Организация финансового учета: этапы, документы и специалисты

Бухгалтерский или, как его еще называют, финансовый учет играет важную роль в финансовом управлении в компании. Преобладающую часть информации, особенно при принятии оперативных и управленческих решений, предоставляет именно система бухгалтерского учета. Поэтому от того, как организован бухучет на предприятии, насколько он хорошо выполняет свои функции, зависит стратегическое развитие бизнеса. В этой статье рассмотрим основные этапы организации финансового учета, кто этим занимается в компании, какие программы, документы для этого используют и с какими проблемами могут столкнуться специалисты во время этого непростого процесса.  

• Как и для чего организуют финансовый учет в компании
• Какие документы нужны для организации финансового учета
• Кто вовлечен в процесс организации учета и с какими проблемами сталкиваются специалисты
• Преимущества организации и оптимизации финансового учета

Как и для чего организуют финансовый учет в компании

Без бухгалтерского учета невозможна хозяйственная деятельность ни одного предприятия. Это обязательный учет, регламентируемый законодательством, поэтому ведется он непрерывно с первого дня основания предприятия до его закрытия.

В основе бухучета лежит простое правило — все операции, финансовые и хозяйственные, которые осуществляет предприятие во время деятельности, должны быть зарегистрированы. В этом и заключается функция бухучета — фиксировать эти операции, чтобы проинформировать владельца и инвесторов бизнеса о финансовом состоянии компании, о результатах ее деятельности и движении денежных средств. Особенно это важно в условиях экономической нестабильности, когда своевременно полученная информация о финансовом состоянии компании может помочь владельцам бизнеса спасти его от банкротства, сохранить имущество или привлечь необходимые инвестиции.

Следовательно, финансовый учет предоставляет руководству компании точные финансовые данные для принятия обоснованных решений. А сама организация этого учета позволяет:

• определить стратегию налогообложения;

• наладить контроль за денежными потоками, что уменьшает риски ошибок, злоупотреблений и мошенничеств;

• установить контроль над рациональным использованием материальных, рабочих ресурсов;

• усовершенствовать документирование хозяйственных операций.

Для ведения финансового учета предприятие может самостоятельно выбрать одну из форм организации учета:

• создать штатную бухгалтерию;

• передать бухучет на аутсорс;

• или в небольших фирмах владелец компании может самостоятельно вести учет и составлять отчетность.

Также компания самостоятельно определяет учетную политику — как должны составлять и представлять бухгалтерскую отчетность на предприятии. Может определить права работников на подпись бухгалтерских документов. Выделить на отдельный баланс филиалы и подразделения, которые обязаны вести бухгалтерский учет с включением показателей в финансовый отчет предприятия.

Организация бухгалтерского учета – это трудоемкий процесс и проходит он, как правило, в три этапа.

1. Методический этап — на нем выбирают определенные способы и приемы бухгалтерского учета, которые станут основой для документирования, инвентаризации, оценки активов и обязательств, использования счетов, составления баланса и другой отчетности. Также на этом этапе формируют учетную политику и разрабатывают план учета, включающий в себя ведение первичной документации, учет расходов, налогообложение и контроль финансовых потоков.

2. Технический этап — включает выбор оптимального способа обработки учетных данных. Это могут быть электронные таблицы, специализированное программное обеспечение и системы автоматизации учета.

• Бухгалтерские программы необходимы для основных бухгалтерских операций, таких как учет доходов и расходов, формирование счетов-фактур, кассовых операций и т.д. Самые популярные: BAS Бухгалтерия (альтернатива программе «1С:Бухгалтерия»), iFin, Dilovod, QuickBooks.

• ERP-системы — объединяют различные функции предприятия, включая финансовый учет, управление запасами, кадрами и другие. Подходят для крупных предприятий с разветвленной структурой. Самые известные: SAP ERP, Oracle, Microsoft Dynamics 365 Finance.

• Microsoft Excel подходит для малых предприятий, позволяет создавать сложные таблицы, отчеты, графики и выполнять расчеты. Как использовать Excel в бухгалтерии можно прочитать в статье-инструкции «Excel для бухгалтера: 12 полезных инструментов, приемов и функций».

Также на техническом этапе разрабатывают формы учетных регистров и устанавливают порядок осуществления записей в них. Внедряют программное обеспечение и интегрируют его с другими системами на предприятии (это могут быть готовые программы или собственные разработки).

3. Управление бухгалтерией — заключительный этап. На нем выбирают форму организации подразделения (штатная бухгалтерия или специалисты в аутсорсе), разрабатывают его структуру, проводят подбор и подготовку персонала.

Ответственность за организацию учета всегда несет владелец и руководство предприятия, а также финансовый директор и главный бухгалтер, если такие должности есть в компании. Если есть главный бухгалтер, он отвечает за соблюдение методологии бухгалтерского учета, своевременное составление финансовой отчетности и организацию контроля за отражением на счетах всех хозяйственных операций.

Поэтому на каждом предприятии организация финансового учета может выглядеть по-разному и зависеть этот процесс будет от размеров компании, вида и специфики ее деятельности. К примеру, на производственном предприятии организация учета может включать создание бухгалтерской службы с определением ответственных бухгалтеров за разные участки учета (запасы, создание, продажи), внедрение бухгалтерской программы, разработку правил дизайна первичных документов для отражения производственных и складских операций. Заниматься этим будет команда бухгалтерии.

А вот, например, в небольшом туристическом агентстве может и не быть главбуха, поэтому финансовым учетом может заниматься владелец или бухгалтер, который также будет подбирать интегрируемую с CRM бухгалтерскую программу, разрабатывать план учета и правила ведения первичной документации, но с учетом особенностей туристического бизнеса, поэтому объемы и участки учета будут совсем другие.

Какие документы нужны для организации финансового учета

На этапе организации финансового учета главный бухгалтер определяет требования к его ведению, предоставлению документов и данных, необходимых для этого. А руководство компании должно обеспечить их неукоснительное соблюдение всеми подразделениями и работниками, имеющими отношение к ведению бухучета. Для этого на предприятии издают соответствующие приказы, инструкции и положения. К примеру, приказ «Об организации бухгалтерского/налогового учета на предприятии» или приказ «Об учетной политике предприятия».

Организация бухгалтерского учета регулируется также такими распорядительными документами, как положение о бухгалтерской службе, учетной политике, должностных инструкциях, графике документооборота, плане проведения инвентаризации и т.д.

Учетная политика — это совокупность принципов, методов и процедур, по которым предприятие должно формировать финансовую информацию о деятельности и составлять на ее основе отчетность. Создание учетной политики очень ответственный процесс, ведь по этим принципам предприятие будет учитывать свои активы и обязательства. 

И влияют на этот процесс разные факторы:

• организационно-правовая форма предприятия, а также форма собственности;

• вид и объем деятельности;

• система налогообложения;

• уровень квалификации работников бухгалтерской службы;

• степень свободы по вопросам ценообразования;

• информационное и техническое обеспечение и т.д.

Если ответственность за организацию бухгалтерского учета несет руководитель или собственник предприятия, то учетную политику формирует главный бухгалтер, а утверждает и вводит в действие приказом руководитель.

Приказ об учетной политике — это отдельный документ внутрихозяйственного пользования, который должен полно отражать особенности организации, ведения бухучета и составления отчетности на предприятии. Форму и содержание приказа компания может выбирать самостоятельно.

При формировании учетной политики главбухи руководствуются основными принципами бухгалтерского учета и финансовой отчетности. Ведь выбранная учетная политика будет действовать неизменно в течение календарного года и будет применяться в дальнейшем, если не произойдет существенных изменений в законодательстве или изменений в условиях работы или структуры предприятия. Потому что, если произойдут такие изменения, об этом нужно будет сообщить в пояснительной записке к годовой отчетности.

Отчетность в финансовом учете обычно делят на бухгалтерскую (финансовую), внутрихозяйственную (управленческую), статистическую и налоговую. Но управленческий учет часто выделяют как отдельный вид внутрихозяйственного учета, который, в отличие от бухгалтерского, не обязателен — его ведут только по запросу высшего руководства. Поэтому рассмотрим бухгалтерскую отчетность, которую составляют в обязательном порядке ежеквартально и раз в год для внешних и внутренних пользователей.

Годовая бухгалтерская отчетность включает в себя Баланс и несколько отчетов.

• Баланс предприятия (форма № 1) отражает связь активов с источниками их формирования, обеспечивает контроль и анализ наличия имущества предприятия, показывает уровень финансовой устойчивости и платежеспособности предприятия.

• Отчет о финансовых результатах (форма № 2) содержит информацию о формировании прибыли от реализации продукции и услуг, об использовании полученной прибыли.

• Отчет о движении денежных средств (форма № 3) информирует об источниках поступления средств и их использовании в отчетном периоде.

• Отчет о собственном капитале (форма № 4) отражает изменения в составе собственного капитала предприятия в течение отчетного года.

Перед началом составления финансовой отчетности проводят кропотливую подготовительную работу:

• проверяют полноту отражения хозяйственных операций в текущем учете и оформляют соответствующими документами;

• проверяют правильность учетных записей, сверяют данные статистического и аналитического учета;

• сверяют распределение расходов и доходов между смежными отчетными периодами;

• проверяют состояние расчетов, списывают нереальную дебиторскую и кредиторскую задолженность;

• определяют фактическую себестоимость выпускаемой и реализуемой продукции;

• определяют и списывают финансовый результат от реализации продукции и других операций, а также списывают прибыль, использованную в течение года;

• перед составлением годового отчета проводят полную инвентаризацию.

Годовую и квартальную отчетность составляют все предприятия, за исключением совместных предприятий с иностранными инвестициями. Предоставляют ее учредителям, органу государственной статистики и другим учреждениям, в соответствии с законодательством. Квартальную отчетность представляют до 25 числа месяца, следующего за отчетным кварталом, а годовую — не позднее 15 февраля года, следующего за отчетным. Содержание и форма отчетов должны соответствовать национальным положениям бухгалтерского учета и международным, если компания ведет учет по МСФО.

Кто вовлечен в процесс организации учета и с какими проблемами сталкиваются специалисты

Бухгалтерия — основной отдел, который ведет учет финансовых операций. Возглавляющий его главбух должен наладить учетный процесс и работу бухгалтерской службы, в соответствии со спецификой деятельности предприятия. А для этого он должен не только владеть техникой ведения бухгалтерского учета, контроля за операциями и навыками анализа, но и уметь грамотно организовать все составляющие процесса.

Финансовый директор играет ключевую роль в организации финансового учета предприятия. Он отвечает за стратегическое планирование, разработку и мониторинг бюджетов, установление эффективного финансового контроля и управления ликвидностью. Главный бухгалтер, как правило, подчиняется финдиру, и от успеха их взаимодействия зависит эффективность функционирования финансового учета предприятия.

Как выглядит сотрудничество главного бухгалтера и финансового директора в организации финансового учета

Кроме бухгалтерии, в организации финансового учета участвуют специалисты из других подразделений компании.

• Финансовые менеджеры отвечают за планирование и контроль финансовых ресурсов предприятия, решают вопросы ликвидности и оптимизации финансовых процессов.

• Руководитель отдела внутреннего контроля осуществляет контроль за финансовыми операциями для избежания ошибок и мошенничества.

• Внутренние аудиторы занимаются проверкой финансовой отчетности для уверенности в ее точности и соответствия требованиям.

• IT-специалисты отвечают за выбор, настройки и поддержку программного обеспечения для финансового учета, а также занимаются его автоматизацией.

• Юристы могут участвовать в организации финансового учета, особенно, когда сталкиваются с вопросами юридической ответственности, налоговым правом, аудитом и т.д.

Нередко при организации финансового учета возникают разные ошибки и проблемы. К примеру, неправильный учет затрат в нефинансовых отделах может привести к недооценке настоящих затрат на производство или услуги. А ошибки в первичной документации, составленной работниками разных подразделений, могут привести к потере важных финансовых данных в бухгалтерском учете и усложнить аудит.

Чтобы не допустить серьезных нарушений в учете, главный бухгалтер или финансовый директор должны:

• проверять систему учета затрат на ее правильность и вносить коррективы;

• сотрудничать с руководителями отделов для лучшего понимания расходов;

• создать систему хранения первичных документов — они должны быть легкодоступны и упорядочены для дальнейшего аудита или проверок;

• ввести четкие формы и процедуры сбора и хранения первичных документов, проверять их на корректность.

А во избежание штрафов от налоговой необходимо уже на этапе организации учета привлечь квалифицированного специалиста или консультанта по налоговому аудиту, который поможет разработать налоговую стратегию (или сможет исправить в ней ошибки и нарушения, если предприятие уже работает).

Преимущества организации и оптимизации финансового учета

Рационально организованный финансовый учет обеспечивает точность учетных записей и дает полное и непрерывное отражение хозяйственных процессов за отчетный период. Кроме этого, организация финансового учета приносит компании целый ряд преимуществ и выгод:

• помогает эффективно распределять и использовать ресурсы компании, включая денежные, человеческие и другие активы;

• способствует принятию обоснованных управленческих решений — руководство анализирует финансовые отчеты и прогнозы для определения оптимальных стратегий развития;

• позволяет избежать финансовых рисков и обеспечить эффективный контроль за финансовой деятельностью компании;

• доступ к точной финансовой информации позволяет оптимизировать налоговую стратегию и использовать доступные налоговые преимущества;

• четкий финансовый учет делает компанию более привлекательной для инвесторов и кредиторов;

• позволяет компании эффективно управлять ликвидностью, что особенно важно в условиях изменений рынка или экономической нестабильности.

Но даже грамотно построенный финансовый учет нуждается в постоянной оптимизации. Например, автоматизация учета позволяет значительно сократить время выполнения рутинных операций, уменьшает вероятность ошибок и улучшает точность финансовой информации. Что приводит к повышению эффективности работы бухгалтерского отдела.

Интеграция облачных технологий позволяет быстро получать доступ к финансовой отчетности и документам из любого места, способствуя принятию оперативных решений. А использование таких аналитических инструментов, как Power BI позволяет планировать и прогнозировать потребности в денежных средствах, что облегчает управление ликвидностью и своевременную оплату обязательств. Кстати, в нашей академии есть онлайн-курс по бизнес-анализу, на котором можно научиться профессионально работать в BI-системах и анализировать финансовые данные.

Для улучшения процессов финансового учета также необходимо:

• выбрать надежную облачную платформу для бухгалтерского учета и научить персонал в ней работать;

• рассмотреть возможность внедрения ERP-системы для интегрированного управления всеми бизнес-процессами, включая финансовый учет, настроить систему для оптимизации производственных, финансовых и логистических процессов;

• использовать бизнес-анализ данных —  изучить аналитические инструменты, отвечающие конкретным потребностям компании.

И самое главное, нужно постоянно развивать персонал бухгалтерии и финансового отдела. Эффективность организации бухгалтерского учета, в первую очередь, проявляется в своевременном формировании информации о финансовом состоянии компании. И именно изучение новых технологий и финансовых инструментов, постоянное обновление знаний по национальному законодательству и нормам международного учета сможет это обеспечить.