Пандемия и связанные с ней локдауны затормозили экономическое развитие компаний по всему миру. Первоочередными задачами руководителей в 2020-м году стали сокращение расходов, оценка риска и оптимизация бизнес-процессов. Системно подойти к решению этих вопросов и получить качественный результат помогает организация внутреннего аудита.
Как организовать процесс внутреннего аудита, какие навыки необходимы проверяющему и что предприятие получит после грамотно проведенного аудита рассказываем в статье.
В чём заключается процесс организации внутреннего аудита
Компания столкнулась с необходимостью организации внутреннего аудита. Что дальше? Чтобы увидеть реальные недостатки, исправление которых улучшит результаты фирмы, необходимо четкое понимание целей, качественная подготовка и планирование. Всё это требует много времени и ресурсов, отрывает сотрудников от выполнения непосредственных обязанностей.
Основные элементы организации внутреннего аудита показаны на схеме.
Подготовка и планирование внутреннего аудита на предприятии
Рассмотрим подробнее, что входит в каждый из этапов внутреннего аудита.
-
Работа с документацией:
- определение стандартов и требований для проведения аудита; их выбор определяется масштабностью проверки: от отдельных регламентов и правил работы до международного стандарта ИСО 9001;
- ознакомление со схемами и процедурами работы организации — позволяет аудиторам вникнуть в деятельность предприятия, очертить план будущей проверки и выбрать сотрудников для аудиторных бесед;
- анализ отчета предыдущего аудита (в случае повторной проверки) — для контроля за устранением ранее внесенных замечаний.
- Выбор направления и вида аудита, создание плана проверок в соответствии с ними. Например, для прямого аудита включают проверку всех этапов производства продукта или предоставления услуг. Далее согласовывают сроки: начало и продолжительность проверки. Для этого оценивают время, которое потратят на выполнение каждого пункта, и ориентировочную общую длительность.
-
Составление программы и чек-листов. В программе указывают:
- проверяемые отделы и сотрудников;
- перечень проверяемых требований в отделах либо компетенций сотрудников;
- продолжительность аудитных бесед.
Чек-листы каждый аудитор составляет индивидуально. В них отмечают вопросы для уточнения по каждому отделу.
Проведение аудита
В первый день проверки проводят собрание или оповещение всех участников процесса. Проговаривают роль внутреннего аудита для организации, его сроки и правила, озвучивают полномочия проверяющих.
После уточнения всех организационных вопросов начинается основная работа — проверка на местах. В ходе аудита необходимо:
- проконтролировать работу сотрудников на отдельных операциях;
- провести собеседования, за основу для которых берут заметки из чек-листа; дальнейшее развитие разговора зависит от ответов сотрудника;
- определить соответствие работы установленным требованиям;
- зафиксировать результаты проверки и сообщить о них сотруднику; при выявлении несоответствий работнику объясняют, в чём они заключаются.
Составление отчета по результатам аудита
По итогу аудиторской проверки составляют отчёт. В нём указывают найденные несоответствия и их количество. Анализируют повторяемость нарушений по разным отделам. Распределяют их по категориям в зависимости от серьезности последствий для работы организации. На основании этих результатов делают выводы о степени соответствия работы критериям аудита, выявляют слабые моменты и предлагают меры по их устранению.
Руководству организации объявляют итоги проверки, предлагают возможные коррективы и согласовывают сроки их проведения.
Как найти идеального аудитора
Чтобы получить ощутимые результаты, кандидатов в аудиторы проверяют на наличие компетенций, необходимых организатору внутреннего аудита на предприятии. В активе хорошего аудитора не только твердые навыки в проверяемой сфере, но и личные качества, помогающие при работе с людьми. Перечислим основные критерии при выборе контроллера.
- Профессионализм. Аудитор знает основы проверяемого бизнес-процесса, законодательства и нормативных актов компании. Он постоянно обучается, следит за развитием технологий, оперативно применяет новые знания.
- Настойчивость и смелость. Аудитор, работающий внутри компании, не боится задавать неудобные вопросы коллегам и отыскивать правду. Он понимает, что далеко не всем его работа понравится, и ставит интересы компании выше личных симпатий.
- Работа в команде. Чтобы собрать необходимые сведения и не перессориться с коллективом, в характере аудитора свойства из предыдущего пункта сочетаются с коммуникабельностью, вежливостью и пунктуальностью.
- Логическое мышление и скрупулёзность. Для составления объективной и полной картины проверяющий внимательно относится к мелочам, смотрит и видит, слушает и слышит. После сбора всей информации аудитор структурирует ее и делает логические выводы.
- Навыки презентации. Собранную информацию аудитор понятно объясняет руководству, аргументируя необходимость и актуальность предложенных корректив.
Как практикуют внутренний аудит за рубежом и к каким результатам стремиться
Особенность международного опыта при организации внутреннего аудита, в компаниях — детализация видов аудита, существование Института внутренних аудиторов и Аудиторского комитета. Права последнего оговариваются внутри предприятия. Например, в компании General Motors комитет помогает Совету директоров контролировать правильность оформления финотчетности и следит за соблюдением норм работы внешних аудиторов.
Проведение внутреннего аудита на международной арене обосновывают повышением привлекательности компании для инвесторов и кредиторов. Кроме того, снижаются риски корпоративных скандалов из-за ошибок внешних аудиторов.
Стремитесь, чтобы внутренний аудит приносил пользу? Тогда не надо назначать проверяющего только для подготовки к внешнему аудиту. В этом случае сотрудник проверит, соответствуют ли условия в компании номинальным требованиям. Это не повлияет на развитие и конкурентоспособность фирмы на внешнем рынке.
Рассмотрим, какая организация внутреннего аудита приносит положительный результат. Производство с филиалами в разных городах и количеством персонала более 10 тыс. человек ввело менеджмент качества. При этом следовали таким принципам:
- Инициатива и контроль внедрения стандартов качества исходит от генерального директора.
- Привлечение к аудиту внутренних процессов предприятия профессиональных аудиторских компаний.
- Выявление узких мест в организации рабочего процесса и противоречий в нормативных требованиях.
- Внедрение корректив по результатам оценки: грамотный подбор и обучение сотрудников, которые периодически проводят перекрестный аудит между подразделениями.
В итоге сотрудники отметили улучшение как рабочего процесса, так и получаемого результата. Это увеличило количество заинтересованных отделов и закрепило практику обмена опытом для повышения эффективности системы качества.
Краткое резюме по организации работы внутреннего аудита
Для выполнения процесса стоит выбрать сотрудников, обладающих необходимыми для проведения контроля навыками. Далее определить цели и вид аудита, исходя из этого составить план. Провести проверку на местах согласно плану и зафиксировать несоответствия. Составить итоговый отчет и доложить результаты руководству. Внести предложения о необходимых изменениях и обосновать их. Внедрить согласованные коррективы.
