

• Универсальные конфигурации, которые вместе с оперативным учетом позволяют вести управленческий учет.
• Конфигурации на базе 1С, разработанные специально для постановки управленческого учета в компании.

К первой категории можно отнести такие конфигурации, как 1С Управление нашей фирмой, 1С Управление торговлей и 1С Комплексная автоматизация. В этих программах можно вести финансовое планирование, бюджетирование и формировать управленческую отчетность в различных разрезах. Основное преимущество использования таких программ — весь учет ведется в одной программе, и это позволяет оперативно контролировать деятельность компании.

Каждая конфигурация разработана для определенного сегмента рынка:

В этих программах есть несколько блоков управленки, которые позволяют контролировать финансы компании и осуществлять анализ бизнеса. С помощью программ можно формировать бюджеты компании, управлять денежными потоками и рассчитывать финансовые показатели деятельности компании.

Также на базе 1С разрабатываются отдельные системы, которые используются для проектирования финансового учета. Эти программы подходят тем компаниям, у которых нет необходимости в системе оперативного учета или система оперативного учета не в состоянии поддерживать управленческий учет. С их помощью можно настроить уникальную модель управленческого учета.

Эти системы могут работать как вместе с системой бухучета, так и представлять собой отдельное решение, синхронизирующее с бухгалтерией в онлайн-режиме.

У отдельно стоящих систем есть ряд преимуществ:

• повышенная конфиденциальность данных
• основная конфигурация бухгалтерского или оперативного учета сохраняет возможность типового обновления
• сохраняется возможность работы на разных веб-хостингах
• доступно неограниченное число учетных систем на различных версиях 1С

Подобной системой является конфигурация «WA: Финансист» — модульная система, различные модули которой позволяют автоматизировать управление денежными средствами, договорной документооборот, бюджетирование и управленческий учет по международным стандартам. Модули системы интегрируются друг с другом, что позволяет сформировать комплекс функций для решения конкретных задач компании в сфере управленческого учета.

ПО для холдингов и крупных компаний

Крупные торговые, производственные компании и холдинги часто используют ERP-системы комплексной автоматизации. Они включают в себя различные модули, позволяющие автоматизировать управление всеми ресурсами предприятия. Основными лидерами на отечественном рынке считаются:

• 1С ERP
• SAP ERP
• Microsoft Dynamics AX

Самой известной зарубежной ERP-системой является SAP — продукт, включающий в себя интеграционную платформу и различные отраслевые решения. SAP обладает широкими возможностями интеграции с различными программами, например с 1С, что позволяет увеличить результативность работы и уменьшить трудозатраты на ведение учета.

Основной продукт 1С для крупного бизнеса — 1С ERP охватывает все области деятельности компании:

• управление производством и оперативный учет
• работа с кадрами, расчет заработных платежей
• финансовый менеджмент, казначейство и бюджетирование
• поддержка налогового и бухучета
• учет по МСФО
• администрирование активов компании

1С ERP — универсальное и модульное решение, позволяющее автоматизировать все процессы в компании с помощью сочетания необходимых модулей. При этом неиспользуемые модули могут быть подключены в дальнейшем по мере роста компании.

Автоматизация всех процессов в конфигурации позволяет снизить транзакционные издержки, повысить доступность данных и скорость их получения, улучшить контроль над деятельностью компании и всех ее подразделений.

Рис.2 1С ERP — Монитор бюджетного процесса

В системе есть специализированные формы контроля процессов, например, монитор бюджетного процесса. Использование этого инструмента позволяет контролировать формирование и утверждение бюджетов.

Ключевое достоинство рабочего места — визуализация отклонений от поставленных задач управления, отставание от сроков бюджетной кампании. Это облегчает представление больших объемов данных и принятие управленческих решений по повышению эффективности.

Как выбрать программу для управленческого учета

Подобрать решение на базе 1С Предприятие 8 можно для управленческого учета на предприятии разного объема и сложности. С помощью 1С можно построить систему оперативного учета, управленческой отчетности и финансового контроля в компаниях любого масштаба. С помощью автоматизированных систем повышается эффективность работы компании, увеличивается контроль над каждым этапом автоматизированных процессов. Руководство получает инструмент, с помощью которого можно адаптировать текущую деятельность к изменениям внешней среды.

Общие рекомендации могут быть следующие:

Подбирать систему стоит с учетом целей и задач компании, анализа управленческого учета внутри компании и существующих бизнес-процессов.