Класифікація витрат в управлінському обліку: терміни та їх угруповання

Управління підприємством лише на основі фінансового та податкового обліку схоже на похід без компасу — є карта, але невідоме розташування на ній. Щоб визначити стан компанії та її потенційні точки зростання, керівництво використовує управлінський облік. В управлінському обліку витрати класифікують, щоб полегшити відповідальним менеджерам роботу зі звітами. Звіти є джерелом інформації для прийняття рішень, їх обґрунтування, прогнозу вигод і ризиків для компанії. Класифікація допомагає розділити витрати на ті, що піддаються впливу менеджерів, та інші витрати.

З цієї статті ви дізнаєтесь:

• Понятие затрат в управленческом учете
• Как осуществляется группировка затрат в управленческом учете
• Классификация затрат для целей управленческого учета
• Оценка запасов и определение финансового результата
• Принятие управленческих решений
• Мониторинг и координация

Поняття витрат в управлінському обліку

У країнах із розвиненою економікою існує безліч варіантів класифікації витрат. Вони залежать від цілей та напрямів обліку, запитів користувачів звітності.

Британський професор економіки Колін Друрі запропонував свою версію класифікації витрат. Він розділив інформацію щодо витрат на три категорії: матеріали, робоча сила, накладні витрати. Далі розділив їх за напрямами: 1) калькулювання собівартості, 2) планування управлінських рішень, 3) контроль та регулювання. Кожен напрямок має низку детальніших пунктів, які будуть розкриті у статті.

Деякі практики вважають таку класифікацію досить вузькою та недостатньо актуальною для нинішніх ринкових реалій. Вони аргументують це тим, що в управлінського обліку є функції, а ті, у свою чергу, мають призначення, мету, завдання, методи, способи і прийоми досягнення.

Примітно, що терміни «витрати» і «видатки» іноді плутають і використовують як синоніми. Для уникнення плутанини визначимо поняття цих термінів:

Видатки – це державні платежі, які не підлягають поверненню. Витрати – зниження економічних вигод через появу зобов'язань чи вибуття активів. 

У класифікації витрат існує велика кількість термінів для їхнього позначення. Багато авторів зробили свій внесок у їхнє створення. Як і в плутанину, що з'явилася через це. Це призводить до різночитання та ускладнює порозуміння користувачів управлінської звітності та її укладачів. Кожна фірма веде свій управлінський облік способами і прийомами, які підходять саме її керівництву та цілям. У цій статті зібрані види витрат з кількома версіями їх назв, що найчастіше згадуються в управлінському обліку.

Як здійснюється угруповання витрат в управлінському обліку

Управлінський облік не підлягає зовнішньому контролю, тому в ньому використовують підходи, які зручні фахівцям конкретної компанії. Ці дані допомагають виконувати завдання:

• аналіз виконуваних витрат

• менеджмент та оптимізація витрат

• планування та прогнозування за ключовими роботами

• калькулювання свіжих рішень та підбір оптимальних для політики витрат

Ці завдання допомагають вирішити деталізовані згруповані витрати. Управлінський облік ведуть бухгалтери у межах своїх повноважень та спеціалізованих програм, що економить ресурси на утримання додаткових робочих місць. Бухоблік виступає гарною базою до створення управлінських звітів, а бухгалтерські програми допомагають швидше сформувати дані, необхідні для створення управлінської звітності.

В управлінському обліку витрати групують, виходячи з накопиченої інформації. Вона ділиться на 3 категорії та може бути представлена так:

1. Матеріальні витрати

2. Трудові витрати

3. Накладні витрати

Залежно від виду діяльності підприємства, його специфіки та організації методи класифікації витрат відрізняються чи залишаються постійними. До узагальненої інформації використовують підхід: різні витрати на різні цілі. Конкретніше їх групують за показниками отриманої інформації:

• джерело походження

• цільове призначення

• вид товару, продукту чи послуги

• спосіб включення до собівартості

• оперативність обліку витрат

• значимість у господарській діяльності

Класифікація витрат може розширюватися і доповнюватись в залежності від завдань, які стоять перед менеджером з управління витратами. Розберемо докладніше ті, які найчастіше застосовують.

Класифікація витрат з метою управлінського обліку

Їх класифікують для створення структурованих даних про витрати підприємства. Відсутність таких даних позбавляє можливості ефективно вести рахунки щодо об'єктів. Існує градація витрат в обліку фінансів, яка не завжди здатна задовольнити запити менеджменту вищої ланки і може стати причиною затвердження помилкового рішення. Управлінський облік відображає підхід до роботи компанії та допомагає повноцінно керувати бізнесом.

Найчастіше витрати в управлінському обліку ділять на три великі напрямки:

1. Оцінка запасів та визначення фінансового результату

2. Ухвалення управлінських рішень

3. Моніторинг та координація

Кожен містить великий список більш конкретних видів витрат, який розглянемо докладніше.

Оцінка запасів та визначення фінансового результату

Витрати цього напряму допомагають виділяти та враховувати суми, що використовуються для випуску та реалізації продукції, а також супутніх до цього процесу складових: створення запасів, надання послуг та виконання робіт. Тут присутні одноелементні та складові види витрат, які використовують для визначення їхнього складу та цілей, а також контролю за дотриманням технологій виробництва. Облік такого типу допомагає проводити аналіз собівартості, встановлювати ліміти виробництва для відділів, а також бере до уваги специфіку виробництва. Все це створює потрібну платформу для аналізу.

Ті, що минули і не минули. Витрати поділяють так, щоб забезпечити оцінювання прибутків та збитків, які допомагають визначити фінансові результати компанії. Тобто різницю між доходами та витратами на звітний період. Саме для цього визначають витрати за звітний період, а також баланс.

Витратами, які минули, вважають кошти, які витратили за конкретний відрізок часу заради доходів. Більше вони не дають доходу.

Витратами, які не минули, або вхідними, вважають витрати у вигляді доступних набутих коштів та ресурсів, що мають дохідний потенціал. Їх також відображають у вигляді активів.

Виробничі витрати та витрати періоду. До перших відносять витрати на виготовлення продукції або купівлю товарів для подальшого продажу. Цей список включає: сировину, зарплату, амортизацію виробничих приладів, ціну купленого товару тощо. Вони входять у собівартість товарів і піддаються інвентаризації.

Витратами періоду, чи невиробничими, є витрати, які використані не задля випуску певних активів, а які пов'язані з конкретним календарним відрізком часу їхньої появи. До них відносять комерційні витрати та адміністративні, недоступні для інвентаризації. Вони ніколи не перебувають у категорії запасів та впливають на підрахунки прибутку.

Прямі та опосередковані витрати. Прямими (основними) називають витрати, що стосуються виробництва товарів. До них відносять сировину, комплектуючі, матеріали, заробітну плату. Їх враховують поштучно, базуючись на первинці. Опосередкованими (накладними) називають загальні витрати, які не стосуються конкретних об'єктів. Вони розподіляються за методикою, яку обрала компанія та корелюють з організацією випуску продуктів, обслуговуванням та реалізацією.

Їх поділяють на 2 блоки:

• загальновиробничі витрати – на організацію, підтримку та розпорядництво виробництвом.

• загальногосподарські – виконувані для керування виробництвом.

Класифікація на прямі і опосередковані витрати умовна, оскільки вони можуть виступати і прямими і опосередкованими одночасно, залежно від способу їх поділу на собівартість продукції. Наприклад, видобувні виробництва з одним видом продукту мають прямі витрати. У комплексних виробництв, які з однієї сировини та матеріалу випускають різні вироби, основні витрати є опосередкованими. Чим більша питома вага витрат – тим точніше можна визначити собівартість продукції.

Одноелементні та комплексні. Одноелементними виступають нероздільні на складові витрати: матеріали, зарплати, соцвиплати, основні фонди та інші витрати. Комплексні витрати містять кілька економічних елементів. Це можуть бути загальновиробничі витрати майже з усіма складовими. Витрати групують у формі та з різним рівнем деталізації на замовлення керівництва, а також за економічної необхідності.

Наприклад, на високоавтоматизованих підприємствах зарплату можуть не виносити в окремий пункт, а помістити її разом із витратами на експлуатацію виробництва.

Ухвалення управлінських рішень

Управлінські рішення спрямовані у майбутнє підприємства. У зв'язку з цим в обліку використовують групу витрат, що допомагають затверджувати рішення, планувати та прогнозувати роботу компанії.

Постійні та змінні витрати. У постійних обсяг витрат залишається незмінним при зміні обсягів виробництва чи іншої діяльності підприємства. Вони характеризують вартість підприємства. До їх списку включають зарплату менеджерів, амортизаційні відрахування виробничих приміщень, оплату зв'язку, відряджень та інше. Змінними називаються витрати, що залежать від активності функціонування підприємства. Характеризують вартість самого продукту. Їх розмір змінюється пропорційно зміні масштабу виробництва, надання послуг, обороту товару. Можуть бути виробничими та невиробничими.

До виробничих змінних витрат відносять: оплату праці, купівлю матеріалів та напівфабрикатів. До невиробничих змінних витрат відносять логістичні процеси, що прямо пропорційно залежать від обсягів продажів.

Релевантні та нерелевантні витрати. У результаті пошуку управлінських рішень використовують порівняння альтернатив. Витрати, порівнювані у цей час, поділяють на постійні і змінні, залежні від прийнятих рішень.

Релевантними називають витрати, які відносяться лише до одного завдання та залежать від прийнятого рішення. Нерелевантні витрати – це витрати, незалежні від ухваленого рішення. Для підготовки даних для керівництва та ухвалення ними рішень до звітів включають лише відповідні значення.

Наприклад, підприємству замовили продукт. Замовник готовий заплатити за нього 250 $. Підприємство на складах має необхідний матеріал, який придбали раніше за 100$. Він підходить лише для виготовлення поточного замовлення. Ціна обробки матеріалу 200 $. Може здатися, що угода невигідна: 250 - (100 + 200) = - 50. Але ціна за матеріал незмінна, і гроші на його покупку були витрачені давно, виходячи з іншого рішення. В цьому випадку витрати в 250 $ релевантні. Виробництво отримає чистий дохід від виконаного замовлення у розмірі 50 $.

Маржинальні та середні. Популярна класифікація витрат, що допомагає визначити групу витрат, які виникають під час виробництва. Наприклад, під час запуску нового продукту або доповнення модифікаціями старого. Визначення таких додаткових витрат допомагає оцінити ефект від продажів продуктів із внесеними змінами – зниження через додаткові витрати на випуск.

Маржинальними чи граничними називають витрати, які з’явились у підприємства в процесі випуску кожної додаткової одиниці продукції.

Середні витрати — це витрати, які називають інкрементними чи приростними і обчислюються для цілої партії продукції. Є додатковими та виникають внаслідок випуску та реалізації додаткових партій продуктів.

Дійсні та альтернативні. Дійсними або запланованими називають витрати, що вимагають виплати коштів або інших рівноцінних ресурсів. Розраховані на певний обсяг виробництва та вносяться до планової собівартості продукції.

Альтернативні витрати, які також називають уявними, існують лише в управлінському обліку. Використовують для моделювання ситуацій підприємства в умовах обмежених ресурсів.

Допомагають оцінити потенціал використання втрачених виробничих ресурсів або пожертвуваних на альтернативне рішення, якщо вони не лімітовані або відсутні зовсім. Їх не включають до плану, а лише відображають у фактичній собівартості продукції.

Безповоротні витрати. Витрати, які закінчилися і недоступні для зміни через управлінські рішення. Їх не враховують при ухваленні управлінських рішень.

Моніторинг та координація

Представленого вище угруповання недостатньо у роботі з контролю витрат. Дані про їхній розподіл не дають точної інформації для ділянок виробництва. Зв'язати витрати та доходи з обов'язками певних менеджерів підрозділів допомагає підхід, де враховують витрати за центрами відповідальності. Він реалізований розподілом витрат на такі групи.

Контрольовані та неконтрольовані. Витрати, що використовуються в оцінюванні роботи менеджерів підрозділів та планування роботи цих підрозділів. Контрольованими витратами називають витрати, що піддаються контролю та впливу з боку відповідальних осіб. Неконтрольованими називають витрати, що не піддаються контролю та впливу менеджерів.

Регульовані та нерегульовані. Витрати, що піддаються і не піддаються впливу менеджера. Наприклад, якщо у цеху з'явилися витрати через порушення технології виробництва, то керівник цього цеху здатний впливати на них. Загальногосподарські витрати знаходяться поза зоною його впливу, оскільки вони перебувають у компетенції управлінців вищого рівня.

Ефективні та неефективні витрати. Першими називають такі, які приносять дохід від реалізації випущених продуктів, на які вони були витрачені. Неефективними називають витрати, які не дають доходів через те, що продукт не випустили. Це невиробничі витрати, такі як: брак, простій, нестача, псування цінностей тощо. Такі витрати виділяють, щоб запобігти втратам компанії в майбутньому.

У межах норм і з відхиленнями від норм. Витрати, що класифікуються щодо норм та стандартів, обмежень, які діють у компанії. Включені у собівартість відокремлюють за ознаками норм і відхилень, які діють у процесі виробництва, у межах поточного місяця. Такий підхід допомагає оперативно контролювати рівень витрат з виробництва і входить у основу нормативного обліку.

Прихильники уніфікації термінології витрат в управлінському обліку пропонують користуватись поняттями прийнятими у фінансовому обліку та переносити їх туди без змін. Терміни виробничих і невиробничих витрат залишити як є, інші використовувати ситуативно.

Прислухатися до їхніх порад чи ні – особиста справа кожного фахівця з управлінського обліку. Головне, щоб класифікація витрат допомагала керівництву компанії збирати та отримувати дані, що допомагають побачити деталізовану картину використання коштів за центрами відповідальності, скласти точні прогнози, виправити минулі помилки та вплинути на майбутній прибуток.