Автоматизація управлінського обліку і бюджетування: як обрати ERP у 2026 році

У цій статті буду відвертим: який софт є найбільш прийнятним для фінансових спеціалістів в Україні, адаптованим під законодавство України, такий що може використовуватися «із коробки» з мінімальними налаштуваннями, особливо для малого і середнього бізнесу? Так, це 1С і BAS.

Актуальність нашого питання із автоматизації була загострена забороною, діє на основі рішень РНБО та урядових постанов, що регулюють використання російського софту, з 6 січня 2026 року. 

Які ж є альтернативи? На даний час багато розробників намагаються адаптувати свої продукти і вивести на український ринок, але чи буде це швидко і з якою ефективністю?

Мета цієї статті – звернути увагу користувачів на важливості автоматизації облікових процесів, розглянути різні варіанти автоматизації, окреслити критерії, за якими доцільно обирати софт і як оцінити важливість (вагу) кожного критерію.

Які облікові процеси потрібно автоматизувати в першу чергу

То який саме облік ми автоматизуємо і навіщо? Мета автоматизації – менше зусиль персоналу, помилок, швидкість обробки даних, відповідно, – швидка подача достовірної інформації управлінському персоналу і власникам бізнесу. Для українських підприємств можемо виділити такі основні облікові розділи:

• Офіційний і податковий облік;

• Управлінський облік;

• Документообіг і управління проєктами;

• Облік за МСФЗ.

Поясню термінологію. Під обліком в класичному розумінні ми маємо на увазі фіксацію фактів, що вже відбулися або відбуваються, можуть відбутися з високою ймовірністю…. Якщо порівняти із медициною, то це – на рівні патологоанатома, коли пацієнта лікувати запізно. Тому не будемо забувати про найбільш важливі розділи фінансового управління – бюджетування і аналіз. Бюджетування – це про майбутнє. Йому слід приділити особливу увагу під час автоматизації.

Які ж є варіанти автоматизації? Чи потрібен для кожного виду обліку власний софт? Якщо потрібен, то як різний софт повинен взаємодіяти один з одним?

Кожне підприємство дійсно обирає свій шлях. Багато менеджерів підтримує думку, що всі види обліку і управлінські процеси повинні відбуватися в рамках одного софту, що, відповідно дає багато переваг користувачам і не створює додаткових проблем із налаштуваннями потоків даних. Чи дійсно так на практиці?

Маючи більш як десятирічну практику аудитора і таку ж практику фінансового директора, не можу пригадати серед середніх і великих підприємств, хто використовував би лише один софт. Навіть в межах одного виду обліку (наприклад, офіційний облік) окремі підприємства використовують два-три різних софти, тому що так зручно. Наприклад, задля формування офіційної звітності, передачі даних в офіційні державні органи, підприємство може використовувати (як основну програму обліку) SAP, водночас облік заробітної плати співробітників вести в 1С і «затягувати» синтетичні дані обліку зарплати в основну базу через допрацьовані регістри обміну даними. Таких прикладів можу навести безліч. І такі підприємства не поспішають щось змінювати. Причин також може бути багато, але, мабуть, ніхто не заперечить, що при потребі щось залатати (швидко налаштувати) в обліку без зайвих витрат – це використати 1С або BAS. Потім така «латка» перетворюється на частину автоматизованої системи і протягом багатьох років нічого не змінюється. Але зараз – дійшли до межі, коли слід обирати, не помилитися, намагатися все уніфікувати і зробити в єдиній системі. Що обрати?

Важливе зауваження: ця стаття жодним чином не є рекламою, агітацією чи антирекламою програмних продуктів і ERP-систем. Мета цієї статті – показати приклад аналізу корисності софту для конкретного користувача, розробити приклад оцінки.

Вибір софту: огляд популярних рішень

За популярністю в Україні ми обрали такі продукти (від найбільш популярних до найменш). Для цього був використаний ШІ (Gemini).

Таблиця 1. Сортування облікового софту в Україні за популярністю (від найбільш до найменш популярних)

Із всього переліку обрати саме ваш, дуже важко, адже кожен софт має свої переваги і недоліки. 

Щоб спростити вибір, ми склали певний алгоритм, щоб зважити за умовними балами «вагу» кожного софту. Дійсно, що універсального методу бути не може, але пропонуємо вашій увазі ідею, зміст якої у ранжуванні значущості критерію для вашого підприємства і для кожного користувача системи.

В таблиці 2 ми обрали 20 критеріїв для нашого майбутнього підприємства, а точніше групи підприємств (виробництво, HoReCa, будівництво, управлінська компанія). Передбачається, що всі підприємства групи будуть мати різні напрямки бізнесу, але будуть використовувати єдину ERP-систему, єдину Політику управлінського обліку і консолідацію.

Кожен критерій ми оцінили за важливістю для нас від 10 (дуже важливий) до 1 (майже не важливий). Звісно, що оцінка є суб’єктивною і може бути ефективно використана суто для умов нашого завдання.

Таблиця 2. Перелік важливих критеріїв оцінки корисності софту із вагою кожного критерію.

Як це працює? Ми застосуємо ці критерії до трьох обраних нами програм і підрахуємо кількість балів у підсумку для кожного критерію. Результати – в таблиці 3.

Таблиця 3. Оцінка трьох програмних продуктів для організації обліку і бюджетування в Групі Компаній

Підсумкові результати:

• Quincefin: 135 балів (Лідер рейтингу). Пропонує повну адаптивність під клієнта, низьку вартість впровадження (до $100$ тис. євро) та швидкий термін запуску (0,5 року).

• Dynamics AX: 103 бали. Повністю адаптована до законодавства, але має закритий код, високу вартість ($1-1,5$ млн євро) та тривалий термін впровадження (1-1,5 року).

• Odoo: 93 бали. Потребує інтеграції з BAS для податкового обліку, має відкритий код (Python) та середню вартість впровадження ($150-200$ тис. євро).

Основний висновок аналізу: система Quincefin визначена як оптимальна для впровадження завдяки балансу між функціональністю, гнучкістю та вартістю володіння в українських реаліях. 

На жаль, насправді клієнт поступається певним вимогам стандартизованої програми, заощаджуючи кошти і час, але це не завжди корисно для клієнта, адже він при цьому втрачає у зручності, швидкості, точності, правдивості і достовірності даних. Важливо пам’ятати: вартість інтелектуального продукту не повинна перевищувати очікуваної користі. Вирішувати вам!