У нашей компании офисы расположены в трех странах, а сотрудники работают из разных точек мира. Поэтому команды активно используют онлайн-встречи, видеозвонки и практикуют работу за пределами офиса. Так что когда переход на дистанционный формат работы и учебы стал необходимостью, наша команда быстро подстроилась под него.
Для всех, кто привык работать вне дома, локдаун стал фактором дополнительного стресса. Из смолл-толков с бизнес-партнерами я узнал, что переход на удаленку был легким далеко не для всех. Одни говорят, что сложно мотивировать команду, другие упоминали, что дети стали хуже учиться вне школ и университетов.
Мы с топ-менеджерами международной образовательной платформы для изучения иностранных языков Preply встретились и обменялись опытом организации работы в удаленном формате. По результатам составили несколько практических рекомендаций, которые могут помочь легче справиться с переменами и эффективно выстроить учебный и рабочий процесс на удаленке.
Как оставаться продуктивным в любой точке мира
На удаленке человек остается один на один с рабочими задачами. С одной стороны, это помогает сконцентрироваться и решать их, не отвлекаясь на общение с коллегами. C другой стороны, человек склонен прокрастинировать, когда сталкивается с трудностями, которые требуют много энергии для решения.
Чтобы преодолеть прокрастинацию, предлагаю немного углубиться в ее механику.
Мозг человека состоит из трех частей: неокортекс, лимбический мозг и рептильный мозг. Так утверждает, в частности, нейрофизиолог Пол Маклин. По его словам, у разных частей мозга человека разные, конфликтующие между собой, цели.
- Неокортекс заботится о будущем.
- Рептильный мозг все время готов нажать на одну из трех своих «кнопок»: бей, беги, замри.
- Лимбический мозг требует удовлетворения всех потребностей здесь и сейчас. При этом у лимбического мозга есть участок, который буквально нагоняет на человека ужас. Речь о миндалине — источнике всех наших тревог. Из-за работы этого участка наши предки научились избегать опасностей и выжили. Из-за него же мы боимся всего неопределенного.
Поскольку ситуация с пандемией внесла абсолютную неопределенность и страх в общий эмоциональный фон человечества, каждому становится страшно добавлять себе еще больше страха.
Структура триединого мозга от Пола Маклина. Инфографика с сайта evgenosmak.com
Я сейчас упрощаю и объясняю метафорически. Далее мы переходим к практическим решениям.
Пример. Новая учебная программа, новая рабочая задача — это ситуация повышенной неопределенности.
“Получится ли ее решить?”, “Что станет со мной, если не получится?”, — каждый из нас задает себе такие вопросы на старте чего-то нового.
Чтобы избежать тревожащей ситуации, человек начинает откладывать дела на потом.
Иллюстрация: knife.media
Чтобы побороть откладывание принятия решения или дел на потом («прокрастинацию»), не нужно бороться. Первое, что необходимо сделать — это принять свою лень как неотъемлемую функцию мозга. Иначе мозг будет тревожиться из-за того, что он тревожится, и зайдет в порочный круг ошибок. Чем выше уровень кортизола, тем ниже когнитивные способности. То, есть, в состоянии страха ничего решить, сделать или выучить невозможно по определению.
Поэтому, первое — нужно понять, что мы ленимся не просто так, а чтобы избежать провала. Второе — необходимо спланировать, как прийти к позитивному результату наиболее оптимальным способом.
Например, представим такую ситуацию. На рабочую почту то и дело приходят письма, задачи на день расписаны, но вы начинаете отвлекаться на другие темы. Лимбический мозг концентрируется на этих стимулах. В таком случае можно поставить условие, в которых после выполнения задачи вы будете получать «вознаграждение» — выйти на небольшую прогулку, выпить кофе или прочитать интересную статью.
Помимо прокрастинации от тревоги может быть прокрастинация от усталости. Симптомы переутомления: можете делать что-то очень-очень простое или совсем не можете работать или учиться, начинаете больше отвлекаться, пить больше чая/кофе. В таком случае можно устраивать короткий отдых между задачами, например, заводить тайм-трекер на 20 минут и переключать внимание на другие процессы. А если это не помогает, то стараться организовать более длительный отдых.
Инструменты для организации работы
Любая работа, будь то интеллектуальный или физический труд — требует организации рабочего времени и пространства.
- Для организации рабочего пространства достаточно убрать все лишнее и создать себе максимально комфортные условия.
- Организация рабочего времени — это комплексный процесс, который требует опыта, внимательности и наблюдательности.
Перед тем, как приступить к важной задаче, я так же продумываю, сколько времени у меня займет ее выполнение. Как это сделать? Сразу оговорюсь, что мы в Preply не используем никаких специальных тайм-треккеров, чтобы отслеживать, сколько времени занимает выполнение задач у наших сотрудников или преподавателей. Но когда я спросил у коллег, как они рассчитывают время на выполнение задач, все дали примерно одинаковый ответ. Каждый из нас замерял, какое количество минут необходимо для решения типичных задач. Инструменты для отслеживания времени у всех разные: от настенных часов или секундомера в телефоне до специальных программ вроде Toggl Tracker.
Если говорить о том, какие инструменты для организации работы в команде мы используем сообща, то это:
- Zoom, чтобы созваниваться с коллегами и проводить митинги каждое утро;
- 1-on-1 meetings идеален, если вы управляете большой командой и каждый из сотрудников хочет индивидуально обсудить вопросы — программа помогает накапливать эти вопросы и составляет план встреч;
- Google Календарь — чтобы планировать встречи с учетом графиков других сотрудников;
- 15Five — помогает, в частности, узнать психоэмоциональное состояние каждого из трехсот сотрудников.
Один из принципов Preply — быть простым бизнесом. Мы стараемся упростить планирование, метрики и связь между ними. Получается довольно эффективно. Сейчас у нас работает 300 сотрудников около 40 разных национальностей. Офисы находятся в Киеве и в Барселоне. Также планируем открыть офис в США.
Сейчас у нас работает 250 сотрудников в офисах, которые находятся в Киеве и в Барселоне. Также планируем открыть офис в США.
Около 15 тысяч репетиторов, которые преподают языки студентам из 190 стран активно работают и учатся через нашу платформу. Вся коммуникация и обучение проходит в режиме онлайн с первого занятия. У нас получается объединять учителей и студентов в максимально комфортных для них условиях, при которых каждый может достичь ожидаемых результатов.
Я не буду утверждать, что список инструментов Preply будет исчерпывающим для всех, кто работает удаленно. Думаю, что каждый подберет онлайн- или офлайн- планировщики задач под себя.
Важно одно: быть в постоянной коммуникации с преподавателями и коллегами, чтобы оставаться на одной волне с образовательным и бизнес-процессом.
