Автор:

главный редактор блога Финансовой Академии Актив, креатор email-рассылок

Организация финансового учета: этапы, документы и специалисты

06.12.2023
74

Бухгалтерский или, как его еще называют, финансовый учет играет важную роль в финансовом управлении в компании. Преобладающую часть информации, особенно при принятии оперативных и управленческих решений, предоставляет именно система бухгалтерского учета. Поэтому от того, как организован бухучет на предприятии, насколько он хорошо выполняет свои функции, зависит стратегическое развитие бизнеса. В этой статье рассмотрим основные этапы организации финансового учета, кто этим занимается в компании, какие программы, документы для этого используют и с какими проблемами могут столкнуться специалисты во время этого непростого процесса.  

  • Как и для чего организуют финансовый учет в компании
  • Какие документы нужны для организации финансового учета
  • Кто вовлечен в процесс организации учета и с какими проблемами сталкиваются специалисты
  • Преимущества организации и оптимизации финансового учета

Как и для чего организуют финансовый учет в компании

Без бухгалтерского учета невозможна хозяйственная деятельность ни одного предприятия. Это обязательный учет, регламентируемый законодательством, поэтому ведется он непрерывно с первого дня основания предприятия до его закрытия.

В основе бухучета лежит простое правило — все операции, финансовые и хозяйственные, которые осуществляет предприятие во время деятельности, должны быть зарегистрированы. В этом и заключается функция бухучета — фиксировать эти операции, чтобы проинформировать владельца и инвесторов бизнеса о финансовом состоянии компании, о результатах ее деятельности и движении денежных средств. Особенно это важно в условиях экономической нестабильности, когда своевременно полученная информация о финансовом состоянии компании может помочь владельцам бизнеса спасти его от банкротства, сохранить имущество или привлечь необходимые инвестиции.

Следовательно, финансовый учет предоставляет руководству компании точные финансовые данные для принятия обоснованных решений. А сама организация этого учета позволяет:

  • определить стратегию налогообложения;

  • наладить контроль за денежными потоками, что уменьшает риски ошибок, злоупотреблений и мошенничеств;

  • установить контроль над рациональным использованием материальных, рабочих ресурсов;

  • усовершенствовать документирование хозяйственных операций.

Для ведения финансового учета предприятие может самостоятельно выбрать одну из форм организации учета:

  • создать штатную бухгалтерию;

  • передать бухучет на аутсорс;

  • или в небольших фирмах владелец компании может самостоятельно вести учет и составлять отчетность.

Также компания самостоятельно определяет учетную политику — как должны составлять и представлять бухгалтерскую отчетность на предприятии. Может определить права работников на подпись бухгалтерских документов. Выделить на отдельный баланс филиалы и подразделения, которые обязаны вести бухгалтерский учет с включением показателей в финансовый отчет предприятия.

Организация бухгалтерского учета – это трудоемкий процесс и проходит он, как правило, в три этапа.

  1. Методический этап — на нем выбирают определенные способы и приемы бухгалтерского учета, которые станут основой для документирования, инвентаризации, оценки активов и обязательств, использования счетов, составления баланса и другой отчетности. Также на этом этапе формируют учетную политику и разрабатывают план учета, включающий в себя ведение первичной документации, учет расходов, налогообложение и контроль финансовых потоков.

  1. Технический этап — включает выбор оптимального способа обработки учетных данных. Это могут быть электронные таблицы, специализированное программное обеспечение и системы автоматизации учета.

  • Бухгалтерские программы необходимы для основных бухгалтерских операций, таких как учет доходов и расходов, формирование счетов-фактур, кассовых операций и т.д. Самые популярные: BAS Бухгалтерия (альтернатива программе «1С:Бухгалтерия»), iFin, Dilovod, QuickBooks.

  • ERP-системы — объединяют различные функции предприятия, включая финансовый учет, управление запасами, кадрами и другие. Подходят для крупных предприятий с разветвленной структурой. Самые известные: SAP ERP, Oracle, Microsoft Dynamics 365 Finance.

  • Microsoft Excel подходит для малых предприятий, позволяет создавать сложные таблицы, отчеты, графики и выполнять расчеты. Как использовать Excel в бухгалтерии можно прочитать в статье-инструкции «Excel для бухгалтера: 12 полезных инструментов, приемов и функций».

Также на техническом этапе разрабатывают формы учетных регистров и устанавливают порядок осуществления записей в них. Внедряют программное обеспечение и интегрируют его с другими системами на предприятии (это могут быть готовые программы или собственные разработки).

  1. Управление бухгалтерией — заключительный этап. На нем выбирают форму организации подразделения (штатная бухгалтерия или специалисты в аутсорсе), разрабатывают его структуру, проводят подбор и подготовку персонала.

Ответственность за организацию учета всегда несет владелец и руководство предприятия, а также финансовый директор и главный бухгалтер, если такие должности есть в компании. Если есть главный бухгалтер, он отвечает за соблюдение методологии бухгалтерского учета, своевременное составление финансовой отчетности и организацию контроля за отражением на счетах всех хозяйственных операций.

Поэтому на каждом предприятии организация финансового учета может выглядеть по-разному и зависеть этот процесс будет от размеров компании, вида и специфики ее деятельности. К примеру, на производственном предприятии организация учета может включать создание бухгалтерской службы с определением ответственных бухгалтеров за разные участки учета (запасы, создание, продажи), внедрение бухгалтерской программы, разработку правил дизайна первичных документов для отражения производственных и складских операций. Заниматься этим будет команда бухгалтерии.

А вот, например, в небольшом туристическом агентстве может и не быть главбуха, поэтому финансовым учетом может заниматься владелец или бухгалтер, который также будет подбирать интегрируемую с CRM бухгалтерскую программу, разрабатывать план учета и правила ведения первичной документации, но с учетом особенностей туристического бизнеса, поэтому объемы и участки учета будут совсем другие.

Какие документы нужны для организации финансового учета

На этапе организации финансового учета главный бухгалтер определяет требования к его ведению, предоставлению документов и данных, необходимых для этого. А руководство компании должно обеспечить их неукоснительное соблюдение всеми подразделениями и работниками, имеющими отношение к ведению бухучета. Для этого на предприятии издают соответствующие приказы, инструкции и положения. К примеру, приказ «Об организации бухгалтерского/налогового учета на предприятии» или приказ «Об учетной политике предприятия».

Организация бухгалтерского учета регулируется также такими распорядительными документами, как положение о бухгалтерской службе, учетной политике, должностных инструкциях, графике документооборота, плане проведения инвентаризации и т.д.

Учетная политика — это совокупность принципов, методов и процедур, по которым предприятие должно формировать финансовую информацию о деятельности и составлять на ее основе отчетность. Создание учетной политики очень ответственный процесс, ведь по этим принципам предприятие будет учитывать свои активы и обязательства. 

И влияют на этот процесс разные факторы:

  • организационно-правовая форма предприятия, а также форма собственности;

  • вид и объем деятельности;

  • система налогообложения;

  • уровень квалификации работников бухгалтерской службы;

  • степень свободы по вопросам ценообразования;

  • информационное и техническое обеспечение и т.д.

Если ответственность за организацию бухгалтерского учета несет руководитель или собственник предприятия, то учетную политику формирует главный бухгалтер, а утверждает и вводит в действие приказом руководитель.

Приказ об учетной политике — это отдельный документ внутрихозяйственного пользования, который должен полно отражать особенности организации, ведения бухучета и составления отчетности на предприятии. Форму и содержание приказа компания может выбирать самостоятельно.

При формировании учетной политики главбухи руководствуются основными принципами бухгалтерского учета и финансовой отчетности. Ведь выбранная учетная политика будет действовать неизменно в течение календарного года и будет применяться в дальнейшем, если не произойдет существенных изменений в законодательстве или изменений в условиях работы или структуры предприятия. Потому что, если произойдут такие изменения, об этом нужно будет сообщить в пояснительной записке к годовой отчетности.

Отчетность в финансовом учете обычно делят на бухгалтерскую (финансовую), внутрихозяйственную (управленческую), статистическую и налоговую. Но управленческий учет часто выделяют как отдельный вид внутрихозяйственного учета, который, в отличие от бухгалтерского, не обязателен — его ведут только по запросу высшего руководства. Поэтому рассмотрим бухгалтерскую отчетность, которую составляют в обязательном порядке ежеквартально и раз в год для внешних и внутренних пользователей.

Годовая бухгалтерская отчетность включает в себя Баланс и несколько отчетов.

  • Баланс предприятия (форма № 1) отражает связь активов с источниками их формирования, обеспечивает контроль и анализ наличия имущества предприятия, показывает уровень финансовой устойчивости и платежеспособности предприятия.

  • Отчет о финансовых результатах (форма № 2) содержит информацию о формировании прибыли от реализации продукции и услуг, об использовании полученной прибыли.

  • Отчет о движении денежных средств (форма № 3) информирует об источниках поступления средств и их использовании в отчетном периоде.

  • Отчет о собственном капитале (форма № 4) отражает изменения в составе собственного капитала предприятия в течение отчетного года.

Перед началом составления финансовой отчетности проводят кропотливую подготовительную работу:

  • проверяют полноту отражения хозяйственных операций в текущем учете и оформляют соответствующими документами;

  • проверяют правильность учетных записей, сверяют данные статистического и аналитического учета;

  • сверяют распределение расходов и доходов между смежными отчетными периодами;

  • проверяют состояние расчетов, списывают нереальную дебиторскую и кредиторскую задолженность;

  • определяют фактическую себестоимость выпускаемой и реализуемой продукции;

  • определяют и списывают финансовый результат от реализации продукции и других операций, а также списывают прибыль, использованную в течение года;

  • перед составлением годового отчета проводят полную инвентаризацию.

Годовую и квартальную отчетность составляют все предприятия, за исключением совместных предприятий с иностранными инвестициями. Предоставляют ее учредителям, органу государственной статистики и другим учреждениям, в соответствии с законодательством. Квартальную отчетность представляют до 25 числа месяца, следующего за отчетным кварталом, а годовую — не позднее 15 февраля года, следующего за отчетным. Содержание и форма отчетов должны соответствовать национальным положениям бухгалтерского учета и международным, если компания ведет учет по МСФО.

Освойте основы международного финансового учета всего за 100 дней на онлайн-курсе «ACPM: МСФО»! После регистрации на курс – первый урок доступен бесплатно.

Кто вовлечен в процесс организации учета и с какими проблемами сталкиваются специалисты

Бухгалтерия — основной отдел, который ведет учет финансовых операций. Возглавляющий его главбух должен наладить учетный процесс и работу бухгалтерской службы, в соответствии со спецификой деятельности предприятия. А для этого он должен не только владеть техникой ведения бухгалтерского учета, контроля за операциями и навыками анализа, но и уметь грамотно организовать все составляющие процесса.

Финансовый директор играет ключевую роль в организации финансового учета предприятия. Он отвечает за стратегическое планирование, разработку и мониторинг бюджетов, установление эффективного финансового контроля и управления ликвидностью. Главный бухгалтер, как правило, подчиняется финдиру, и от успеха их взаимодействия зависит эффективность функционирования финансового учета предприятия.

Как выглядит сотрудничество главного бухгалтера и финансового директора в организации финансового учета

 

Главный бухгалтер

Финансовый директор

Разработка финансовой стратегии

Предоставляет детальную информацию про текущее положение финансов.

Учитывает эту информацию при определении стратегических направлений развития.

Разработка бюджета и контроль расходов

Обеспечивает составление сбалансированного и реалистичного бюджета.

Отслеживает соответствие результатов плановым показателям.

Финансовый анализ

Предоставляет данные для анализа.

Использует эти данные для финансового анализа.

Внутренний контроль

Отвечает за формирование отчетности согласно требованиям законодательства и контроля. Взаимодействует с внешними и внутренними аудиторами.

Отвечает за эффективность системы внутреннего контроля.

Налоговая стратегия

Мониторит налоговые изменения, отвечает за своевременность и полноту уплаты налогов, формирование налоговой отчетности.

Сотрудничает с главбухом для разработки оптимальной налоговой стратегии, отвечающей стратегическим целям компании.

Обеспечение точности финансовой информации

Отвечает за точность, надежность финансовой информации.

Способствует пониманию этой информации на стратегическом уровне (высшее руководство, владельцы бизнеса) и использует ее для принятия решений.

Кроме бухгалтерии, в организации финансового учета участвуют специалисты из других подразделений компании.

  • Финансовые менеджеры отвечают за планирование и контроль финансовых ресурсов предприятия, решают вопросы ликвидности и оптимизации финансовых процессов.

  • Руководитель отдела внутреннего контроля осуществляет контроль за финансовыми операциями для избежания ошибок и мошенничества.

  • Внутренние аудиторы занимаются проверкой финансовой отчетности для уверенности в ее точности и соответствия требованиям.

  • IT-специалисты отвечают за выбор, настройки и поддержку программного обеспечения для финансового учета, а также занимаются его автоматизацией.

  • Юристы могут участвовать в организации финансового учета, особенно, когда сталкиваются с вопросами юридической ответственности, налоговым правом, аудитом и т.д.

Нередко при организации финансового учета возникают разные ошибки и проблемы. К примеру, неправильный учет затрат в нефинансовых отделах может привести к недооценке настоящих затрат на производство или услуги. А ошибки в первичной документации, составленной работниками разных подразделений, могут привести к потере важных финансовых данных в бухгалтерском учете и усложнить аудит.

Чтобы не допустить серьезных нарушений в учете, главный бухгалтер или финансовый директор должны:

  • проверять систему учета затрат на ее правильность и вносить коррективы;

  • сотрудничать с руководителями отделов для лучшего понимания расходов;

  • создать систему хранения первичных документов — они должны быть легкодоступны и упорядочены для дальнейшего аудита или проверок;

  • ввести четкие формы и процедуры сбора и хранения первичных документов, проверять их на корректность.

А во избежание штрафов от налоговой необходимо уже на этапе организации учета привлечь квалифицированного специалиста или консультанта по налоговому аудиту, который поможет разработать налоговую стратегию (или сможет исправить в ней ошибки и нарушения, если предприятие уже работает).

Преимущества организации и оптимизации финансового учета

Рационально организованный финансовый учет обеспечивает точность учетных записей и дает полное и непрерывное отражение хозяйственных процессов за отчетный период. Кроме этого, организация финансового учета приносит компании целый ряд преимуществ и выгод:

  • помогает эффективно распределять и использовать ресурсы компании, включая денежные, человеческие и другие активы;

  • способствует принятию обоснованных управленческих решений — руководство анализирует финансовые отчеты и прогнозы для определения оптимальных стратегий развития;

  • позволяет избежать финансовых рисков и обеспечить эффективный контроль за финансовой деятельностью компании;

  • доступ к точной финансовой информации позволяет оптимизировать налоговую стратегию и использовать доступные налоговые преимущества;

  • четкий финансовый учет делает компанию более привлекательной для инвесторов и кредиторов;

  • позволяет компании эффективно управлять ликвидностью, что особенно важно в условиях изменений рынка или экономической нестабильности.

Но даже грамотно построенный финансовый учет нуждается в постоянной оптимизации. Например, автоматизация учета позволяет значительно сократить время выполнения рутинных операций, уменьшает вероятность ошибок и улучшает точность финансовой информации. Что приводит к повышению эффективности работы бухгалтерского отдела.

Интеграция облачных технологий позволяет быстро получать доступ к финансовой отчетности и документам из любого места, способствуя принятию оперативных решений. А использование таких аналитических инструментов, как Power BI позволяет планировать и прогнозировать потребности в денежных средствах, что облегчает управление ликвидностью и своевременную оплату обязательств. Кстати, в нашей академии есть онлайн-курс по бизнес-анализу, на котором можно научиться профессионально работать в BI-системах и анализировать финансовые данные.

Для улучшения процессов финансового учета также необходимо:

  • выбрать надежную облачную платформу для бухгалтерского учета и научить персонал в ней работать;

  • рассмотреть возможность внедрения ERP-системы для интегрированного управления всеми бизнес-процессами, включая финансовый учет, настроить систему для оптимизации производственных, финансовых и логистических процессов;

  • использовать бизнес-анализ данных —  изучить аналитические инструменты, отвечающие конкретным потребностям компании.

И самое главное, нужно постоянно развивать персонал бухгалтерии и финансового отдела. Эффективность организации бухгалтерского учета, в первую очередь, проявляется в своевременном формировании информации о финансовом состоянии компании. И именно изучение новых технологий и финансовых инструментов, постоянное обновление знаний по национальному законодательству и нормам международного учета сможет это обеспечить.

Будьте на шаг впереди коллег! Научитесь организовывать финансовый учет по международным стандартам и подтвердите квалификацию престижным дипломом ACCA ДипИФР! Запишитесь на комплексную программу подготовки к этому экзамену и получите бесплатный доступ к первым 3 урокам курса!

Рекомендуем пройти:

Тест для пользователей Excel

Тест для пользователей Excel