Організація фінансового обліку: етапи, документи та залучені фахівці

Бухгалтерський, або, як його ще називають, фінансовий облік, є важливою складовою фінансового управління в компанії. Переважну частину інформації, особливо для ухвалення оперативних та управлінських рішень, надає саме система бухгалтерського обліку. Тому від того, як організовано бухоблік на підприємстві, наскільки він виконує свої функції, залежить стратегічний розвиток бізнесу. У цій статті розглянемо основні етапи організації фінансового обліку, хто цим займається, які програми, документи для цього застосовують, і з якими проблемами можуть зіткнутись фахівці під час цього непростого процесу. 

• Як і для чого організовують фінансовий облік в компанії
• Які документи потрібні для організації фінансового обліку
• Хто залучений в процес організації обліку і з якими проблемами стикаються фахівці
• Вигоди від організації та оптимізації фінансового обліку

Як і для чого організовують фінансовий облік в компанії

Без бухгалтерського обліку неможлива господарська діяльність жодного підприємства. Це обов’язковий облік, що регламентується законодавством, тому ведеться він безперервно з першого дня заснування підприємства до його закриття.

В основі бухобліку лежить просте правило — всі операції, фінансові та господарські, які здійснює підприємство під час діяльності, повинні бути зареєстровані. В цьому і полягає функція бухобліку — фіксувати ці операції, щоб проінформувати власника та інвесторів бізнесу про фінансовий стан компанії, про результати її діяльности та рух грошових коштів. Особливо це важливо в умовах економічної нестабільності, коли вчасно отримана інформація про фінансовий стан компанії може допомогти власникам бізнесу врятувати його від банкрутства, зберегти майно або залучити необхідні інвестиції.

Отже, фінансовий облік надає керівництву компанії точні фінансові дані для ухвалення обґрунтованих рішень. А сама організація цього обліку дозволяє:

• визначити стратегію оподаткування;

• налагодити контроль за грошовими потоками, що зменшує ризики помилок, зловживань та шахрайств;

• встановити контроль за раціональним використанням матеріальних, робочих ресурсів;

• вдосконалити документування господарських операцій тощо.

Для ведення фінансового обліку, підприємство може самостійно обрати одну з форм організації обліку: 

• створити штатну бухгалтерію;

• передати бухоблік на аутсорс;

• або в невеликих фірмах власник компанії може самостійно вести облік та складати звітність.

Також компанія самостійно визначає облікову політику — як мають складати та подавати бухгалтерську звітність на підприємстві. Визначає права працівників на підпис бухгалтерських документів. Та може виділити на окремий баланс філії та підрозділи, які зобов'язані вести бухгалтерський облік з включенням показників до фінансового звіту підприємства.

Організація бухгалтерського обліку — це трудомісткий процес і проходить він, як правило, у три етапи.

1. Методичний етап — на ньому обирають певні способи та прийоми ведення бухгалтерського обліку, які стануть основою для документування, інвентаризації, оцінки активів та зобов'язань, використання рахунків, складання балансу та іншої звітності. Також на цьому етапі формують облікову політику і розробляють план обліку, який включає ведення первинної документації, облік витрат, оподаткування та контроль фінансових потоків.

2. Технічний етап — передбачає вибір оптимального способу обробки облікових даних. Це можуть бути електронні таблиці, спеціалізоване програмне забезпечення та системи для автоматизації обліку.

• Бухгалтерські програми — необхідні для основних бухгалтерських операцій, таких як облік доходів і витрат, формування рахунків-фактур, касових операцій тощо. Найпопулярніші: BAS Бухгалтерія (альтернатива програмі «1С:Бухгалтерія»), iFin, Dilovod, QuickBooks.

• ERP-системи — об'єднують різні функції підприємства, включаючи фінансовий облік, управління запасами, кадрами та інші. Підходять для великих підприємств з розгалуженою структурою. Найвідоміші — SAP ERP, Oracle, Microsoft Dynamics 365 Finance.

• Microsoft Excel — підходить для малих підприємств, дозволяє створювати складні таблиці, звіти, графіки та виконувати розрахунки. Як використовувати Excel в бухгалтерії, можна прочитати в статті-інструкції «Excel для бухгалтера: 12 корисних інструментів, прийомів та функцій».

Також на технічному етапі розробляють форми облікових регістрів і встановлюють порядок здійснення записів в них. Впроваджують програмне забезпечення та інтегрують його з іншими системами на підприємстві (це можуть бути готові програми або власні розробки). 

3. Управління бухгалтерією — кінцевий етап. На ньому обирають форму організації підрозділу (штатна бухгалтерія чи фахівці на аутсорсі), розробляють його структуру, проводять підбір та підготовку персоналу. 

Відповідальність за організацію обліку завжди несе власник і керівництво підприємства, а також фінансовий директор і головний бухгалтер, якщо є такі посади в компанії. Якщо є головний бухгалтер, то він відповідає за дотримання методології бухгалтерського обліку, своєчасне складання фінансової звітності та організацію контролю за відображенням на рахунках всіх господарських операцій. 

Тож на кожному підприємстві організація фінансового обліку може виглядати по-різному і залежати цей процес буде від розмірів компанії, виду та специфіки її діяльності. Наприклад, на виробничому підприємстві організація обліку може включати створення бухгалтерської служби з визначенням відповідальних фахівців за різні ділянки обліку (запаси, виробництво, продажі), впровадження бухгалтерської програми, розробку правил оформлення первинних документів для відображення виробничих і складських операцій. Займатись цим буде команда бухгалтерії.

А ось, наприклад, в невеликій туристичній агенції може й не бути головбуха, тому фінансовим обліком може займатись власник або бухгалтер, який також буде підбирати бухгалтерську програму, що інтегрується із CRM, розробляти план обліку та правила ведення первинної документації, але з врахуванням особливостей туристичного бізнесу, тому обсяги та ділянки обліку будуть зовсім інші. 

Які документи потрібні для організації фінансового обліку

На етапі організації фінансового обліку головний бухгалтер визначає вимоги до його ведення та надання документів і даних, необхідних для цього. А керівництво компанії вже має забезпечити їх неухильне дотримання всіма підрозділами та працівниками, що мають відношення до ведення бухобліку. Для цього на підприємстві видають відповідні накази, інструкції та положення. Наприклад, наказ «Про організацію бухгалтерського/податкового обліку на підприємстві» чи наказ «Про облікову політику підприємства». 

Організація бухгалтерського обліку регулюється також такими розпорядчими документами, як положення про бухгалтерську службу, облікова політика, посадові інструкції, графік документообігу, план проведення інвентаризації тощо. 

Облікова політика — це сукупність принципів, методів та процедур, за якими підприємство має формувати фінансову інформацію про діяльність та складати на її основі звітність. Створення облікової політики — дуже відповідальний процес, адже за цими принципами підприємство обліковуватиме свої активи та зобов’язання. І впливають на цей процес різні фактори:

• організаційно-правова форма підприємства, а також форма власності;

• вид та обсяг діяльності;  

• система оподаткування;  

• рівень кваліфікації працівників бухгалтерської служби;

• ступінь свободи з питань ціноутворення;

• інформаційне та технічне забезпечення тощо. 

Якщо відповідальність за організацію бухгалтерського обліку несе керівник або власник підприємства, то облікову політику формує саме головний бухгалтер, а наказом затверджує та вводить в дію керівник. 

Наказ про облікову політику — це також окремий документ внутрішньогосподарського користування, що має повно відображати особливості організації, ведення бухобліку та складання звітності на підприємстві. Форма і зміст наказу компанія може обирати самостійно.

Під час формування облікової політики головбухи керуються основними принципами бухгалтерського обліку та фінансової звітності. Адже обрана облікова політика буде діяти незмінно протягом календарного року та застосовуватись надалі, якщо не буде суттєвих змін в законодавстві або змін в умовах роботи чи структурі підприємства. Бо якщо відбудуться такі зміни, про це треба буде повідомити в пояснювальній записці до річної звітності. 

Звітність у фінансовому обліку зазвичай поділяють на бухгалтерську (фінансову), внутрішньогосподарську (управлінську), статистичну та податкову. Але управлінський облік виділять як окремий вид внутрішньогосподарського обліку, який, на відміну від бухгалтерського, не є обов’язковим — його ведуть суто для вищого керівництва. Тому розглянемо саме бухгалтерську звітність, яку складають обов’язково щоквартально та раз на рік для зовнішніх та внутрішніх користувачів.

Річна бухгалтерська звітність включає баланс та кілька звітів.

• Баланс підприємства (форма № 1) — відображає зв'язок активів із джерелами їх формування, забезпечує контроль і аналіз наявності майна підприємства, показує рівень фінансової стійкості та платоспроможності підприємства.

• Звіт про фінансові результати (форма № 2) — містить інформацію про формування прибутку від реалізації продукції, послуг та використання одержаного прибутку.

• Звіт про рух грошових коштів (форма № 3) — інформує про джерела надходження коштів та їх використання у звітному періоді.

• Звіт про власний капітал (форма № 4) — відображає зміни у складі власного капіталу підприємства протягом звітного року.

Перед початком складання фінансової звітності виконують кропітку підготовчу роботу:

• перевіряють повноту відображення господарських операцій в поточному обліку та оформлюють їх відповідними документами;

• перевіряють правильність облікових записів, звіряють дані синтетичного та аналітичного обліків;

• звіряють розподіл витрат і доходів між суміжними звітними періодами;

• перевіряють стан розрахунків, списують нереальну дебіторську та кредиторську заборгованість;

• визначають фактичну собівартість випущеної та реалізованої продукції;

• визначають та списують фінансовий результат від реалізації продукції та інших операцій, а також списують прибуток, використаний протягом року;

• перед складанням річного звіту здійснюють повну інвентаризацію.

Річну та квартальну звітність складають всі підприємства, за винятком спільних підприємств з іноземними інвестиціями. Подають її засновникам, органу державної статистики та іншим установам відповідно до законодавства. Квартальну звітність подають до 25 числа місяця, наступного за звітним кварталом, а річну — не пізніше 15 лютого року, наступного за звітним. Зміст і форма звітів має відповідати національним положенням бухгалтерського обліку, та міжнародним, якщо компанія веде облік за МСФЗ.

Хто залучений в процес організації обліку і з якими проблемами стикаються фахівці

Бухгалтерія — це основний відділ, який веде облік фінансових операцій. Головбух, який його очолює, має налагодити обліковий процес та роботу бухгалтерської служби, відповідно до специфіки діяльності підприємства. А для цього він повинен не тільки володіти технікою ведення бухгалтерського обліку, контролю за здійсненими операціями та навичками аналізу, але й уміти раціонально організувати всі складові процесу.  

Фінансовий директор також грає ключову роль в організації фінансового обліку підприємства. Він відповідає за стратегічне планування, розробку та моніторинг бюджетів, встановлення ефективного фінансового контролю та управління ліквідністю. Головний бухгалтер, зазвичай, підпорядковується фіндиру, і від успіху їхньої взаємодії залежить ефективність функціонування фінансового обліку підприємства.

Як виглядає співпраця головного бухгалтера і фінансового директора в організації фінансового обліку

Окрім бухгалтерії, в організації фінансового обліку також залучені фахівці з інших відділів компанії.

• Фінансові менеджери — відповідають за планування та контроль фінансових ресурсів підприємства, розв'язують питання ліквідності та оптимізацію фінансових процесів.

• Керівник відділу внутрішнього контролю здійснює контроль за фінансовими операціями для уникнення помилок та шахрайства.

• Внутрішні аудитори —  займаються перевіркою фінансової звітності для впевненості в її точності та відповідності вимогам. 

• ІТ-фахівці — відповідають за вибір, налаштування та підтримку програмного забезпечення для фінансового обліку, а також займаються його автоматизацією.

• Юристи — можуть брати участь в організації фінансового обліку, особливо, коли стикаються з питаннями юридичної відповідальності, податковим правом, аудитом тощо.

Нерідко під час організації фінансового обліку виникають різні помилки та проблеми. Наприклад, неправильний облік витрат у нефінансових відділах може призвести до недооцінки справжніх витрат на виробництво або послуги. А помилки в первинній документації, яку складають працівники різних підрозділів, можуть призвести до втрати важливих фінансових даних в бухгалтерському обліку та ускладнити аудит. 

Щоб не допустити серйозних порушень в обліку, головний бухгалтер або фінансовий директор мають:

• перевіряти систему обліку витрат на її правильність та вносити корективи;

• співпрацювати з керівниками відділів для кращого розуміння витрат;

• створити систему зберігання первинних документів — вони повинні бути легкодоступними та впорядкованими для подальшого аудиту чи перевірок;

• запровадити чіткі форми та процедури збору і зберігання первинних документів, перевіряти їх на коректність.

А для уникнення штрафів від податкової необхідно вже на етапі організації обліку залучити кваліфікованого фахівця або консультанта із податкового аудиту, який допоможе розробити податкову стратегію (або зможе виправити в ній недоліки та порушення, якщо підприємство вже працює).

Вигоди від організації та оптимізації фінансового обліку

Раціонально організований фінансовий облік забезпечує точність облікових записів та надає повне й безперервне відображення господарських процесів за звітний період. Окрім цього організація фінансового обліку приносить компанії цілий ряд переваг та вигод:

• допомагає ефективно розподіляти та використовувати ресурси компанії, включаючи грошові, людські ресурси та інші активи;

• сприяє ухваленню обґрунтованих управлінських рішень — керівництво аналізує фінансові звіти та прогнози для визначення оптимальних стратегій розвитку;

• дозволяє уникнути фінансових ризиків та забезпечити ефективний контроль над фінансовою діяльністю компанії;

• доступ до точної фінансової інформації дозволяє оптимізувати податкову стратегію та використовувати доступні податкові переваги;

• чіткий фінансовий облік робить компанію більш привабливою для інвесторів та кредиторів;

• дозволяє компанії ефективно управляти ліквідністю, що особливо важливо в умовах змін ринку або економічної нестабільності.

Але навіть грамотно побудований фінансовий облік потребує постійної оптимізації. Наприклад, автоматизація обліку дозволяє значно скоротити час на виконання рутинних операцій, зменшує ймовірність помилок та покращує точність фінансової інформації. Що призводить до підвищення ефективності роботи бухгалтерського відділу. 

Інтеграція хмарних технологій дозволяє швидко отримувати доступ до фінансової звітності та документів з будь-якого місця, сприяючи ухваленню оперативних рішень. А використання таких аналітичних інструментів, як Power BI, дозволяє планувати та прогнозувати потреби в грошових коштах, що полегшує управління ліквідністю та уникнення проблем з оплатою зобов'язань. До речі, в нашій академії є онлайн-курс з бізнес-аналізу, на якому можна навчитись професійно працювати в BI-системах та аналізувати фінансові дані.

Тож для покращення процесів фінансового обліку також необхідно:

• обрати надійну хмарну платформу для ведення бухгалтерського обліку та навчити персонал її використовувати;

• розглянути можливість впровадження ERP-системи для інтегрованого управління всіма бізнес-процесами, включаючи фінансовий облік, налаштувати систему для оптимізації виробничих, фінансових та логістичних процесів;

• використовувати бізнес-аналіз даних — опанувати аналітичні інструменти, що відповідають конкретним потребам компанії.

І найголовніше, потрібно постійно розвивати персонал бухгалтерії та фінансового відділу. Ефективність організації бухгалтерського обліку, в першу чергу, проявляється у своєчасному формуванні інформації про фінансово-майновий стан компанії. І саме опанування нових технологій та фінансових інструментів, постійне оновлення знань з національного законодавства та знання норм міжнародного обліку зможе це забезпечити.