Як налагодити ефективний управлінський облік в Excel?

Що необхідно для постановки управлінського обліку у компанії? На підготовчому етапі важливо налагодити збір даних по підрозділах, розробити універсальний алгоритм дій щодо їх обробки та підібрати для цього відповідне програмне забезпечення. Тут можуть стати у пригоді електронні таблиці Excel. Вони мають великий набір функцій та інструментів для сортування, обробки, аналізу даних. Розберімось, як організувати грамотний управлінський облік в Excel та наскільки можливо автоматизувати цей процес.

Чи впораються з управлінським обліком таблиці Excel?

Управлінський облік орієнтований надавати зацікавленим особам компанії інформацію, що потрібна для ухвалення стратегічних рішень. Потрібно заздалегідь визначитись із колом користувачів управлінської звітності та їхніми інформаційними потребами. Серед них можуть бути менеджери, керівники структурних підрозділів, CFO, генеральний директор та інші.

Управлінські звіти від бухгалтерських відрізняє:

• значна деталізація;
• інші методики обліку;
• застосування особливих рахунків;
• висока регулярність складання.

Придбання або розробка спеціального програмного забезпечення для ведення управлінського обліку — дороге задоволення і не завжди виправдане. Тому в невеликих та середніх компаніях активно використовується програма Excel. Вона не потребує додаткових фінансових витрат та має достатній функціонал для складання управлінської звітності. За допомогою математичних, статистичних, текстових, логічних функцій та інструментів аналізу даних фахівці можуть розраховувати та організовувати дані для звітів. В одній зі статей ми розібрали корисні прийоми роботи в Excel, для бухгалтера, які можуть стати у пригоді.

Як вести управлінський облік в Excel — приклади розробки моделі системи

З чого розпочати постановку управлінського обліку в Excel? Після визначення кола основних користувачів інформації, можна приступати до розробки та запровадження моделі підготовки управлінської звітності в Excel. Розберемо поетапно, як організувати цей процес:

1. Розділити фінансові показники підприємства згідно із Центрами фінансової відповідальності (ЦФВ) — окремі підрозділи на чолі з керівниками відповідальні за виконання своїх завдань та за своєю суттю можуть бути центрами інвестицій, витрат, доходів чи прибутку.
2. Розробити класифікацію та присвоїти коди об'єктам управлінського обліку — всі користувачі системи повинні однозначно трактувати дані.
3. Підготувати план рахунків — угруповання та деталізація окремих рахунків є основою майбутньої системи та дозволяє користувачам отримувати інформацію зі звітів.
4. Сформувати інструкції — пояснення до статей витрат необхідні, щоб дізнатися, що включає кожний пункт та з якими рахунками бухгалтерського обліку узгоджується.
5. Розробити загальні правила ведення обліку — встановити єдині принципи та методики ведення обліку, а також розрахунку фінансових показників, що використовуються.
6. Визначити склад і зміст управлінської звітності — при цьому важливо враховувати специфіку сфери діяльності компанії.
7. Автоматизувати процес — розробити алгоритм роботи в Excel.
8. Протестувати систему — якщо якісь із показників відображаються некоректно, перебудувати модель системи.

Приклад моделі управлінського обліку в Excel

Обов'язковою умовою складання проміжних звітів є використання такої ж облікової політики, як і при формуванні річних звітів. Застосовуються аналогічні принципи визнання та оцінки статей балансу, звітів про прибутки та збитки.

Рішення про складання проміжних звітів ухвалює правління компанії та уточнюється в обліковій політиці. Отримані в ході квартальних та піврічних звітів відомості використовують як для внутрішнього, так і для зовнішнього користування.

Рекомендації щодо підготовки управлінських звітів в Excel

На кожному підприємстві, залежно від його напряму діяльності, управлінська звітність відрізняється за формою, змістом та регулярністю складання. Але існують загальні рекомендації, як швидше та точніше створювати управлінські звіти в Excel:

1. Розділяйте таблиці
   Під кожну таблицю необхідно створити окремий аркуш і не намагатись в одному вмістити всі показники. Це значно полегшить пошук необхідної інформації та читання даних, особливо для деталізованих звітів.
2. Сортуйте дані за категоріями
   Розміщуйте вихідні дані для різних категорій продукції або послуг на окремих аркушах, а на першому — зведену таблицю з підсумковими значеннями. Такий формат подання інформації буде більш наочним і зручним для користувачів.
3. Використовуйте довідники
   Довідники одиниць бізнесу значно полегшують роботу. З їхньою допомогою можна заощадити час на складанні аналогічних облікових таблиць, користуючись автозаповненням комірок.
4. Користуйтесь додатковим функціоналом Excel
   Не нехтуйте аналітичними функціями — дисперсія, кореляція, математичне та середнє сподівання, метод екстраполяції та інші. Вони дозволять виявити основні тренди у розвитку бізнесу та своєчасно на них реагувати.
5. Користуйтесь додатковим функціоналом Excel
   Не нехтуйте аналітичними функціями — дисперсія, кореляція, математичне та середнє сподівання, метод екстраполяції та інші. Вони дозволять виявити основні тренди у розвитку бізнесу та своєчасно на них реагувати.
6. Створюйте аркуші коригування
   Внесіть виправлення на спеціальні аркуші коригування. Звіти мають бути оформлені за єдиним стандартом без додаткових виправлень від руки.
7. Створюйте комірки для перевірок
   Під час трансформації даних виділяйте комірки для перевірок кольором або іншим чином. Вони привертатимуть до себе увагу та допоможуть не пропустити помилки.
8. Користуйтесь параметрами захисту
   Контрольні листи звітних форм мають бути захищені від змін.

Найважливішими перевагами програми Excel для ведення управлінського обліку є доступність, наявність необхідного набору функцій швидкої обробки масивів даних та можливість автоматизації однотипних операцій. А ще грамотно налагоджена система обліку дозволить регулярно вести аналітику фактичного стану справ на підприємстві з мінімальними часовими витратами та у зручному форматі.