Кожна компанія, що наймає працівників, має вести кадровик облік. Зазвичай на українських підприємствах цим займається кадрова служба, HR-відділ або бухгалтерія. В Польщі все трошки інакше. Як розповіла на нещодавньому вебінарі Наталія Хоцька, в цій країні дуже чіткий розподіл обов’язків між фахівцями, а професія кадровика є окремою та поважною. Разом із викладачем розбираємо в статті, який вигляд має робота кадровика в Україні та Польщі, та в чому полягає ключова різниця між ними.
- Хто такий кадровик в Україні та Польщі
- Де може працювати польський кадровик
- Чим займаються кадровики у польських та українських компаніях
- Скільки заробляє фахівець з кадрів і від чого залежить зарплата
- Куди може зростати кадровик: перспективи в Україні та Польщі
Хто такий кадровик в Україні та Польщі
Кадровик – це фахівець, який займається діловодством та працює з персоналом підприємства. Спеціаліст на цій посаді відповідає за документальне оформлення наймання та звільнення працівників, облік трудових книжок, розрахунок лікарняних та відпусток тощо.
Кадровики є майже на кожному підприємстві в Україні та Польщі. Бо в цих країнах держава однаково пильно регулює та перевіряє питання обліку кадрів. Наприклад, в Україні за допущення працівника до роботи без трудової угоди роботодавець може сплатити штраф до 10 мінімальних зарплат (67 000 грн), а у Польщі порушення норм зберігання службової документації може коштувати компанії від 1000 до 30 000 злотих.
Щоб уникнути величезних штрафів від держави, роботодавці мають правильно організувати ведення кадрового обліку на підприємстві. На відміну від польських, українські компанії можуть по-різному підходити до цього питання:
- великі приватні та державні підприємства завжди мають кадрові служби, де працюють інспектори з кадрів;
- в невеликих компаніях, які не можуть дозволити собі окремий кадровий відділ, обов’язки з обліку кадрів розподіляють зазвичай між HR-менеджером, секретарем та бухгалтером.
Кадровиків в Україні можуть називати по-різному: інспектори з кадрів, фахівці з кадрового адміністрування чи спеціалісти по роботі з кадрами. Але всі вони займаються однією справою: організовують діловодство так, щоб врахувати одночасно законодавчі норми, інтереси компанії та права працівників.
В Польщі кадровик — це завжди окрема посада, яка передбачає не тільки ведення кадрового обліку та документації, але й нарахування зарплатні. Називають такого фахівця Specjalista ds. kadrowo-płacowych або скорочено Specjalista ds. Kadr i Płac — що означає спеціаліст з кадрів та оплати праці. Хоча іноді в Польщі також застосовують суміщення посад кадровика і HR, або кадровика та бухгалтера, але це скоріше виняток, аніж правило.
— В Польщі бухгалтерський та кадровий облік чітко розподіляється між робітниками. Це дозволяє фахівцям не брати на себе зайві функції, за які не платять, — пояснює викладач Наталія Хоцька.— В Україні, в залежності від розміру підприємства, не всюди є кадровики, тому не так багато пропозицій на ринку праці. В Польщі вакансій для кадровиків значно більше, бо кожне польське підприємство, що має в штаті хоча б одного працівника, має вести кадровий облік.
Дуже часто чую від українських колег, що обов’язки кадровика у них виконує бухгалтерія, а саме — бухгалтери по зарплаті. Якщо ви були таким бухгалтером в Україні і хочете спробувати себе кадровиком у Польщі, вам буде простіше перекваліфікуватись. Але вам не потрібно буде вести бухгалтерський облік. Кадровик у Польщі цим не займається. Він має формуляри, де розраховує все, що йому треба, і жодних бухгалтерських записів не проводить. В кінці місяця кадровик розраховує заробітну плату з урахуванням пільг, відпусток, податків та переказує дані бухгалтеру в бюро або клієнту. На цьому збіжність роботи кадровика у Польщі та бухгалтера по зарплаті в Україні закінчується.
Звісно, в Польщі ще є люди, які досі поєднують бухгалтерський та кадровий облік, але зазвичай це навички ще з радянського союзу, і тому дуже рідкісний варіант. Кадровик має своє велике законодавство, а бухгалтер — своє, і ці законодавства постійно змінюються. Вести фірми одночасно у двох напрямках дуже важко.
Тому у польських бюро кадровий відділ існує окремо від бухгалтерії. І зазвичай немає вакансій кадровик-бухгалтер. Якщо ви бачите таку пропозицію — три рази подумайте. Можливо, це означає, що хтось хоче зекономити, і на вас повісять велику кількість обов‘язків, доведеться пристосовуватись до обох законодавств. Але якщо там більше обов’язки секретаря, то можна розглянути таку пропозицію, щоб на старті кар’єри побачити особисто, як працює кадровий та бухгалтерський відділ в компанії, та обрати напрямок до душі.
Де може працювати польський кадровик
Українські кадровики зазвичай працюють в кадрових відділах великих та державних підприємств. Вони також можуть мати попит в аутсорсингових HR-агенціях, що надають послуги з рекрутингу та кадрового обліку. Але таких пропозицій у сфері аутсорсингу наразі не так багато.
В Польщі навпаки, кадровий аутсорсинг дуже поширений. Тому там кадровики можуть працювати не тільки в компаніях, але й в бюро різного типу.
- Кадрові бюро — це ніби віддалений відділ кадрів для компанії. В такому бюро не займаються рекрутингом, в ньому працюють лише кадровики, які ведуть кадровий облік для клієнтів. Надають повний супровід або виконують окремі функції кадрового адміністрування.
- Бухгалтерсько-кадрові бюро — в цих агенціях працюють кадровики та бухгалтери, які ведуть одночасно одного клієнта. Робота в таких бюро має свої переваги: швидка взаємодія з бухгалтерами та можливість з ними проконсультуватись.
Є також третій вид агенцій, які поєднують кадровиків, бухгалтерів та податкових консультантів. В таких бюро дуже зручно працювати. Якщо виникає складне питання щодо податків при нарахуванні зарплати, кадровик може спитати пораду в колеги або направити клієнта на платну податкову консультацію. В більшості випадків компаніям вигідніше заплатити за таку консультацію, ніж пізніше сплачувати величезні штрафи державі. До того ж відповідь податкового консультанта є застрахованою, що позбавляє компанію від штрафів на випадок перевірок.
- В Польщі кадровик може працювати не лише на великих підприємствах, але й обслуговувати невеличкі компанії, — розповідає Наталія Хоцька.— Якщо польська фірма має у штаті до 10 людей, їй взагалі невигідно наймати свого кадровика. Такі компанії йдуть до аутсорсингових кадрових бюро, яких в Польщі дуже багато. До таких бюро звертаються як фізичні особи підприємці, що ведуть господарську діяльність, так і фірми. Залежно від розміру такої фірми та кількості кадровиків, що будуть її обслуговувати, буде змінюватись цінник на послуги бюро.
Але є і певні мінуси роботи в кадровому бюро — кадровику потрібно постійно отримувати інформацію від клієнта та бути додатково на зв’язку з бухгалтерським бюро, що його обслуговує. Щонайменше два рази на місяць кадровик має отримати інформацію від клієнтів та бухгалтерів. І тут є дві складності.
- Клієнти у Польщі не бажають заглиблюватися у податки чи документи. Як і всі підприємці, вони вважають, що цим мають самостійно займатись кадровики та бухгалтери. Тому доводиться постійно нагадувати клієнтам, що ви, як фахівець, тільки реєструєте певні дії їхнього бізнесу, але не ведете їхній бізнес.
- По роботі всі пишуть лише на електронну пошту. Телефонують тільки у крайніх випадках, коли сталося щось дуже серйозне. Є певні клієнти, що дзвонять, але їх меншість, а в месенджери пишуть хіба що клієнти-українці. Тому така комунікація з клієнтом та бухгалтерським бюро може займати дні або навіть тижні.
Але якщо ви влаштовуєтесь у кадрове-бухгалтерське бюро — це частково спрощує роботу. Таке бюро веде комплексне обслуговування клієнта, і тому завжди можна підійти до колеги-бухгалтера з питаннями щодо обліку. Але якщо бухгалтер зайнятий, він також вам напише на електронну пошту пізніше, навіть якщо працює з вами в одній кімнаті. У такому підході є великий плюс — ви будете мати всі підтвердження від фахівців та клієнтів на електронній пошті, що вам відповіли саме так, а не інакше. Це виручає на випадок, якщо ви щось забудете або виникне спірне питання. До того ж все робоче листування буде зберігатись в одному місці, а не на різних месенджерах.
Що стосується роботи кадровиків на польських підприємствах — вона нічим не відрізняється від українських кадрових відділів. Фахівці так само ведуть документацію, розраховують зарплатню, розносять документи. На державних підприємствах також завжди є кадрова служба, але в бюджетній сфері зарплата невелика, хоча і є свої плюси. Ніхто не працює в понаднормовий час, є гарний соціальний пакет, в таку установу можна піти працювати одразу після університету. Але більшість фахівців все ж таки обирає бізнес — приватні компанії чи бюро, бо там більша заробітна плата та завжди є пропозиції роботи.
Інший варіант — кадровик у Польщі може працювати на себе, як самозайнята особа. Українці, що мають статус тимчасового захисту, можуть оформити ФОП та вести самостійно господарську діяльність. Про це ми, до речі, згадували у статті про самостійного бухгалтера.
Чим займаються кадровики у польських та українських компаніях
Коло обов’язків українських та польських кадровиків дуже схожі. Вони однаково займаються кадровою документацією:
- оформлюють приймання, переведення та звільнення працівників;
- ведуть особисті справи та облік робочого часу;
- заповнюють трудові книжки;
- готують графіки щорічних відпусток, внутрішні накази та звіти;
- оформляють відпустки, лікарняні, листки непрацездатності;
- консультують працівників із кадрових питань.
Основна відмінність роботи кадровиків у Польщі в тому, що вони, окрім кадрового діловодства, також:
- розраховують та нараховують заробітну плату працівникам відповідно до відпрацьованих годин (в Україні цим займають бухгалтери з заробітної плати);
- співпрацюють з органами контролю та готують звітність для державних фондів: подають декларації з прибутків працівників до податкової служби (PIT — Personal Income Tax), складають звіти до Управління соціального страхування (Zakład Ubezpieczeń Społecznych або ZUS) та Центрального статистичного офісу (Główny Urząd Statystyczny, GUS).
Такі декларації у Польщі подають не бухгалтери, а саме кадровики, бо у них своя окрема звітність. Але в цьому є свій плюс — саме велика кількість та складність кадрової звітності викликає попит на кваліфікованих кадровиків у Польщі. Тільки на одному сайті Pracuj.pl наразі понад 800 вакансій для спеціалістів з кадрів та заробітної плати.
На відміну від українського, польський кадровик подає окрему звітність до державних фондів та розраховує зарплатню (приклад вакансії з сайту pracuj.pl в українському перекладі).
Але в Україні теж є свої нюанси. З початком повномасштабного російського вторгнення українські кадровики додаткового займаються ще й військовим обліком — взаємодіють з підрозділами військового комісаріату, проводять перевірки та оформлюють необхідні документи для взяття на облік та бронювання працівників. В деяких компаніях навіть є окремі інспектори з кадрів, що займаються військовим обліком.
Приклади вакансій на сайтах robota.ua і work.ua: зліва — звичайний перелік обов’язків інспектора з кадрів, праворуч — окрема посада у відділі кадрів для інспектора з військового обліку
У поляків з війною теж додалося роботи — кадровики мають знати, як проводити за документами працевлаштування українців, враховуючи різні складні випадки та вимоги законодавства: Трудового кодексу і Спеціального Закону, що легалізує перебування українців в Польщі. Тому нерідко у вакансіях для польських кадровиків можна побачити серед вимог роботодавців пункт: практичні знання у сфері працевлаштування іноземців, переважно громадян України.
Знання законодавства та вміння з ним постійно працювати — є основною перевагою українців під час пошуку роботи у Польщі, вважає тьютор Наталія Хоцька:
- Законодавство Польщі постійно змінюється. Фахівці, які працювали в Україні із законодавством, вміють читати закони, розуміють частоту змін та потребу в постійному підвищенні кваліфікації, мають велику перевагу перед польськими колегами. Оскільки у поляків трохи інша ментальність — їм дуже важко постійно щось вивчати. Вони хочуть просто прийти та працювати. Але кадровий облік вимагає від працівника постійного підвищення кваліфікації.
Скільки заробляє фахівець з кадрів і від чого залежить зарплата
В Україні інспектор відділу кадрів в середньому заробляє 17 500 грн, стверджує статистика від порталу work.ua. В Польщі кадровик заробляє від 4 880 злотих брутто (на наші гроші це, приблизно, 40 000 грн). За даними порталу Wynagrodzenia, кожен другий фахівець з кадрів і заробітної плати отримує зарплату від 4 120 до 5 910 злотих. А вакансії на порталі Pracuj.pl показують, що кадровик може заробляти й 6 000, 8 000 та навіть 10 000 злотих.
Середня зарплатня кадровика-експерта у Польщі за даними порталу Wynagrodzenia.pl (переклад українською)
Заробітна плата кадровиків залежить від різних факторів:
- досвід роботи кадровика — є вакансії як для початківців, так і для високодосвідчених кандидатів, що добре знають специфіку роботи та реалії сучасного ринку праці;
- освіта — з фаховою освітою можна одразу влаштуватись кадровиком на повний оклад, без освіти можуть взяти на стажування практикантом чи адміністратором бюро, де треба лише складати документи та комунікувати з клієнтами;
- розмір і галузь компанії — зазвичай готові багато платити великі підприємства у галузі виробництва, будівництва, фармацевтики та іноземні, міжнародні компанії;
- воєводство — найбільш привабливі вакансії у Варшаві, Вроцлаві, Гданську, Кракові (Мазовецькому, Нижньосілезькому та Поморському воєводствах).
Багато компаній, окрім високих заробітків, надають кадровикам корпоративний ноутбук, мобільний телефон, медичне страхування, абонементи в спортзал, а також навчання для подальшого розвитку. Підвищення кваліфікації та отримання додаткового досвіду роботи у відділі кадрів часто також є гарантією значного підвищення зарплати.
Куди може зростати кадровик: перспективи в Україні та Польщі
В Україні кадровик може зростати в компанії вертикально — стати начальником кадрового відділу, або горизонтально — перейти у сферу HR, де потім розвиватись до посади директора з персоналу. Чи працювати з перспективою відкрити власну рекрутингову агенцію.
В Польщі кадровик може також розвиватись у корпоративному форматі або відкрити власне кадрове бюро. Але, як запевняє Наталія Хоцька, в будь-якому випадку, кадровики у Польщі завжди будуть з роботою.
- Попри всі зміни у законодавстві, у Польщі пропозицій праці для кадровиків завжди буде дуже багато. Кожне підприємство рано чи пізно прийде до того, що їм потрібен кадровик. Якщо це підприємство, яке не має жодного працівника, воно не потребує кадровика. Але коли починаються зміни: когось найняли чи звільнили, хтось пішов у декретну відпустку або на лікарняний — все це потребує обліку та звітності до ZUS. І ось, коли підприємці бачать ті декларації та нічого в них не розуміють, вони одразу починають шукати кадрове бюро, бо так і кажуть, що не мають нервів у цьому всьому розбиратися. Отже, обравши професію кадровика у Польщі, ви завжди будете мати роботу.
До того ж стати кадровиком дуже просто: необхідно лише опанувати польську мову та добре вивчити законодавство. І все це є в нашому новому курсі «Кадровий облік в Польщі: від основ до практики». Все інше можна напрацювати з досвідом — почати зі стажування в бюро або одразу піти у кадровий відділ на підприємство. З тими знаннями та британським дипломом ACPM, що ви отримаєте на нашому курсі, у вас будуть всі шанси на вдале працевлаштування вже після навчання.
