Управленческий баланс: зачем нужен и как взаимосвязан с другими отчетами

В управленческом учете Баланс не нужен. Такое мнение можно услышать не только от руководства компаний, но и от некоторых финансистов и бухгалтеров. И даже не все программы для управленческого учета имеют Баланс в своем арсенале. Что уж говорить про собственников бизнеса, которым совершенно некогда изучать теорию учета и отчетности.

Согласно же теории, в отчетности должны присутствовать все три «кита»: Отчет о движении денежных средств (о деньгах или CF), Отчет о доходах и расходах (о прибыли или PL) и его величество, Баланс. 

Почему же так? Разберем по пунктам:

• Два основных отчета: Отчет о прибыли и Отчет о деньгах
• Третий основной отчет: Баланс
• Составление управленческого баланса
• Управленческий баланс: примеры из жизни

Два основных отчета: Отчет о прибыли и Отчет о деньгах

Вопроса о том, учитывать ли доходы и куда потрачены заработанные средства — ни у кого не возникает. Поэтому Отчет о движении денег и Отчет о прибыли (или хотя бы один из них) составляют все. Процесс их составления прост и понятен.

Но не все учитывают, что в бизнесе всегда идет одновременно два отдельных потока информации о любой сделке:

1) данные о поступлении и выбытии денег — на их основе создается Отчет о деньгах;

2) данные о начислении доходов и расходов — на их основе создается Отчет о прибыли.

Иногда эти данные совпадают в периоде. Например, отгрузили товар и сразу получили деньги. Начислили зарплату и в этом же месяце выплатили. Тогда Отчет о деньгах и Отчет о прибыли будут идентичны.

Но чаще эти потоки разнятся во времени: 

• товар отгрузили, деньги пока не получили — образовалась дебиторская задолженность. В Отчете о прибыли доход есть, а поступления денег в Отчете о деньгах — нет;

• услуги от маркетолога получили, но не оплатили — образовалась кредиторская задолженность. В Отчете о прибыли расход есть, а выплат в Отчете о движении денег — нет.

Так возникает разница в двух основных отчетах. И чем больше обороты, количество операций, контрагентов и тому подобного, тем больше различий. Возникают вопросы:

• Почему прибыль есть, а денег нет? Или наоборот…

• А если деньги есть, то можно ли все забрать на дивиденды?

• А почему такая разница? И вообще, правильные ли данные в основных двух отчетах? 

Кроме того, эти различия: кредиторская и дебиторская задолженности, амортизация, расходы и доходы будущих периодов и прочее — приходится фиксировать в других таблицах-отчетах. Все они тоже могут иметь ошибки. Случайные (забыли что-то записать, неправильно учли в программе) или даже умышленные (в случае воровства). И как их заметить, если каждый отчет сам по себе?

Вот здесь на сцену и выходит третий отчет — Баланс. Именно в нем сводятся воедино все данные о том, как же изменился бизнес за анализируемый период. В Баланс переносят итоговые данные из всей этой кипы отчетов. 

Третий основной отчет: Баланс

Баланс состоит из двух частей, которые должны быть всегда равны: Актив и Пассив. Если Баланс сошелся, значит все изменения в товаре, деньгах, долгах и т.п. учтены в отдельных отчетах правильно — нигде ничего не потеряли, не украли, не забыли учесть. 

Давайте посмотрим на примере, как это происходит:

Мы организовали фирму по предоставлению юридических услуг. Внесли на расчетный счет $600 (увеличили Баланс в статьях Деньги и Уставной фонд).

Оказали услугу на $400, но денег получили только часть — $50 (образовалась Дебиторская задолженность $350 и увеличилась статья Деньги на $50).

За месяц начислили зарплату на $350, но оплатили только $100. (образовалась Кредиторская задолженность $250 и уменьшилась статья Деньги на $100).

Приобрели и оплатили IT-программу для работы за $550 (увеличили Нематериальные активы и уменьшили Деньги).

В конце месяца составили три отчета:

Взаимосвязь трех управленческих отчетов

Можно увидеть, что Отчет о движении денег и Отчет о доходах и расходах — это отчеты о том, как двигались деньги и за счет чего сформировалась прибыль или убыток за определенный период. Т.е. они показывают динамику в периоде: было, пришло, ушло, осталось. По этому принципу строятся и другие учетные таблицы и отчеты.

Баланс показывает, что есть в вашем бизнесе (Актив) и чье оно (Пассив), ваше или заемное, на определенный момент времени. Он показывает статику (состояние бизнеса) в определенный день.

Составление управленческого баланса

Есть несколько основных способов составления управленческого баланса.

1. Заносить в Баланс каждую операцию, происходящую в бизнесе. Так происходит в IT-программах: с каждой записью прихода или расхода денег, товара и т.д. идет изменение данного отчета. 

2. Переносить в управленческий Баланс итоговые данные из соответствующих таблиц за месяц. Такой вариант используют, когда ведут учет в CRM или таблицах (Excel, Google). В этом случае отдельно учитывают товар, деньги, отгрузки, приход и т.п., а изменять вручную каждый раз Баланс нереально.

3. Брать остаток на предыдущий месяц и к нему прибавляется не итог, а изменение (дельта) из соответствующих таблиц за месяц. Но здесь важно обязательно сверять полученный результат в отчете с фактом. Например, что получилось в статье Баланса «Деньги» и что есть на расчетных счетах и в кассе на самом деле на конец месяца.

Анализ управленческого баланса

Анализ Баланса может быстро сказать, что из себя представляет бизнес, куда и с какой скоростью он движется:

• сколько денег, сырья, товара, основных средств (зданий, оборудования), нематериальных активов (программ, лицензий);

• сколько должны бизнесу и сколько бизнес должен кому-то (укрупненно, кому именно);

• сколько накоплено прибыли или убытка за время работы предприятия;

• сколько денег, своих и заемных, введено в оборот бизнеса — владеет ли собственник своим бизнесом или уже все принадлежит кредиторам.

Именно на основе статей Баланса проводится финансовый анализ работы бизнеса:

• показатели скорости работы бизнеса: оборачиваемость товаров, задолженности, операционный и финансовый циклы;

• рентабельность (прибыльность) активов и собственного капитала;

• финансовый рычаг (для кредита);

• ликвидность, платежеспособность и прочее.

Управленческий баланс: примеры из жизни

1. 1. Молодая активно развивающаяся торгово-производственная компания. Через два года работы нужны средства для расширения.

Один из владельцев имеет экономическое образование. Он создал систему таблиц для формирования показателей и основных отчетов, но без Баланса. Первичные данные хранятся в 1С.

Второй инвестор — иностранец, который попросил Баланс перед новыми инвестициями. Вроде бы несложно составить, ведь учет ведется. Однако при попытке построить отчет поняли, что Актив с Пассивом не сходятся на большие суммы. Где ошибки искать за два года работы, что корректировать в учете — никто не знает.

Итог: инвестор не захотел давать денег, пока не будет порядка в учете. При получении инвестиций и займов Баланс требуют все. 

2. ФЛП с оборотом в торговле $25000 в месяц. Составляли отчетность в гугл-таблицах способом 3. Быстро и красиво. Но итоги никто не сверял, и за 9 месяцев образовалась разница по статье Деньги более $3500 (в Балансе больше, чем по факту).

После поиска нашли неучтенные расходы на $2500, которые уменьшили итоговую прибыль. Это огорчило владельцев. Но еще уменьшили кредиторку:  оказалось, что ее давно оплатили. Это обрадовало всех.

По товару образовалось расхождение на $2000 в результате того, что в CRM товар списывали, но суммы списания CRM не показывала. И их никто в отчетности не учитывал. Только при сверке поняли, что важно доработать этот пункт автоматизации. А мы понимаем, что под списанием могло проходить элементарное воровство. Балансу нет альтернативы для контроля за текущей деятельностью.

3. Фирма предоставляет услуги проектирования — это долгосрочный процесс.

Начиная новый проект, каждый раз брали Аванс за половину работы. Денег в обороте всегда было достаточно, и в конце месяца их выводили полностью на дивиденды. Пока не наступил кризис и новые договоры практически прекратились. Оказалось, что нечем оплачивать расходы по проектам, которые уже оплатили клиенты. А их надо продолжать.

С помощью Баланса легко объяснили владельцам, что их бизнес держался на кредиторке — это надо анализировать перед выдачей дивидендов и создавать резервы.

Если прибыль маленькая, а денег много — скорее всего, в бизнесе большая кредиторка. И в балансе часто видно, какого она рода и срока.

Самый распространенный вопрос бизнеса: почему постоянно не хватает денег. Особенно это странно, если есть прибыль. Взглянув на Баланс, можно сразу сказать, что деньги в дебиторке, или товаре, или основных средствах.  Чтобы высвободить деньги из заморозки надо:

• активнее работать с клиентами по возвращению денег;

• срочно продавать товар и в будущем заказывать меньше, но чаще;

• рассматривать вопрос об оборачиваемости и финансовом цикле и т.д., которые также рассчитываются на основе Баланса.

Если прибыль есть, а денег нет, то Баланс покажет, где деньги компании.

Управленческий Баланс: плюсы для компании

1. Баланс — единственный способ проконтролировать текущую деятельность предприятия и правильность данных во всех остальных отчетах.

2. Баланс помогает проанализировать, что из себя представляет бизнес, куда и с какой скоростью он движется.

3. Компания обязана предоставить Баланс, если хочет привлечь инвестиции или займы.

Не составляя Баланс, вы лишаетесь возможности проводить очень важные аналитические исследования, делать выводы, находить ошибки и, главное, — управлять предприятием.