10 програм для кадрового обліку в Польщі: переваги, відмінності та критерії вибору

Працювати з людьми й так нелегко, а вести їх облік кадровику у Польщі — задачка цікава і відповідальна. Особливо для українських кадровиків, які щойно опанували нюанси польського обліку та тільки починають працювати. На щастя є програми, які полегшують цей процес автоматичним розрахунком заробітної плати, складанням декларацій в ZUS, податкову, та ще багато чим. Але таких програм у Польщі дуже багато, і на кожній фірмі може стояти своя система, тому ніколи не знаєш, з якою доведеться працювати на новому місці роботи.

Щоб спростити роботу нашим кадровикам у Польщі, ми зробили добірку з 10 найпопулярніших систем для ведення кадрового обліку, якими користуються бюро та польські підприємства. А також дізнались критерії, які допоможуть обрати програму, якщо раптом доведеться цим займатися самостійно.

Якими програмами користуються польські кадровики

Огляд програм з кадрового обліку в Польщі

1. ТЕТА HR

2. Gratyfikant GT

3. R2płatnik

4. LeftHand Kadry i Płace

5. Pakiet Przedsiębiorcy Kadry i Płace

6. Kadry, Płace ZUS PRO

7. Comarch ERP Optima Kadry i Płace

8. Symfonia ERP HR and Payroll

9. Enova365 Kadry Płace

10. Promax Płatnik

Як обрати програму з кадрового обліку в Польщі

Якими програмами користуються польські кадровики

Як малі, так великі компанії Польщі зобов’язані вести кадровий облік. Навіть якщо у ФОПа лише один працівник, треба подавати звітність до ZUS, сплачувати податок PIT та вести документацію — самостійно або звертатись до кадрових бюро, які нерідко поєднані з бухгалтерськими конторами. Тому будь-яка польська компанія стикається з вибором програми для кадрового обліку. Але вимоги до програми у маленької фірми чи великої корпорації будуть різні. 

На відміну від малих та середніх фірм, де працює один кадровик або віддають кадровий облік стороннім підрядникам, на великих підприємствах є окремі кадрові відділи. Фахівці в таких відділах ведуть документацію, пов’язану з працевлаштуванням, договорами та нарахуванням заробітної плати. Займаються розрахунками податків та внесків, контролюють дотримання правил охорони праці, а в деяких організаціях відповідають і за процеси найму.

Тому для невеликих кадрових бюро достатньо простої програми для нарахування зарплати та оплати податків. А більші підприємства можуть потребувати потужніших рішень. І тому можуть використовувати, так звані, системи управління персоналом або HRMS, які об’єднують управління персоналом, облік заробітної плати, навчання, HR-аналітику та інші функції в єдиній системі. 

Але в будь-якому випадку кожна програма для кадрового обліку, проста чи складна, має легко інтегруватись з іншими системами для обліку фінансів, складу, якими користуються інші відділи в компанії. Як розповідає Олена Бабенко, випускниця академії, що працює бухгалтером в податково-правовому бюро в Польщі, в їхній компанії працюють у системі Insert GT, яка має різні модулі. Кадровий облік ведуть у програмі Gratyfikant Gt, яка інтегрується з бухгалтерською програмою того ж пакету — Rewizor Gt (в ній особисто працює Олена). З її слів, інтеграція між програмами необхідна, щоб працівники бюро, кадровики та бухгалтери, могли обмінюватися необхідними даними. Це дозволяє уникнути подвійної роботи.

Пакет програм Insert GT розрахований на ведення обліку для малих та середніх компаній. Тому невелике кадрове бюро може обрати цю програму, в той час, як кадровий відділ на підприємстві, скоріш за все, буде вести облік в модулі великої ERP-системи. На кшталт, Optima Płace i Kadry від Comarch ERP або в Enova, які, окрім кадрового обліку, дозволяють керувати HR-процесами в компанії.

Але не всі польські компанії ще працюють в єдиних системах для кадрового та бухгалтерського обліку. Як розповідає випускниця Ірина Ковальська, яка працює кадровиком у польсько-українській компанії, на деяких підприємствах все ще користуються таблицями Excel — виконують розрахунки та готують звіти. А в їхній компанії кадровий облік ведуть взагалі в 1C, через те, що компанія співпрацює з українськими компаніями та ФОП, а європейські програми не мають такого функціонала, який потрібен саме їхній компанії. Хоча наразі вони вже планують переходити на польську систему, єдину для кадрового та бухгалтерського обліку. В тому числі розглядають і тестують Symfonia, але, як каже Ірина, там теж є свої нюанси.

Тож які програми найчастіше обирають кадровики у Польщі, що ці програми вміють та чим відрізняються? Розберемо 10 найпопулярніших. 

Огляд програм з кадрового обліку в Польщі

Асортимент програмного забезпечення для кадровиків дуже великий, тому ми зосередилися насамперед на рішеннях, які пропонують щось більше, ніж просто розрахунок заробітної плати та облік робочого часу.

1. ТЕТА HR

TETA HR від групи Unit4 — це гнучке та функціональне програмне забезпечення для кадрів і розрахунку заробітної плати, яке дозволяє одночасно вести HR-процеси, розраховувати винагороду та керувати розвитком співробітників. Підходить для середніх, великих компаній на 250-500 співробітників, холдингів та установ з розгалуженою структурою. 

Переваги програми: 

• відповідає польському законодавству та постійно оновлюється;

• підтримує опцію цифрового підпису кадрових документів;

• співробітники мають доступ до системи, можуть самостійно оновлювати дані, бачити платіжні відомості з розрахунку заробітної плати та ПДФО; 

• керівництво також має постійний доступ до даних про співробітників;

• дозволяє генерувати дані у формі звітів, які можуть містити інформацію про працевлаштування, винагороду, кваліфікацію співробітників, а також досягнення поставлених цілей і результати процесів найму;

• має мобільний додаток.

Система доступна в кількох варіантах — компанія може саме вести кадровий облік на сервері, користуватись програмою у форматі обслуговування SaaS. Або може віддати це питання на аутсорсинг фахівцям Unit4. Можна обрати будь-яке рішення, що відповідає поточній ситуації та потребам організації, а потім змінити модель доступу, якщо умови в компанії зміняться. 

2. Gratyfikant GT

Gratyfikant GT є частиною системи InsERT GT, тому інтегрується з іншими програмами цієї системи: з Rachmistrz GT — це книга доходів і витрат, та фінансово-бухгалтерською системою Rewizor GT. Компанії, які вже використовують ці продукти, ймовірно, вирішать застосувати саме цю систему, але підходить вона насамперед малим та середнім підприємствам, тому що ліцензія на базову версію Gratyfikant GT дозволяє розрахувати винагороду максимум для 30 співробітників. Але можна купити окремо розширення.

Переваги Gratyfikant GT:

• дозволяє укладати різні види договорів, вести облік робочого часу, формувати платіжні відомості;

• облік працівників від початку роботи до припинення трудового договору (медичні огляди, курси з охорони праці, нагороди, стягнення, трудова історія тощо);

• полегшення та автоматизація розрахунку місячної винагороди;

• розрахунок і друк податкових декларацій PIT до податкової служби, а також формування даних для декларацій ZUS;

• можна експортувати дані в програму Płatnik;

• нагадує у сповіщеннях про прострочені, незавершені дії та щомісячні підсумки;

• адаптована до чинних норм законодавства.

Головна сторінка в програмі Gratyfikant — функціонал простий та інтуїтивно зрозумілий

Функціонал Gratyfikant GT можна розширити, встановивши спеціальні пакети. Після придбання ліцензії InsERT GT надається доступ до безкоштовного 3-місячного післяпродажного обслуговування, куди входять оновлення та технічна підтримка. Але для початку можна безкоштовно завантажити пробну версію програми, яка буде доступна 45 днів без обмежень у функціоналі. 

3. R2płatnik

Програма R2platnik складається з кількох модулів, які дозволяють вести облік робочого часу, розраховувати винагороду відповідно до чинних норм, керувати договорами зі співробітниками та автоматизувати розрахунки з податковою інспекцією і ZUS. Крім того, програма нагадує про дати проходження медичних оглядів та інструктажів з охорони праці.

Переваги:

• можна обслуговувати кілька організацій будь-якої організаційно-правової форми;

• дозволяє генерувати кілька різних платіжних відомостей, що робить його також корисним для бюро;

• можна додати нестандартні компоненти оплати праці, які відповідають положенням про оплату праці конкретної компанії;

• можливість імпорту даних про співробітників (включаючи початковий баланс) з програми Płatnik ZUS та інших систем;

• у випадку працевлаштування людей з обмеженими можливостями, є співфінансування з PFRON через співпрацю з Системою обслуговування субсидій (SOD);

• автоматичне оновлення програми через інтернет (або поштою);

• співпраця з будь-якою банківською системою забезпечує своєчасну виплату заробітної плати.

Так виглядають записи даних працівників у програмі R2platnik 

Система доступна в декількох варіантах, які можна вибрати залежно від кількості співробітників:

• модуль «витрати» — дозволяють детально розраховувати понесені витрати, розподіливши їх по замовленнях і відділах;

• модуль «відрядна оплата» — передбачає розрахунок найманих працівників на відрядній основі, плата формується на основі списку продуктів і видів діяльності. 

Система характеризується відносно низькою ціною, адаптацією до розміру компанії та швидким впровадженням. Тому підходить невеликим фірмам та кадрово-бухгалтерським бюро. Подивитись більш детальний огляд програми можна на ютубі.

4. LeftHand Kadry i Płace

LeftHand HR and Payroll — це комплексна програма з управління персоналом та розрахунку заробітної плати. Система призначена для різних організацій, бюджетних установ, компаній, бюро і навіть бухгалтерій.

Переваги LeftHand:

• дозволяє створювати електронні декларації PIT, звіти для GUS, ZUS, PFRON(SOD) та інші;

• може готувати різні види розрахунків, у тому числі заробітної плати, прогулів, пільг;

• можна розраховувати винагороду осіб, які працюють за трудовими договорами, а також за дорученнями та менеджерськими контрактами;

• ведення індивідуальних і групових календарів, а також друк індивідуальних кадрових документів;

• ведення обліку робочого часу окремих працівників та контроль кількості використаних днів відпустки;

• експорт даних до системи Płatnik;

• широкі можливості конфігурації для всіх галузей промисловості.

При необхідності компанія може придбати навчання, яке допоможе ознайомитися з використанням програми. Але її можна спочатку протестувати, скориставшись безкоштовним доступом впродовж 35 днів. 

5. Pakiet Przedsiębiorcy Kadry i Płace

Kadry i Płace — програма, яка містить повний набір інструментів і функцій для ведення кадрового обліку та розрахунку зарплати. Вона призначена лише для роботи на комп’ютерах з операційною системою Windows. 

Програма Kadry i Płace на вигляд дуже проста — на скриншоті вікно вибору типу нового контракту

Переваги Kadry i Płace:

• дозволяє формувати різні звіти;

• є функція автоматичної проводки заробітної плати в книзі доходів і витрат;

• дозволяє використовувати власні шаблони контрактів і налаштовувати зовнішній вигляд інтерфейсу на свій смак;

• можливість експорту документів до Płatnik;

• формування декларацій PIT та надсилання бланків до системи e-Deklaracje, а також відправлення документів ZUS в систему ZUS-PUE;

• можливість розрахунків для необмеженої кількості компаній, що дозволяє використовувати програму для кількох підприємств або в бюро для розрахунків клієнтів;

• безпека даних та додаткове електронне архівування резервних копій у хмарі.

Протягом першого року використання компанія гарантує технічну та сервісну підтримку онлайн, а також автоматичне та безкоштовне оновлення програмного забезпечення. Після покупки програми пропонується довічна ліцензія. Але оновлення в наступні роки потребують додаткових витрат. Безкоштовно потестувати програму можна протягом одного місяця.

6. Kadry, Płace ZUS PRO

Програма Kadry, Płace ZUS PRO від польського виробника DGCS SA дозволяє вести кадровий облік, нараховувати заробітну плату та розраховуватися з податковою службою і ZUS. Програма доступна в різних версіях, призначених для організацій різного розміру (наймасштабніша версія дозволяє керувати персоналом понад 500 осіб). Також є можливість обслуговувати багато компаній одночасно, тому підходить і для кадрових бюро.

Переваги програми:

• постійно оновлюється, тому відповідає нормам законодавства;

• можна вести облік персональних даних працівників, контрагентів та власників;

• нараховування заробітної плати за різними системами оплати праці;

• полегшує розрахунки з податковою інспекцією та ZUS;

• є підсумок пільгових днів і стажу роботи, точне визначення робочого часу, розрахунок відпусток, облік неявок тощо;

• як і інші програми, співпрацює з Płatnik.

За словами розробників, програма настільки зручна, що не становить проблеми навіть для користувача-початківця. Переконатись в цьому можна у пробній версії програми, яка доступна безкоштовно 30 днів.

7. Comarch ERP Optima Kadry i Płace

Програма Optima Kadry i Płace — це окремий модуль у великій ERP-системі Comarch, який призначений для автоматизації процесів кадрової роботи та розрахунку заробітної плати. Comarch пропонує два варіанти цієї програми: стандартний «Платежі та кадри» та розширений «Платежі та кадри плюс» з додатковими функціями.

• регулярне оновлення та швидке реагування на зміни законодавчих вимог;

• облік і розрахунок працівників, прийнятих за трудовим договором, у тому числі укладених з іноземцями;

• розрахунок заробітної плати працівникам, направленим на роботу за кордон, та тимчасовим співробітникам;

• повна електронна документація співробітників;

• повністю інтегрована із програмою Płatnik та системою e-Deklaracje для розрахунків з ZUS та автоматичного надсилання податкових декларацій до податкової служби;

• програмою можна користуватися онлайн у Comarch Cloud за місячною підпискою.

З мінусів — в програмі немає розширених функцій HR, але її можна налаштувати під конкретні потреби підприємства.

Так виглядає процес додавання нового співробітника у системі Comarch Optima 

Інтерфейс та функціонал у Comarch непростий, тому, щоб розібратись у програмі, радимо подивитись навчальні відео на ютуб-каналі розробника. Програму також можна безкоштовно потестувати у демо-режимі.

8. Symfonia ERP HR and Payroll

Програма HR and Payroll від Symfonia створена для управління кадровими документами та заробітною платою в малих та середніх компаніях. Також вона дозволяє підтримувати основні HR-процеси: від працевлаштування до навчання, комунікації та розвитку співробітників. 

Переваги програми:

• підтримує різноманітні форми зайнятості, в тому числі й за цивільноправовими договорами;

• веде автоматичний облік робочого часу та розрахунок винагороди (щомісяця нарахована заробітна плата вчасно перераховується на рахунок працівника);

• включає формування та надсилання обов'язкових звітів до ZUS, податкової, даних для GUS та PFRON, електронну обробку PPK, облік та перекази;

• дозволяє створювати власні поля для записів даних та адаптувати програму до вимог компанії (додати логотип, водяний знак тощо);

• працівники можуть самостійно на порталі перевірити свої дані, платіжні квитанції, робочі години або подати заяву на відпустку. 

Після придбання програми, компанія може скористатися основною підтримкою в довідковому центрі Symfonia — отримати відеопосібники, професійне навчання, а також технічну підтримку. 

9. Enova365 Kadry Płace

Модуль «Kadry Płace» від системи Enova пропонує повне обслуговування персоналу та оплати праці: від наймання до розвитку персоналу. Програма відповідає всім вимогам польського законодавства у сфері кадрового обліку, розрахунку винагороди, податків та внесків ZUS. Підходить підприємствами з різними видами діяльності, державним установам та міжнародного бізнесу (є доступ до всіх функцій, необхідних для мультивалютних розрахунків). 

Переваги Enova:

• дозволяє записувати різну інформацію, зокрема, персональні дані співробітників або підрядників, дані про членів сімей співробітників, правила оплати праці, податкові дані;

• можна самостійно визначити графіки робочого часу та складові винагороди (оплата штатних посад і різного роду контрактів); 

• полегшує подачу багатьох типів декларацій: податкових, реєстраційних та розрахунків по ZUS;

• працює з програмою Płatnik і реєстраторами робочого часу;

• працює з будь-якого пристрою з доступом до інтернету;

• є можливість самообслуговування для працівників (можуть подавати електронні заяви);

• допомагає в рекрутингу — можна зареєструвати кандидата, проаналізувати його документи, провести оцінку, а потім працевлаштувати його в будь-якій формі.

Пробного доступу немає, але можна замовити безкоштовну презентацію програми на сайті розробника.

10. Promax Płatnik

Програма Promax Płatnik, так само як і інші, підтримує основні функції для ведення кадрового обліку — документообіг, розрахунок заробітної плати, декларації до ZUS та податкової. Унікальність її в тому, що вона підходить для будь-якої компанії: від кількох людей до сотень працівників. Бо дозволяє підлаштовувати програму під потреби фірми — вводити власні змінні, правила та параметри.

Приклад розрахунку внесків в ZUS у програмі Promax Płatnik

Які є ще переваги у Promax Płatnik: 

• може автоматично готувати відомості та перераховувати їх при введенні нового параметра;

• дозволяє зберігати особисті дані, вести архіви персоналу, керувати робочими графіками;

• можливість самостійно змінювати параметри : податкові, зарплатні, дані платника, шаблони документів та інші. 

• є експорт даних і звітів до програм платника ZUS та ePłatnik, експорт даних PPK до фінансових установ, а також експорт переказів в популярні програми електронного банкінгу;

• можна встановити на кількох різних комп’ютерах або працювати в мережі, вдома без додаткових витрат;

• легко встановлюється на комп’ютер, сумісна з останніми версіями Windows;

• ліцензія без фіксованих або прихованих комісій, без часових ключів тощо;

• є можливість отримати доступ до розширеної довідки, щоб полегшити впровадження та роботу програмного забезпечення. 

Також це єдина програма, ціну якої розробник вказує на сайті — від 240 злотих. Також можна завантажити безкоштовну пробну версію програми з повним функціоналом.

Тож залежно від розміру та специфіки компанії, знадобляться різні рішення. Як обрати програму та на що дивитись в першу чергу? 

Як обрати програму з кадрового обліку в Польщі

Перш ніж обрати програмне забезпечення, варто відповісти на питання, для яких завдань воно буде використовуватися та наскільки добре воно адаптується до вимог компанії. Правильно підібрана система повинна мати зрозумілий інтерфейс, не бути надто складною в опануванні, забезпечувати інтеграцію з бухгалтерською системою та виконувати багато функцій, які необхідні саме вашій компанії. Але це далеко не всі критерії, які варто врахувати у підборі програми.

• Функціональність. Хороша система з кадрового обліку повинна керувати процесами співробітників від початку до кінця: від створення платіжної відомості, виплати заробітної плати, управління робочим часом до розрахунків з податковою інспекцією та ZUS. Також добре, якщо обраний додаток має функції, корисні вже на етапі підбору нової людини. Це коли після працевлаштування людини не потрібно заповнювати її дані повторно, а керівник може легко перенести всі дані в базу співробітників.

• Створення платіжних відомостей та рахунків. Програма має легко створювати рахунки-фактури та платіжні відомості за трудовими та цивільноправовими договорами. Якщо ви також ведете облік, то вони мають проводитись автоматично, відповідно до встановленої форми обліку. Але генерування розрахунків — це ще не все. Варто подбати про те, щоб програма надала можливість перевірити, як були отримані кінцеві результати. Надрукований документ має бути чіткою та легкою для тлумачення.

• Формування звітів. Можливість швидкого створення різних типів звітів може дуже спростити роботу. Доступ до такого типу документів, отриманих на основі попередньо введених даних, знадобиться для оцінки співробітників, аналізу системи управління персоналом та оцінкою загального стану компанії.

• Зручність інтерфейсу. Добре, якщо програма дозволяє використовувати комбінації клавіш, має функції, які полегшують перемикання між вікнами, надає контекстні довідки. А також передбачає розширення функціонала. Також програма має бути доступна у кількох мовних версіях, наприклад, польською та англійською, щоб нею могли користуватися іноземні підрядники та іншомовні співробітники.

• Безпека даних. Інформація, яку вносять до бази кадрів і зарплатних програм, є конфіденційною. Тому програма повинна забезпечувати повний захист як щодо її зберігання, так і обробки. Також варто подбати про персоналізацію прав користувачів відповідно до їх компетенцій. Це дозволяє звести до мінімуму ризик доступу неавторизованих осіб до захищених даних (наприклад, варіантів нарахування заробітної плати). 

І ключовий аспект — це наявність оновлень та технічної підтримки. Працівники компанії повинні мати можливість прочитати інформацію про оновлення, а потім завантажити та встановити його самостійно. Щоб бути впевненими, що ці операції безпомилкові, безпечні та відповідають чинному законодавству. Також варто перед придбанням програми уточнити, чи входять у вартість ці оновлення, технічна підтримка, а також скільки користувачів можуть працювати в програмі. Можливість отримувати підтримку від розробників програми та навчання персоналу з їхнього боку дуже важливі. Бо вивчення нової програми потребує часу та може викликати чимало питань. 

Також перед покупкою програми розробники радять:

• провести поглиблений аналіз кадрових та зарплатних потреб компанії. Це дозволить адаптувати інструмент до потреб організації та на подальшому етапі значно покращити його впровадження. Наприклад, варто звернути увагу на методи збору даних у компанії — здійснюється він за допомогою простого Excel чи інструменту реєстрації робочого часу (TCP);

• перевірити сумісність інструменту з іншими рішеннями, що використовуються в компанії. До яких програм і в якому форматі експортуються дані. Наприклад, майже всі компанії використовують програмні рішення, які підтримують зв’язок із ZUS та податковою інспекцією для надсилання декларацій. Варто перевірити, чи є імпорт та експорт даних з цих та інших систем, наприклад, до програми Płatnik ZUS. Та чи є можливість надсилати е-декларації за допомогою електронного підпису. 

І вже на першому етапі підбору програми варто залучити людей з різних відділів компанії, наприклад, керівництво, менеджерів та відповідальних за бухгалтерію, щоб разом підготувати список питань, які полегшать вибір інструменту. Також варто скористатись демоверсіями різних програм — це дозволить ознайомитися з їхнім інтерфейсом, можливостями, порівняти функціонал та все ретельно зважити.