Управленческий учет сегодня практически невозможен без его автоматизации. Так как иначе он не будет отвечать основным требованиям оперативности, полноты данных и достоверности, предъявляемых к информации для принятия управленческих решений и своевременного реагирования на изменения бизнеса. При этом необходимо четко понимать, что автоматизация не должна усложнять существующие бизнес-процессы, приводить к путанице и снижению ответственности конкретных исполнителей.
Поэтому используемые программные продукты должны соответствовать тем задачам, которые стоят перед управленческим учетом в компании, и повышать эффективность управления конкретной компании. Этого можно достичь, если, во-первых, выбрать систему, наиболее соответствующую текущей зрелости управленческого учета в компании. А во-вторых, четко следовать этапам постановки и внедрения управленческого учета.
Этапы постановки управленческого учета
Независимо от выбора системы автоматизации управленческого учета, чтобы повысить эффективность, необходимо провести предпроектное обследование текущих бизнес-процессов и сформировать требования к будущей системе. Так как управленческий учет, в отличие от бухгалтерского, не имеет строгих регламентов, то представленные на рынке программные продукты не всегда полностью соответствуют тем особенностям учета, которые характерны конкретной компании. При выборе системы необходимо отталкиваться от того, какая из них больше соответствует поставленным задачам.
Для определения основных требования к системе автоматизации и уточнения методологии постановка управленческого учета проводится в несколько этапов. Всего можно выделить 7 этапов автоматизации управленческого учета. Что происходит на каждом из них — показано в таблице ниже.
| Текущий учет | |
|---|---|
| Описание текущей системы управления | Оценка требований к информации, необходимой руководителям |
| Цели управленческого учета | |
| Формирование стратегии компании | Анализ и формирование стратегии компании, системы целей и методов их достижения |
| Существующие бизнес-процессы | |
| Карта бизнес-процессов компании | Оценка эффективности, проблем существующих процессов, дублирования функционала |
| Организационная структура | |
| Описание и корректировка существующей организационной структуры | Формирование описания финансовой структуры, в соответствии с целями и задачами компании |
| Методология управленческого учета | |
| Разработка управленческой модели компании | Описание системы формирования управленческой отчетности, разработка методологии бюджетирования и перечня основных классификаторов |
| Документирование управленческого учета | |
| Разработка положений и стандартов управленческого учета | Необходимо закрепить в соответствующих документах разработанную методологию учета, зафиксировать ответственных за предоставление информации и сформулировать учетную политику по управленческому учету |
| Техническое задание на автоматизацию | |
| Описание требований к программному обеспечению | Требования к системе автоматизации управленческого учета должны соответствовать основным критериям: полноте описания, конкретности решаемых задач и возможности тестирования |
Итогом выполнения всех этапов постановки управленческого учета станет система, которая будет:
- отражать в отчетах показатели, понятные руководителям и собственникам;
- учет будет вестись удобно и непрерывно;
- информация из разных отчетов системы будет сопоставима между собой;
- количество отчетов будет достаточное для формирования стратегии управления компанией.
Методики внедрения учета
Применение определенных методик позволяет повысить скорость внедрения систем автоматизации управленческого учета и значительно оптимизировать бизнес-процессы управления. Эти методики позволяют оценить соответствие возможностей автоматизированных систем и потребности компании в управленческом учете.
На практике в основном применяются 2 методики, описание и возможности которых приведены в таблице.
| Методика | Модель-система | Система-модель |
|---|---|---|
| Описание | Компания сначала прорабатывает модель управленческого учета, затем подбирается наиболее подходящая система автоматизации. | Формирование методологии управленческого учета и финансовой модели компании происходит на основании выбранного программного продукта. |
| Кому подходит? | Подходит для компаний, не проводивших анализ существующих бизнес-процессов, или управленческая модель которых не укладывается в стандартную методологию. | Подходит для компаний с несложной структурой учета, либо для компаний, которые уже провели объемный анализ управленческого учета и сформировали свои требования к программе. |
| Что дает? | После проработки методологии можно сформировать конкретное и четкое техническое задание для внедрения системы автоматизации управленческого учета. Нет необходимости корректировать сложившуюся практику учета, так как система будет полностью ей соответствовать. | Использование методологии, заложенной в программе, позволит значительно уменьшить время на формирование методологии учета, настройке системы и подготовке данных для первоначального заполнения. |
| Какие риски? | Увеличение сроков проработки и анализа существующих бизнес процессов управленческого учета. Для корректного составления управленческой модели компании может потребоваться сначала сформировать все необходимые документы и формы в Excel и поработать в них какое-то время. | Модель управленческого учета в программе должна соответствовать модели компании, иначе внедрение системы будет только во вред компании и сама система может не заработать. |
Использование данных методик позволяет протестировать возможности будущей системы, оценить соответствие ее функционала целям учета, сформировать перечень доработок системы и требований к изменению процессов внутри фирмы.
Ошибки и проблемы при внедрении систем автоматизации управленческого учета
Даже при выборе описанных выше методик могут возникнуть неточности при внедрении. Это происходит из-за недостаточной проработки и анализа текущей системы управления или отсутствия сформированных требований к системе. Такие ошибки могут повлечь за собой проблемы при формировании управленческой отчетности, а также существенно затруднить ее анализ. Возможные ошибки при внедрении и их влияние на работу системы представлены в таблице.
| Ошибки при внедрении | Влияние на работу системы |
|---|---|
| Не качественно проведен анализ необходимой отчетности. | Отчеты, сформированные в системе, не содержат необходимые данных. Или информация, представленная в них, наоборот избыточна. Такие отчеты невозможно читать и использовать для управления компанией. |
| Не сформированы цели управленческого учета | При отсутствии целей сложно протестировать, насколько информация, полученная по заложенной в системе модели, соответствует задачам, которые необходимо решить при управлении компанией. |
| Нет анализа существующих бизнес-процессов | Система может работать обособленно, не используя информацию существующих систем и процессов. Это будет значительно снижать как оперативность функционирования самой системы, так и эффективность управления в целом. |
| Отсутствие методологии управленческого учета | При отсутствии методологии управленческого учета объекты, использованные в системе, могут иметь ошибочные описания. Это приводит к неверному формированию и расшифровки показателей. |
| Нет сформированных регламентов учета | В этом случае невозможно определить сроки предоставления данных, необходимых для работы системы. А также ответственных за ее предоставление. Из-за этого управленческие отчеты будут формироваться с большой задержкой. |
Помимо перечисленных ошибок при внедрении системы, необходимо учитывать, что со временем в компании могут меняться приоритеты в стратегическом управлении. Меняться цели управленческого учета. И программное обеспечение должно поддерживать все изменения в компании.
Чтобы избежать этих ошибок и получить объективную информации о финансовом положении компании, необходимо тщательно прорабатывать каждый этап внедрения управленческого учета, особенно анализ текущего состояния. Тогда система учета будет максимально соответствовать потребностям руководителей и целям стратегического управления.
В этой статье мы рассмотрели основные этапы внедрения систем автоматизации управленческого учета, методики, позволяющие оптимизировать подбор подходящей системы. В следующих статьях, мы рассмотрим конкретные кейсы внедрения программных продуктов.
