Как грамотно внедрить целевую модель системы внутреннего контроля (СВК) в управленческую и операционную деятельность компании? И как протестировать эффективность соблюдения ее принципов после внедрения — рассказывает эксперт в области финансов Татьяна Мнацаканова.
4 базовые части целостной СВК
В предыдущей статье «Как создать систему внутреннего контроля» говорили о том, что для создания или развития эффективной СВК в любой компании необходим системный подход. Определили роль СВК как регулирующего элемента системы управления компанией, которая обеспечивает принцип «обратной связи» для достижения ее целей. Описали правила функционирования СВК, функции субъектов контроля и подходы к их скоординированному взаимодействию.
И наконец, обозначили 3 основных этапа создания и развития СВК:
- анализ текущего состояния СВК;
- разработка целевой модели СВК;
- разработка и реализация мероприятий, необходимых для перехода к целевой модели СВК.
Для реализации третьего этапа, рассмотрим организацию СВК и ее функционирование как целостную систему, разделив ее на 4 составные части:
1) «Внутренняя среда» – создание правил и условий для устойчивого и эффективного функционирования компании;
2) «Процессы и структура компании» – каким образом функционирует наша компания в динамике;
3) «Компетентный персонал» – какие сотрудники нужны и как организовать их работу;
4) «Структура СВК и УР» – структура системы внутреннего контроля и управления рисками (в этом блоке рассматриваем вместе два взаимосвязанных инструмента достижения целей компании: внутренний контроль и управление рисками).
Все составные части компании организуются с учетом их взаимосвязи по направлениям, указанным ниже в таблице.
Направления построения и развития СВК
|
Составные части (блоки) |
Направления построения СВК и УР |
|---|---|
|
Блок 1. Внутренняя среда |
|
|
Блок 2. Процессы и структура компании |
Разработка и актуализация:
|
|
Блок 3. Компетентный персонал |
Разработка и актуализация:
|
|
Блок 4. Структура СВК и УР |
Разработка и актуализация:
|
Графически модель процесса построения системы внутреннего контроля и управления рисками можно представить в виде пирамиды:
В основании — блок «Внутренняя среда», затем блоки «Процессы и структура компании», «Компетентный персонал» и завершает пирамиду — блок «Структура СВК и УР».
Для построения эффективной СВК, которая обеспечит устойчивое и успешное функционирование компании, необходимо учитывать приоритеты и влияние друг на друга всех блоков. Начинать следует с построения фундамента пирамиды, а заканчивать — формализацией структуры СВК, а не наоборот.
Или по крайней мере убедиться, что заложена «надежная» основа для эффективной СВК — определены цели, созданы правила и условия для деятельности компании. Затем описать, как мы реализуем процессы, определить оргструктуру и требования к компетенциям сотрудников. Только после этого формализованная организационная структура СВК и УР будет работать, а не существовать только на бумаге.
Таким образом, осуществляется взаимосвязь описанных блоков и обеспечивается интеграция внутреннего контроля, основанного на рисках, в управленческую и операционную деятельность компании.
Как внутренняя среда компании влияет на работу СВК
Внутренняя контрольная среда может либо усиливать, либо ослаблять влияние негативных факторов на деятельность компании. Другими словами, контрольная среда прямого влияния на контрольные процедуры не оказывает, а действует опосредованно.
Например, отсутствие в компании регулярного бюджетного контроля может привести к неэффективному расходованию ресурсов, и даже к их хищению. Или, незафиксированные, «размытые» полномочия линейных руководителей, отсутствие регламентированных процедур контроля заключения договоров, могут привести к несвоевременному принятию управленческих решений. Что чревато нарушением бесперебойного течения соответствующих бизнес-процессов.
Важно!
- Действенная система контрольных процедур не может существовать при «слабой» контрольной среде.
- Создание развитой внутренней среды снижает вероятность реализации рисков бизнес-процессов, позволяет уменьшить количество контрольных процедур и затраты на их осуществление.
Разработать план мероприятий по переходу к целевой модели СВК можно в разрезе 4-х направлений внутри каждого блока. План должен содержать конкретные мероприятия по каждому направлению, сроки и ответственных за реализацию.
Такой план мероприятий в некоторых случаях, в зависимости от начальной стадии СВК, масштаба и специфики компании, целесообразно реализовать с применением технологии проектного управления.
Для этого следует:
- выбрать методологию проектного управления;
- определить рабочую группу, руководителя проекта;
- разработать детальный план (дорожную карту), определить результаты проекта, сроки реализации, необходимые ресурсы, периодичность отчетности и корректировки плана.
Ниже пример дорожной карты внедрения СВК и УР.
Дорожная карта внедрения СВК и УР
| Составные части | Направления построения СВК и УР (по выявленным проблемным зонам) |
Оценка текущего состояния (недостатки СВК) |
Мероприятия по устранению недостатков | Целевой уровень |
|---|---|---|---|---|
|
Блок 1. Внутренняя среда |
|
- Стратегия и цели не скоординированы. - Отсутствует однозначное распределение между руководителями полномочий и всех задач исходя из поставленных целей. - Много задач на первом лице. |
- Проведение декомпозиции целей исходя из стратегии. - Разработка ключевых индикаторов достижения целей на всех уровнях иерархии управления. - Утверждение приказа о распределении полномочий на базе разработанной карты бизнес-процессов. |
- Стратегия и цели скоординированы и корректируются при необходимости - Работает инструмент мониторинга индикаторов достижения целей компании, взаимоувязанных с целями бизнес-процессов. - Четкое распределение полномочий, регулярный контроль их соблюдения. |
|
Блок 2. Процессы и структура компании |
Разработка/актуализация:
|
- Отсутствует карта бизнес-процессов, процессы работают «по понятиям» и «зависают», контрольные процедуры либо избыточны, либо отсутствуют. - Оргструктура компании, функции подразделений не увязаны с бизнес-процессами, совмещены функции контроля и исполнения. - Бюджетный контроль не осуществляется на регулярной основе. - Не налажено оперативное получение полной информации о рисках и ходе выполнения проектов. |
- Разработать карту бизнес-процессов верхнего уровня, регламенты по процессам. - Внедрить регламент планирования и формирования отчетности. - Разработать и внедрить систему мониторинга и контроля реализации строительных проектов. |
- Регулярная актуализация карты и регламентов бизнес-процессов (включая матрицу рисков и КП) в связи с изменениями бизнес-модели. - Регулярный бюджетный контроль. - Своевременное формирование объективной отчетности по всем проектам. - Своевременное принятие решений на основе оценки рисков, в том числе в части устранения выявленных недостатков контроля. |
|
Блок 3. Компетентный персонал |
|
- Недостаточная компетенция линейных руководителей в области внутреннего контроля и управления рисками - Наличие «слепых зон», дублирование функций, задержки в коммуникациях. |
- На основе разработанной карты бизнес-процессов: - Провести анализ состава и функций подразделений - Разработать положение о подразделениях, уточнение должностных обязанностей |
- Регулярная актуализация положений и должностных инструкций в связи с изменениями карты бизнес-процессов. |
|
Блок 4. Структура СВК и УР |
|
- Дублирование функций внутреннего аудита и отдела внутреннего контроля. | - Разработка и утверждение матрицы распределения функций подразделений ВА и ВК. |
- Актуальная матрица распределения функций 2-ой и 3-ей линий защиты. - Регулярный самоконтроль реализации функций контроля и управления рисками по итогам работы. |
Тестируем внедрение принципов СВК
В предыдущей статье «Как создать систему внутреннего контроля в компании: основные этапы и правила», мы говорили, как важно не только зарегламентировать принципы СВК, но и воплотить их на практике. В этой связи необходимо проводить регулярное тестирование реализации принципов СВК и эффективности ее функционирования.
Ниже — пример контрольного теста «Анализ внедрения принципов СВК в управленческую и операционную деятельность компании», по которому вы сможете проверить, насколько соблюдаются принципы СВК в вашей компании. Количество инструментов СВК и управления рисками должно быть минимально достаточным, чтобы зарегламентированные принципы действительно работали в компании, при этом соблюдался принцип эффективности по затратам: затраты на внедрение СВК не должны превышать выгоды, которые она дает компании.
В следующей завершительной части мы подробнее остановимся на реализации блока «Процессы и структура компании». Посмотрим, как разработать бизнес-процессы с учетом рисков и контрольных процедур. Какие ошибки часто допускают при внедрении СВК в операционную и управленческую деятельность компании, чтобы их учесть и не допустить.
