Организация управленческого учета: пошаговая инструкция с "цифровым" бизнес-кейсом

Из материала вы узнаете, какие плоскости управленческого учета существуют, почему нельзя решить все проблемы за счет автоматизации и как организовать систему планирования и учета денежных средств в 3 этапа.

3 плоскости управленческого учета

У системы управленческого учета есть три плоскости.

1. Методологическая. Разрабатываются списки показателей, классификаторы учета (которые потом станут справочниками в IT-системах), формулы и правила для расчетов и логических вычислений.
2. Процессная. Разделяются роли и строится бизнес-процесс учета: определяется, кто ведет какую информацию, на каком этапе, от кого узнает и кому передает данные.
3. Техническая. Определяется, какую часть действий, каких именно действий и на каком этапе будет выполнять машина. И какая именно машина (калькулятор, Excel, программа и т.д.).

Как строится управленческий учет?

Организация системы управленческого учета на предприятии проще и качественнее всего реализуется в таком порядке:

Часто компании стараются решить все проблемы за счет автоматизации. Но каждую проблему лучше решать в «своей» плоскости:

• Неопределенность в способах расчетов, отсутствие ясности в структуре измерений учета, неустойчивые формулы — в методологической
• Дублирование функций — в плоскости организации бизнес-процессов
• Качество данных, доступ к ним, прозрачность, скорость их обработки — в технической

Решение проблемы в «чужой» для нее плоскости обычно обходится дороже. Например, формализовать методологию учета во время внедрения сложных программных продуктов будет дороже, чем сделать это до внедрения.

Пример: как организовать управленческий учет на предприятии в 3 этапа

Рассмотрим пример организации управления движением денежных потоков.

1. Разработка методологии

В данной сфере основой проектирования могут стать общепринятые документы:

• Бюджет (план) движения денежных средств
• Заявка на оплату
• Реестр платежей
• Платежное поручение
• Отчет «Платежный календарь»
• Отчет об исполнении бюджета ДДС (план-факт)

Далее проектируем основные функции — пока без привязки к исполнителям, так как здесь это лишь «математическая» последовательность логических операций. Однако, для каждой функции необходимо четко прописать методики.

Я намеренно оставил в этой таблице несколько недоработок, на которые нужно обратить внимание. 

Например:

• Лимиты контролируются в разрезе проектов, тогда как план по ним не вводится. 
• Заявка может быть разделена между разными датами после проведения процедуры контроля лимитов. Значит, остается «лазейка» для перемещения платежа на новый месяц в обход контроля лимитов.
• В заявке используется ЦФО, в реестре Юридическое лицо, а в План-Факт анализе – Организация. Необходимо четко определить соотношение между этими измерениями. От этого будет зависеть структура учета.

Все подобные вопросы необходимо выяснить, уточняя методику.

2. Разработка бизнес-процессов

Позднее функции детализируются при переводе в бизнес-процесс, в привязке к ролям и сотрудникам.

На этом этапе решаются организационные аспекты управленческого учета на предприятии, и реализуется организация учета по центрам ответственности.

3. Проектирование информационной системы

Дальше готовится автоматизация. Вначале все ведется в более простой системе (обычно в Excel), позже выбирается специальный продукт — например, 1С:Управление холдингом.

Теперь важно упорядочить все функции в привязке к конкретным продуктам и объектам системы. Здесь же можно указывать, подходят ли готовые механизмы программы или потребуется доработка.

На основе проработки таких связей можно достаточно четко увидеть недоработки в системе управленческого учета и понять, в какой плоскости их нужно решать (путем изменения методик, перестраивания бизнес-процессов, доработки программных продуктов и их отдельных объектов).