Финансовое планирование и бюджетирование в крупных компаниях — это трудоемкий и длительный процесс, требующий привлечения ключевых работников из различных подразделений и максимальной концентрации всей финансовой службы. Решая эту задачу, многие компании увеличивают количество сотрудников финансовой службы или удлиняют их рабочий день. Но это не дает желаемого эффекта, а порой даже снижает результативность работы финансистов.
Андрей Юдаев, директор по развитию бизнеса информационно-аналитических систем Columbus, рассказывает, как автоматизация контуров финансового планирования и бюджетирования помогает решать эти вопросы на примере проекта внедрения EPM-системы в компании Nordgold.
4 проблемы автоматизации финансового планирования
По опыту нашей практики D&A (Data and Analytics), большинство крупных компаний сталкиваются с четырьмя основными сложностями при организации финансового планирования.
-
Длительность и трудоемкость процессов
Каждое подразделение составляет собственные планы, которые потом согласовываются между функциями, корректируются, пока не будет создан единый и непротиворечивый документ — бюджет компании. При этом большое количество расчетов выполняется в ручном режиме. И в случае изменения того или иного показателя, вся цепочка зависимых от него расчетов подлежит проверке и корректировке, что занимает немало времени. Если при этом еще рассматривать альтернативные планы, то процесс бюджетирования растянется на долгие недели или даже месяцы.
-
Вариативность плана
Чтобы финансовый план организации имел прикладную ценность, необходимо рассматривать различные сценарии развития событий. Чем больше влияющих факторов, рисков и вариантов развития событий компания учтет при планировании бюджета, тем лучше она сможет подготовиться к потенциальным изменениям на рынке. При этом компания должна иметь возможность быстро переключаться между альтернативными сценариями при наступлении значимых событий, что делает моделирование различных сценариев финансового плана нетривиальной задачей.
-
Учет долгосрочных целей
Обычно финансовый план составляют на 1 год. При этом в крупных компаниях существуют долгосрочные цели, которые необходимо декомпозировать до уровня кратко- и среднесрочных планов, а также учитывать влияние текущих событий на масштабные инвестиционные проекты. Это предъявляет дополнительные требования к процессам финансового планирования и бюджетирования.
-
Достоверность данных
Когда сбор данных осуществляется на уровне «локальных» систем или файлов, без возможности верификации и непредвзятого контроля, то степень доверия к получаемым результатам может быть не слишком высокой. При работе с разрозненными данными, собираемыми каждым подразделением вне единого информационного пространства, возникает риск ошибок и искажения итогового финансового результата. Возникает необходимость в выверке и подтверждении релевантности подаваемой для консолидации информации. А это влечет за собой дополнительные транзакционные и временные затраты.
Решение этих задач — автоматизация финансового планирования с помощью бизнес-приложений.
Преимущества автоматизированных систем
Современные платформы создают единое информационное пространство для планирования и позволяют уйти от работы с многочисленными разрозненными файлами, интегрируя данные из всех систем организации: ERP, APS, WMS, CRM.
Централизованные системы финансового планирования обладают множеством важных функций.
-
Позволяют отслеживать наполняемость и реализацию планов в режиме реального времени, и анализировать данные в удобных форматах.
-
Создают единое информационное пространство компании. Системы финансового планирования включают в себя все подразделения компании, что позволяет руководителю видеть полную и достоверную картину происходящего. А всем сотрудникам иметь доступ к необходимой информации в режиме онлайн.
-
Устраняют необходимость постоянной пересылки файлов между подразделениями. Все актуальные данные находятся в единой системе, получить доступ к которой может каждый сотрудник (конечно же, в рамках своих полномочий). При этом данные оперативно обновляются: внесение изменений в одних планах отражается на связанных параметрах в других и далее по цепочке.
-
Могут не только анализировать текущие показатели, но и помогают строить прогнозы. Встроенные системы предиктивной аналитики учитывают множество факторов и помогают создать неограниченное количество сценариев развития компании. Система поддерживает долгосрочное планирование более, чем на 20 лет, а значит все инвестиционные проекты компании будут учтены при построении текущих финансовых планов.
Автоматизация планирования и бюджетирования также снимает с сотрудников нагрузку в виде большого объема ручного труда и многочисленных перепроверок данных. Помогает избежать ошибок в расчетах и ускоряет процессы. Такие изменения позитивно скажутся как на операционной эффективности компании в целом, так и на вовлеченности сотрудников в работу: рутинные расчеты выполняет система, а люди могут работать над более интересными задачами.
Помимо всех вышеперечисленных преимуществ, современные системы финансового планирования и бизнес-аналитики — это гибкие инструменты, которые могут учитывать различные особенности компаний и отраслей.
Пример автоматизации финансового планирования и бюджетирования в компании Nordgold
Все указанные выше преимущества можно получить, реализовав комплексный проект по автоматизации системы корпоративных финансов.
Nordgold, международная золотодобывающая компания, инициировала проект внедрения системы финансового планирования и бюджетирования и выбрала Columbus в качестве партнера по цифровой трансформации. Для реализации проекта мы предложили одну из ведущих EPM-систем – платформу IBM Planning Analytics, хорошо зарекомендовавшую себя при решении задач подобного класса.
С учетом обозначенных требований со стороны Nordgold мы адаптировали IBM Planning Analytics, заложив в основу бюджетную модель, учитывающую всю основную отраслевую специфику работы добывающей компании. Кроме этого, были настроены модули управленческой отчетности и расчета себестоимости с учетом отраслевых стандартов и требований, а также модуль Benchmarking для сравнения компании с лучшими индустриальными практиками и аналогичными данными конкурентов. В результате получилось самостоятельное отраслевое решение, готовое к внедрению на предприятиях добывающей отрасли, — CN Planning Analytics for Mining Industry. Решение зарегистрировано в каталоге IBM Global Solution Directory.
Внедрение системы позволило учитывать отраслевую специфику при расчете себестоимости, построении бюджетной модели и формировании управленческой отчетности, поскольку в решении заложены все возможные виды работ предприятий с различными методами добычи. CN Planning Analytics for Mining Industry позволяет проводить детальный анализ всех операций компании, в том числе CAPEX-проектов на предмет устойчивости, влияния на денежный поток компании, а также NPV, IRR и других KPI.
Подобные современные решения для планирования и прогнозирования помогают компаниям ускорить и повысить качество финансового планирования, а также снизить общую трудоемкость процесса бюджетирования. Однако максимальную пользу вашему бизнесу они принесут тогда, когда будут полностью соответствовать бизнес-модели компании и будут адаптированы под ваши конкретные нужды.
