Управлінський облік насамперед націлений на перспективу. Він пов'язаний з розробкою планових показників та розподілом відповідальності за центрами обліку. Однак, крім бюджетування, обліку витрат та підготовки звітності, управлінський облік також включає організацію внутрішнього контролю. Іноді цей контроль називають контролінгом, але це не зовсім те саме.
У статті розберемося:
- Що включає організація управлінського обліку та фінансового контролю
- Види контролю в системі управлінського обліку
- Етапи внутрішнього контролю в управлінському обліку
- Як пов'язані управлінський облік та контролінг
- У чому відмінність контролінгу від управлінського обліку
- Чим контролінг відрізняється від контролю
- Що передбачає контроль у системі управлінського обліку
Що включає організація управлінського обліку та фінансового контролю
За правильної організації управлінського обліку вся компанія знаходиться «як на долоні» — керівництво отримує всі необхідні дані щодо ключових показників прибутку, витрат та реалізації планів. Що також покращує контроль за виконанням усіх бізнес-процесів.
Оскільки управлінський облік ведуть, спираючись на фінансові операції, потрібна регулярна оцінка його коректності та ефективності. Із цим справляється фінансовий контроль управлінського обліку. Він дозволяє виявити та виключити безладність фінансових потоків, перевитрати ресурсів, перевірити законність грошових операцій та регулювати фінансові ризики.
Організація фінансового контролю тісно пов'язана із системами бюджетування та контролінгу.
Фінансовий контроль передбачає отримання зворотного зв'язку від центрів фінансової відповідальності (ЦФВ) про планові показники та результати їхньої діяльності. Наприклад, бюджети окремих ЦФВ, які утворюють генеральний бюджет, складають з доходів, прибутків та витрат цих ЦФВ. Під час фінансового контролю аналізують звіти про бюджети — на виконання планових показників, їх зміну у динаміці та коефіцієнт прибутковості центрів відповідальності.
На великих підприємствах щотижня проводять такий моніторинг діяльності ЦФВ — складають звіти та аналізують відхилення. А також щомісячно розраховують систему збалансованих показників (маржинальний прибуток, повернення продукції, продаж каналами збуту, вантажооборот тощо). За цими показниками контролюють не лише доходи та витрати, а й ефективність використання ресурсів.
Попри те, що контроль управлінського обліку ведеться детальніше, ніж у бухобліку, організацію внутрішньогосподарського обліку завжди пов'язують із організацією бухгалтерського обліку, щоб виключити «подвійний облік».
Допомагають у цьому різні програми для автоматизації обліку (про це можна почитати у безкоштовній книзі «Автоматизація роботи компанії: як обрати програму та організувати процеси»). Великі компанії зазвичай розробляють власні системи, щоб ефективно вести одночасно фінансовий та управлінський облік, бюджетування та проводити контролінг.
Без автоматизації складно організувати ефективний управлінський облік та фінансовий контроль. Оскільки, наприклад, у великих компаніях ведення обліку за центрами відповідальності залучає багатьох фахівців із планування та контролю, які не працюють із бухгалтерією. Тому потрібно забезпечити перетікання даних з однієї системи обліку в іншу.
Фінансовий контроль, як єдину систему бюджетування, контролінгу та фінансового аналізу часто організовують у компаніях, які прагнуть збільшити прибуток та економити ресурси. Мотивація в цьому процесі відіграє важливу роль, оскільки зацікавлені у виконанні плану керівники уникатимуть необґрунтованих витрат у діяльності свого підрозділу.
Види контролю в системі управлінського обліку
В управлінському обліку існує 2 види контролю:
-
внутрішньогосподарський — це комплекс заходів та процедур, які використовують в компанії для дотримання політики управління та ефективного ведення господарської діяльності. Усі ці заходи, зазвичай, орієнтовані на ефективне виконання усіма працівниками своїх обов'язків;
-
внутрішній управлінський контроль — це насамперед контроль фінансових показників. Він також дозволяє визначити законність проведення господарських операцій та їх економічну доцільність, виявити помилки та зловживання, що призводять до фінансових втрат.
Управлінський контроль входить у загальну систему управління організацією та відповідає за вирішення таких завдань:
-
визначає фактичний стан одиниці управління;
-
стежить за ефективністю використання коштів підприємства;
-
перевіряє обґрунтованість та повноту цільових показників звичайної діяльності;
-
прогнозує ризики можливих негативних відхилень;
-
оцінює ступінь відхилень та їхній вплив на роботу організації;
-
виявляє «винних» та причини таких відхилень;
-
контролює якість звітів про виконання бюджетів, планових та нормативних калькуляцій, методичної документації;
-
стежить за своєчасністю подання звітності до прийняття управлінських рішень;
-
залучає працівників центрів відповідальності в контрольний процес;
-
передає інформацію щодо результатів контролю відповідальним особам.
Якщо узагальнити, то мета управлінського контролю зводиться до одного — досягти інформаційної прозорості підприємства для ухвалення ефективних рішень.
На перший погляд, може здатися, що внутрішньогосподарський та управлінський контроль — одне й те саме. Але їхня відмінність у тому, що внутрішньогосподарський не аналізує стан підприємства і не виявляє причин відхилень показників. А управлінський контроль, окрім іншого, сприяє вирішенню завдань з управління усією фінансовою діяльністю компанії. І дозволяє відстежити відповідність прийнятих рішень з їхньою реалізацією на практиці.
За внутрішньогосподарський та управлінський контроль у невеликих компаніях відповідає адміністрація, а на великих підприємствах — окремі служби внутрішнього аудиту, контрольно-ревізійна служба або відділ управління витратами.
Якщо функції з ведення внутрішнього контролю виконує персонал, відповідальний за ведення управлінського обліку (планово-економічний, фінансовий чи інший відділ), діяльність системи внутрішнього контролю, як і організацію управлінського обліку в компанії, повинні перевіряти аудитори. Аудитор, у такому разі, виступатиме в ролі зовнішнього контролера.
Етапи внутрішнього контролю в управлінському обліку
Контроль системи внутрішнього обліку зазвичай проводять у 3 етапи:
-
попередній;
-
поточний;
-
та наступний.
На першому попередньому етапі перевіряють правильність поставлених цілей та планів на новий період. Цільові показники мають бути поставлені з можливими припущеннями, з урахуванням показників та відхилень в минулому періоді.
Під час поточного контролю стежать за зовнішнім та внутрішнім середовищем, як воно впливає на виробничо-господарську діяльність підприємства. Фіксують фактичні показники та порівнюють їх з плановими у процесі здійснення операцій. На цьому етапі важливими є оперативний збір та обробка інформації з бухгалтерського та управлінського обліку. Якщо управлінський облік добре організований, легко визначити причину та винуватців відхилень.
Поточний контроль проводять постійно і на всіх етапах діяльності. Як його організувати — вирішує керівник. Бухгалтер або спеціаліст з управлінського обліку може запропонувати методи обліку витрат та калькулювання собівартості. Керівник визначає об'єкти обліку — центри відповідальності, в розрізі яких ведеться управлінський облік.
На останньому етапі контролю аналізують результати виконання планів та управлінських рішень після завершення виробничого процесу. На цій стадії серйозно переглядають інформацію в управлінському обліку, його метод ведення, а також деякі норми та завдання. Наприклад, якщо застосовують нормативний метод обліку витрат (стандарт-костинг), то неправильно сформована нормативна собівартість може призвести до спотворення собівартості продукції, а отже, і кінцевого результату.
Як пов'язані управлінський облік та контролінг
За підсумками даних управлінського обліку керівництво компанії приймає як оперативні, так і стратегічні рішення. Однак на практиці для стратегічного управління недостатньо ведення одного внутрішньогосподарського обліку. Потрібен комплексний інформаційно-аналітичний супровід топ-менеджменту, за який і відповідає контролінг.
Поняття «контролінг» формувалося довгі роки та настільки широке, що кожен трактує його по-своєму. Одні під контролінгом розуміють внутрішній контроль і навіть вважають його схожим на аудит. Інші називають це системою координації на підприємстві, яка відповідає за зв'язок між системою управління, обліком та внутрішнім контролем. А треті — частково чи повністю ототожнюють контролінг з управлінським обліком.
З'явився контролінг наприкінці ХІХ століття в Америці, коли вперше в приватних компаніях почали працювати контролери (фахівці з контролінгу). Наприклад, вже в 1892 році в компанії General Electric контролер керував основним капіталом, фінансовими вкладеннями та проводив ревізії. Його основна мета була — повідомляти власників про реальний стан справ у компанії.
Після Великої Депресії 30-х років функції контролінгу розширилися. Вся увага контролерів змістилася від бухгалтерського обліку до управлінського, а також до внутрішньофірмового планування, аналізу та контролю.
У сучасному розумінні контролінг — це інформаційно-аналітична підтримка керівництва, необхідна для ухвалення оперативних та стратегічних рішень. Основне джерело інформації в контролінгу — фінансовий та управлінський облік.
Управлінський облік виступає інформаційною основою контролінгу, а контроль — однією з його функцій
У міжнародних та великих компаніях нерідко існує ціла служба контролінгу, а в невеликих організаціях працює окремий фахівець з контролінгу. Він вивчає інформацію з управлінського обліку, щоб планувати діяльність, оцінювати її результати та контролювати витрати всередині організації. А за даними з бухгалтерського обліку може оцінити відсоток відхилень фінансових показників для їх коригування.
Контролінг та управлінський облік іноді ототожнюють, оскільки вони мають багато спільного та досить взаємопов'язані один з одним. Наприклад, існує фінансовий контролінг, який відповідає за збільшення платоспроможності підприємства та ефективності бюджетування. І оперативний контролінг, який відповідає за досягнення планового рівня рентабельності та ліквідності у короткостроковій перспективі. Такі самі завдання стоять і перед управлінським обліком.
Проте поняття «контролінг» значно ширше, ніж управлінський облік. Це система управління, спостереження та контролю всіх процесів у компанії, орієнтована на довгостроковий розвиток бізнесу. А управлінський облік — складова цієї системи, оскільки забезпечує службу контролінгу оперативною неупередженою інформацією щодо центрів відповідальності, згідно з якою проводять контроль та регулювання витрат організації.
У чому відмінність контролінгу від управлінського обліку
Є дві протилежні концепції з цього приводу: німецька та американська.
-
Згідно з американським підходом, управлінський облік вважають аналогом контролінгу, оскільки вони мають багато спільного.
Вивчають одні й ті самі об'єкти, ґрунтуються на загальних принципах і методах на підтримку ухвалення управлінських рішень. Тому в США управлінський облік прирівнюють до контролінгу.
Управлінський облік розглядають як систему збору та аналізу інформації про витрати та собівартість послуг і товарів, а також бюджетування. Перелік завдань спеціаліста з контролінгу, згідно з американською моделлю, сконцентрований більше на питаннях обліку, планування та аналізу.
-
За німецькою моделлю контролінг — це інструмент топ-менеджменту, який використовує дані з управлінського обліку.
Згідно з європейською концепцією, контролінг пов'язує між собою системи внутрішнього обліку та менеджменту компанії. Управлінський облік в цьому процесі необхідний для збору інформації про витрати підприємства та результати його діяльності для здійснення над нею контролю.
За німецькою моделлю контролер відповідає за:
-
координацію системи бюджетування;
-
консультування з питань стратегічного та інвестиційного планування;
-
управління розрахунками витрат та результатів.
У вітчизняних компаніях при побудові управлінського обліку найчастіше використовують елементи обох концепцій. Таке поєднання дозволяє реалізувати повною мірою контрольну функцію управління та створити сприятливі умови регулювання діяльності підприємства.
Чим контролінг відрізняється від контролю
Контролінг дозволяє контролювати процеси, а не результати. Допомагає побачити, на якому етапі процесу стався збій, отримати зворотний зв'язок від центрів фінансової відповідальності та вчасно внести корективи. А контроль — це відстеження результатів цих процесів після певного терміну.
Також різниця в тому, що контролінг як система управління та спостереження допомагає знайти нові можливості, ресурси та вектор розвитку для бізнесу в майбутньому. А внутрішній контроль — допомагає виявити та запобігти можливим ризикам на цьому шляху.
Контроль — це найважливіша функція контролінгу та управлінського обліку одночасно. Наприклад, контролінг у процесі регулювання встановлює цільові показники діяльності центрів відповідальності, у тому числі фінансові, за якими згодом здійснює контроль. Контролер порівнює планові та фактичні результати, щоб оцінити ступінь досягнення мети та виявити відхилення від плану.
В управлінському обліку один із основних — це контроль над витратами. За методом «директ-костинг» контроль витрат разом з калькулюванням собівартості дозволяє виявити продукцію з найбільшою рентабельністю та підвищити за нею маржинальний дохід. Проте контроль в управлінському обліку, який ще називають управлінським контролем, охоплює не тільки область витрат.
Що передбачає контроль у системі управлінського обліку
Контроль у системі управлінського обліку включає:
-
виділення центрів відповідальності та об'єктів формування витрат;
-
моніторинг та аналіз господарської діяльності;
-
контроль доходів та витрат за центрами відповідальності;
-
контроль за виконанням бюджетів;
-
перевірку дотримання правил обліку щодо окремих господарських операцій;
-
порівняння даних сегментарного планування з сегментарною звітністю (сформованою за окремими центрами відповідальності чи сегментами бізнесу).
Сегментарна звітність — це одне з важливих джерел інформації управлінського обліку. На основі даних зі звітності можна провести оперативний контроль показників діяльності організації та переглянути стан її ресурсів у розрізах, щоб мінімізувати ризики та фінансові втрати.
Контроль в управлінському обліку дуже відрізняється від проведення контролю у бухгалтерському обліку. В бухгалтерії контролюють законність здійснюваних операцій, правильність оформлення угод та первинних документів. Все це потрібно, щоб запобігти переплатам у здійсненні витрат. А в управлінському обліку контроль орієнтований на майбутнє.
Наприклад, в управлінському обліку контролюють:
-
правильність вибору мети витрат та результатів діяльності;
-
економічність діяльності підприємства;
-
зовнішні та внутрішні обмеження, що перешкоджають досягненню цілей;
-
складання та виконання бюджету доходів та витрат.
Також контролюють фактичні показники діяльності підприємства, щоб виявити її сильні та слабкі сторони. І поточні показники, насамперед, витрати та результати, щоб відстежити фактичну обстановку в компанії та динаміку її розвитку.
Що в результаті
Основна мета контролінгу — покращити поточні процеси в компанії для досягнення стратегічних цілей. І управлінський облік з усіма системами показників, звітів та управління витратами, що входять до нього, є одночасно інформаційною основою та інструментарієм цього процесу.
За умови правильної організації управлінського обліку топ-менеджмент отримує всі необхідні дані для оптимізації управління та вдосконалення виробничого процесу. Проте керувати господарською та виробничою діяльністю компанії неможливо без належного внутрішнього контролю.
Грамотно організований управлінський облік із функціями контролю дозволяє уникнути багатьох помилок та фінансових ризиків у бізнесі. Що допомагає керівництву не тільки ефективніше управляти компанією, але й розвивати її майбутньому.
