Автор:

Головний бухгалтер, виконувач обов'язків фінансиста компанії «Бош Авто Сервіс»  у м. Львів. Консультант з фінансових та податкових питань.
Тел: +380969203384

Оптимізація робочого капіталу

2023-11-21
44

   Дана стаття спрямована на розуміння основних процесів, які відбуваються із грошовими потоками компанії, на розширення світогляду в першу чергу невеликих компаній, а також компаній, які стрімко розвиваються і потребують додаткових знань та орієнтирів. 

   Цитуючи професора Київської школи економіки Михайла Колісника: помилки підприємців щодо робочого капіталу частіше призводять до банкрутства, ніж помилки у капітальних проєктах, які вони починають. 

 «Пильнуйте для початку свій робочий капітал. Пильнуйте «трубу», в яку залиті ваші гроші у вигляді запасів, незавершеного виробництва, готової продукції, дебіторської заборгованості. Пильнуйте, якими грошима це все профінансовано!»

Тож, поїхали розбиратись!

   Що ж таке робочий капітал?

Назви робочого капіталу, якими оперують фінансисти, це і «оборотні активи», і «оборотні кошти» (в  широкому розумінні). Простими словами – це кровоносна система бізнесу. Це той капітал, який запускає роботу і дозволяє ефективно оперувати життєвим циклом бізнесу. Згідно «Методичних рекомендацій з аналізу і оцінки фінансового стану підприємств», затвердженого Центральною спілкою споживчих товариств України від 28.07.2006 року, оборотні активи – це грошові кошти та їх еквіваленти, що не обмежені у використанні, та матеріальні активи, призначені для реалізації або споживання протягом операційного циклу або протягом строку до одного року.

   Це визначення охоплює кілька статей бухгалтерського балансу, а саме ліву нижню його частину і складається із: 

  • запасів (в т.ч. товари, поточні біологічні активи, а також незавершене виробництво),

  • дебіторської заборгованості

  • грошових коштів

  •  інших оборотних активів (в т.ч. витрати майбутніх періодів).

    Американські автори часто розуміють під робочим капіталом саме чистий робочий капітал (net working capital), тобто оборотні активи за мінусом поточних зобов’язань. Тому потрібно розуміти і розрізняти ці два визначення. Існує  робочий (оборотний) капітал (оборотні активи, розписані вище) і чистий робочий капітал, показник якого має значення в першу чергу для фінансистів та вищого керівного складу для ухвалення правильних управлінських рішень,  а також у високій мірі для банкірів, які сканують ваш бізнес на його ліквідність, платоспроможність та приймають рішення щодо додаткового фінансування. Показник чистого робочого капіталу має велике значення для розуміння того, скільки коштів бізнесу потрібно залучити для розширення, для диверсифікації чи інвестицій в обладнання, збільшення торгових площ чи виробничих потужностей.

   В статті ми торкнемось як загального поняття робочого капіталу та його оптимізації, так і чистого робочого капіталу, як наслідку оптимізації своїх робочих процесів, оскільки саме така оптимізація життєво необхідна компанії, що хоче розвиватись, бути успішною та зростати на ринку.

        Що підлягатиме оптимізації? Саме те, що входить до складу оборотних активів – запаси, дебіторська заборгованість, грошові кошти, інша поточна заборгованість, інші оборотні активи. Кожен  український бухгалтер знає бухгалтерський рахунок, який відповідає за ту чи іншу статтю активу і може надати керівництву детальну аналітику залишків по тому чи іншому рахунку. Але цього мало. Бухгалтерські дані – це завжди постфактум. Подія вже відбулась, вона лише віддзеркалена у балансі станом на певну дату. Динаміки не видно. Отже, потрібно в будь-якому випадку вміти отримувати динамічну інформацію, обороти, рух товарів тощо. Тому тут виникає питання правильної автоматизації бізнесу та ведення обліку не лише законодавчо передбаченого, а й такого, який би дозволив управлінцям отримати всю необхідну інформацію для аналізу та прогнозування. Тобто однозначно потрібен управлінський облік. Кожна компанія запроваджує його своїм методом. Це може бути окреме ПЗ, це може бути бухгалтерська база, яка доопрацьована і перероблена під ведення управлінського обліку, це можуть бути таблиці Excel. Все залежить в першу чергу від розуміння проблеми, оцінки проблеми та можливостей компанії. На початках достатньо бухгалтерської бази та аналітики в Excel. 

 «Бухгалтерські дані – це завжди постфактум. Подія вже відбулась, вона лише віддзеркалена у балансі станом на певну дату. Динаміки не видно»

   Перший пункт робочого капіталу – запаси

Проблеми, які часто тут спостерігаються:

  • Завищена закупівельна вартість

  • Завеликі витрати на зберігання запасів

  • «Завеликий» склад/«Замалий» склад

  • Велика кількість неліквідних запасів, знецінених запасів

  • Відсутність чіткого та прозорого обліку та контролю за витрачанням запасів

Оптимізація цих пунктів передбачає кілька напрямів: 

  • Створення точок контролю за закупівельними цінами, моніторинг пропозиції на ринку, внутрішній аудит наявних постачальників (для компаній середнього рівня і вище – це створення окремого підрозділу чи посади для спеціаліста, який відповідає за оптимальні ціни закупівлі, а також моніторить ціни на ринку).  Для прикладу: ви можете зекономити на закупівельній вартості 3% від обсягу закупівель, що становить 15000,00 грн на місяць. Але ви вагаєтесь чи варто це робити, бо потрібно залучати людей, платити їм зарплату. Рахуємо, що в рік економія становитиме 180000,00 грн, а якщо створити нову посаду (відділ), який моніторитиме ціни і проводитиме переговори з постачальниками, вам потрібно витратити 250000,00 грн  на рік, то висновок напрошується однозначний – це потрібно робити. Бо насправді економія порахована лише приблизно, а при детальній  і вмотивованій роботі, економічний ефект становитиме більше ніж просто економія на закупівельній ціні. 

  • Зменшення складських витрат шляхом зменшення площ зберігання, зміни складських приміщень, зміна локації складу. Як правило, заміські площі й зручні як в логістиці, так і в ціні за метр квадратний.

  • Своєчасна і повна інвентаризація складських залишків, врегулювання співвідношення між обсягами закупа – виробництва – збуту.

  • Визначення нормативних значень для запасів, які необхідні на складі, визначення оптимального значення складських запасів. Часто використовується метод АВС. 

  • А – найнеобхідніші запаси, займають 50% вартості, становлять високу оборотність на підприємстві. Без них підприємство не зможе працювати. 

  • В – запаси середнього рівня вартості, становлять 25-30% від вартості складських запасів та мають середню оборотність за операційний цикл. 

  • С – запаси найнижчої потреби та невеликої вартості, використовуються рідко, проте мусять бути на складі, як асортимент тощо. Як приклад, існує версія, що МакДональдз найбільше заробляє на картоплі-фрі, це товар категорії А, але без бургерів і кока-коли, прибутковості від однієї лиш картоплі не буде, бо клієнт хоче мати гарний асортимент.

  • Створення переліку неліквідів після інвентаризації, а також дії з їх оптимізації: списання за термінами придатності, продаж за акційною ціною, повернення постачальникам тощо.

  • Налагодження повного, своєчасного та чіткого обліку з оприбуткування запасів шляхом внесення у програмне забезпечення, визначення нормативів на списання запасів на виробництво та контроль за його дотриманням. Постійні інвентаризації з метою уникнення зловживань, а також виявлення неліквідних запасів чи запасів, які втрачають свою первісну вартість з різних причин.     

Фактично компанія змушена створити контролінг запасів з різних боків. Це оптимізація сукупності усіх бізнес-процесів, які пов’язані з управлінням запасами та логістикою запасів.

Наступний пункт – це дебіторська заборгованість

Дебіторська заборгованість або заборгованість клієнтів за виставленими рахунками. 

Цей розділ дуже розлогий і потягне на окрему статтю, лекцію чи навіть навчальний курс, оскільки дане питання має велику глибину опрацювань, а також надзвичайну різноманітність за специфікою бізнесу.

Якщо коротко, то основні проблеми у дебіторській заборгованості такі:

  • Відстрочка платежу

  • Обсяги простроченої заборгованості

  • Відсутність контролю за виставленням рахунків

  • Відсутність контролю за термінами погашення дебіторської заборгованості

  • Відсутність або некоректність створення резервів під сумнівну заборгованість

Способи оптимізації процесу роботи з дебіторською заборгованістю:

  • Аналіз ринку та визначення правил для роботи з клієнтами в питаннях надання відтермінування платежів. Тобто визначається чи ми надаємо відтермінування в принципі. Якщо надаємо, то кому саме, якій категорії клієнтів, які терміни? Це все прописується у відповідних положеннях чи стандартах.

  • Встановлюємо відповідальну особу по контролю за своєчасною випискою рахунків до оплати. Багато початківців у бізнесі працюють «на дебіторку» – я буду хороший виконавець, «все зроблю, а потім колись попрошу мені оплатити». Тут треба вміти балансувати. Потрібно і в борг давати, і вимагати оплату вчасно, але найголовніше, виписувати рахунки до оплати (акти, накладні тощо) по факту виконання робіт чи продажу самого товару.

  • Встановлюємо строки перевірки наявної дебіторської заборгованості – щопонеділка, щочетверга, двічі на тиждень, раз на місяць тощо. Якщо компанія має уже кілька менеджерів з продажу, то потрібно встановити особу, яка вестиме аналіз дебіторської заборгованості і даватиме звіт в розрізі клієнтів з термінами протермінувань, сумами тощо.

  • Призначаємо відповідальних осіб за роботу з дебіторами (боржниками) – дзвінки, листування, нагадування через месенджери тощо. 

  • Встановлення правил для бухгалтерської служби в обліковій політиці щодо визначення резерву сумнівних боргів, що дозволить показувати фінансові показники балансу, які відповідають дійсності та надавати менеджерам вищого рівня інформацію, яка відобразить стан дійсної дебіторської заборгованості.

  • Використання фінансових інструментів по роботі з дебіторською заборгованістю, таких як факторинг, цесія, векселі тощо.

Кожен з цих пунктів вимагає деталізації та уваги різних підрозділів підприємства, співпраці у створенні правил роботи, врегулювання слабких місць компанії.

 «Потрібно і в борг давати, і вимагати оплату вчасно, але найголовніше, виписувати рахунки до оплати (акти, накладні тощо) по факту виконання робіт чи продажу самого товару»

Наступний пункт – грошові кошти компанії

Ще один мегаважливий та складний пункт у визначенні оборотного капіталу компанії. Важливий, бо гроші – це найліквідніший капітал, а складний, бо вимагає чіткості, акуратності та вдумливості, об’єктивного аналізу.

Проблеми грошових коштів:

  • Нестача обігових коштів

  • Надлишкове резервування на рахунках грошових коштів

  • Неефективне використання вільних грошових коштів

  • Відсутність системи управління рухом грошових коштів

  • Неточні, неповні прогнози щодо необхідності у фінансуванні

Способи розв'язання таких проблем потребують, в першу чергу, детального аналізу руху грошових коштів за певний період часу та виявлення «вузьких» місць. До механізмів оптимізації грошових коштів слід віднести наступні:

  • Планування руху грошових коштів – створення мінімально необхідних бюджетів, які включатимуть надходження коштів з різних джерел,  а також статті витрат грошових коштів, які поділятимуться на наступні: зарплата, податки, закупівля запасів, розрахунки з постачальниками за послуги, роботи тощо. Все, що належить до операційного циклу компанії.  

  • Контроль за виконанням такого бюджету, фіксація розходжень факту від плану, та подальший аналіз відхилень з метою створення робочого бюджету, який відповідатиме усім потребам компанії та який буде досяжний для компанії, а також інформативний. Цей процес виділяють в окремий напрям – бюджетування. Він досить об’ємний та фінансово складний, а також витратний для компанії. Проте для малих та середніх компаній велику частину цього процесу можна осягнути шляхом залучення власних та сторонніх консультантів за аутсорсингом. 

  • Створення платіжного календаря для розрахунків з постачальниками, бюджетом та виплати зарплати. Контроль за його дотриманням та своєчасністю виплат. Часто бухгалтерам, яким доручено управляти обіговими коштами, робити платежі, кидають авансові платежі по податках до бюджету, щоб «двічі не робити одне й те саме, все одно на наступний місяць те саме платити» (це стосується, в першу чергу, податку на нерухомість, земельного податку). Але це велика помилка. Існує твердження, і я його поділяю, що в такому випадку ви обкрадаєте власне підприємство і його працівників зокрема. Оскільки термін сплати не настав – не потрібно спішити робити платежі наперед. Дякувати точно ніхто не буде, а при необхідності здійснення виплат на інші потреби, може виникнути нестача грошових коштів, і, як наслідок, фінансові втрати на відсотках. Це стосується і розрахунків з постачальниками. Тут є і поняття фінансових розривів. Коли нам за товар ще не заплатили, а ми вже мусимо платити постачальнику. Це окрема тема для вивчення – зменшення фінансових розривів.

   На початках діяльності багато компаній стикається із нестачею обігових коштів. Тут, в принципі, 2 шляхи – або внесення коштів засновником, або кредит в банку «під обігові», овердрафт. Кожен варіант потрібно аналізувати та розраховувати його економічний ефект. 

Кредиторська заборгованість

    І на кінець, останній пункт, який має пряме відношення до чистого робочого капіталу, це кредиторська заборгованість. Тобто чистий робочий капітал, це запаси+дебіторська заборгованість+грошові кошти і мінус кредиторська заборгованість. Чистий робочий капітал – це той капітал, на який можуть розраховувати власники, менеджери компанії для використання з метою розширення діяльності, інвестицій, додаткового фінансування різних напрямів діяльності. Це той зиск, заради якого все і починалось).

Проблеми у роботі з кредиторською заборгованістю такі самі, як і з дебіторською, тільки з іншого боку.

  • Відстрочка платежу 

  • Обсяги простроченої заборгованості

  • Відсутність контролю за отриманими рахунками

  • Відсутність контролю за термінами погашення кредиторської заборгованості

  • Відсутність створення резервів під сумнівну заборгованість (меншою мірою)

Способи оптимізації роботи з кредиторською заборгованістю наступні:

  • Аналіз наявних відтермінувань, погодження нових умов

  • Скорочення до нуля протермінованої заборгованості або відтерміновування наявної, переведення її у стан поточної

  • Контроль за отриманими рахунками до сплати та включення їх у платіжний календар згідно з графіками погашення заборгованостей

  • Контроль за виконанням такого платіжного календаря

  • Аналіз резервів сумнівних боргів. 

Цифровий приклад для аналізу чистого робочого капіталу та шляхів його оптимізації:

Запаси – 1 200 

Дебіторська заборгованість – 500 

Грошові кошти на рахунках в банку – 120 

Кредиторська заборгованість – 650 

По формулі виводимо, що чистий робочий капітал становитиме:

1 200 +500 +120 -650 =1 170 

Тобто власник бачить що капітал є, проте!

   «Живих» грошей лише 120, а оплати постачальникам становлять 650. І навіть при умові погашення дебіторської заборгованості 500, не вистачає 30. (120+500=620).

  Ці 30 потрібно десь знайти. Потрібно або продати товар, якого є багато (аж 1 200), або позичити в банку. Аналізуємо: якщо товар швидко і легко продається, то все прекрасно – продаємо з повною оплатою, і маємо грошові кошти. Якщо товар продається довго, то швидше буде позичити. А якщо дебіторську заборгованість неможливо забрати швидко, а кредиторська заборгованість вимагає погашення? Тоді потрібно або реструктуризувати кредиторську заборгованість, або продати товар з оплатою авансових платежів, або власнику внести власні кошти, або позичити в банку. Варіантів завжди багато. 

Крім того, дивимось, чи потрібен такої величини склад – це можуть бути заморожені кошти. Якщо оборотність складу становить 20% (1200*20%=240) – то, можливо, можна зменшити товарні запаси? Продати, повернути, списати неліквіди тощо. 

Цей приклад, як конструктор. Від розуміння, чим ми управляємо, як ми оптимізуємо капітал, вимальовується картина. Приблизно так і робить банк, аналізуючи вашу фінансову звітність, чи зможете ви оплатити відсотки по тілу кредиту, чи зможете вчасно вивільняти кошти для погашення тіла кредиту тощо, чи вам потрібно провести реструктуризацію кредиту, чи відмовити у видачі, оскільки у вас від’ємне значення капіталу.

Підсумовуючи усе викладене вище, для оптимізації робочого капіталу потрібно зробити кілька важливих кроків:

  1. Реорганізувати, розширити чи оновити структуру компанії з призначенням осіб з  чітко прописаними обов’язками та відповідальністю за бізнес-процеси, які потребують оптимізації, а саме контролінг запасів, управління дебіторською та кредиторською заборгованістю, управління грошовими коштами компанії.

  2. Обов’язки та відповідальність повинні бути чітко розподілені, не дублюватись в роботі різних структурних одиниць та прозоро контролюватись зі сторони.

  3. Прописати ключові показники ефективності кожного напряму, перевіряти їх виконання. Також бажано створити систему мотивації структурних одиниць з метою злагодженої та ефективної роботи по оптимізації робочого капіталу компанії.

Оптимізований робочий капітал дозволяє компаніям розвиватись, нарощувати масштаби, втілювати задуми, отримувати прибутки, бути конкурентоздатними та стабільними на ринку України, в дуже складних та непередбачуваних умовах сьогодення.