Компании по всему миру переводят сотрудников на удаленку, в том числе и бухгалтеров. Если вы не привыкли работать из дома и переживаете, что на карантине выпадете из рабочего ритма или не сможете работать также эффективно, как в офисе — это нормальная реакция мозга на новые условия. Вот подборка инструментов и сервисов для бухгалтеров, которые помогут организовать удаленную работу, оставаться продуктивными и не терять связь с коллегами.
Сервисы для сдачи отчетности из дома
Чтобы сдать налоговую и бухгалтерскую отчетность, уже давно не нужно занимать очередь в инстанциях. Отправить документы в контролирующие органы можно в электронном виде с помощью различных онлайн-сервисов.
- В России создать, отредактировать и отправить отчетность в ФНС, ПФР, ФСС можно в программах Контур.Экстерн, Такском, Небо, Мое.Дело, Декларация.Онлайн.
- В Украине подписать и отправить документы в налоговую можно на сайте OPZ, в веб-сервисах СОТА, Соната или iFin.
- В Казахстане все тоже самое можно сделать через Asistent, СБиС++, MyBuh.zh.
Работают такие сервисы просто: загрузили данные, поставили электронную подпись и нажали «Отправить». Некоторые сервисы проверяют корректность заполнения форм перед отправкой. Что очень удобно — не нужно переживать, что налоговая или пенсионный фонд отклонят отчет. Некоторые сервисы интегрируются с бухгалтерской программой и избавляют от трудоемкого переноса данных.
Онлайн-калькуляторы для различных расчетов
Бухгалтеру часто что-то нужно рассчитать: зарплату, налоги, отпускные. Обычно это делается в учетной программе. Но если в функционале вашей программы такого нет, то можно использовать различные онлайн-калькуляторы.
- По законодательству РФ рассчитать страховые взносы, больничный, декретный, отпускные, НДС и УСН можно в калькуляторах Бухонлайн. В сервисах «Актуальная бухгалтерия» и «Главная книга» при необходимости вы найдете еще с десяток бухгалтерских калькуляторов для расчета налогов, зарплаты, пособий. А еще там есть удобный инструмент «Сумма прописью».
- В Украине удобные калькуляторы индексации зарплаты и отпусков есть на сайте Лига360. Более 10 калькуляторов можно найти на buhgalter911 (расчет пенсии, зарплаты, НДС и пр.)
- Рассчитать зарплату и налоги по законодательству Республики Казахстан можно на findhow.org, salarycalc.kz и на tokadoka.com (есть калькулятор зарплаты для инвалидов, пенсионеров, нерезидентов).
Все онлайн-калькуляторы бесплатные. Они пригодятся, если в вашей учетной программе не предусмотрены функции расчета, а вам нужно что-то оперативно вычислить.
Чат-боты для поиска информации
Узнать экономическую информацию (курс валют, биржевые индексы, проверить контрагентов) в реальном времени можно на смартфоне с помощью чат-ботов. Чат-боты — это такие программы-роботы в мессенджере, которые помогают найти информацию и разобраться в вопросе без участия живого человека.
Для бухгалтеров есть несколько полезных ботов в приложении telegram:
- Economica Bot — у робота можно узнать курс валют ЦБ, данные по металлам и нефти, биржевые индексы, котировки и пр. Найти @economika_bot можно по поиску в telegram.
- Помощник Бухгалтера (@rusbuhbot) — этот бот поможет перевести числовые значения в текстовый вид с подстановкой рублей и копеек.
- Broker Курсы валют Украина (@BrokerUA_bot) — у чат-бота можно узнать, как менялся курс валют за неделю и сравнить курс на межбанке в реальном времени.
- Курсы валют Казахстана (@ExchangeRatesKzBot) — показывает курс валют в обменных пунктах разных городов РК.
- Проверить контрагентов по РФ поможет 2 чат-бота: @Proverka_kontragentov_bot и @egrul_bot. В последнем можно искать контрагентов по ИНН, ОГРН, ОГРНИП или названию компании. А результаты увидеть в мессенджере или скачать в PDF.
Так за несколько секунд в чат-боте можно узнать состояние мировых рынков или курс валют в разных банках
Бераторы и онлайн-справочники
Бухгалтеру ежедневно приходится мониторить изменения в законодательстве, чтобы правильно оформить документы, начислить налоги или провести операцию в учете. На удаленке спросить совет не у кого, поэтому отличными источниками информации станут бераторы. Это такие бухгалтерские энциклопедии, которые содержат образцы первичных документов и примеры решения различных хозяйственных ситуаций с ссылками на действующие законы.
Раньше бераторы выпускали только в виде печатных изданий, поэтому в онлайне их еще немного. Если найти нужный бератор не удалось, всегда можно заглянуть в онлайн-справочники.
- В России популярен бератор «Практическая энциклопедия бухгалтера» и онлайн-справочники от издания Клерк.ру, buhgalteria.ru и др.
- В Украине есть платные справочники с практическими решениями по бухучету, налогам и праву от интернет-издания Uteka и сервиса «Интерактивная бухгалтерия». Есть бесплатный онлайн-справочник для бухгалтеров из бюджетной сферы и расширенный «Справочник бухгалтера», который можно скачать в формате PDF.
- В Казахстане поискать ответы можно в библиотеке начинающего бухгалтера или в справочнике на сайте «Учет» по подписке.
Бераторы экономят время. С такими надежными источниками не нужно ходить полдня по форумам и вчитываться в законы, чтобы решить небольшой вопрос или разобраться в теме. Справочники постоянно обновляются и не содержат неоднозначных трактовок законов. Что помогает избежать многих ошибок в учете.
Сервисы для созвонов и планировщики задач
Работая из дома, важно постоянно быть на связи с коллегами. Особенно главбухам, которым нужно контролировать работу в отделе, оперативно решать вопросы и иметь доступ ко всем документам. Организовать удаленную работу бухгалтерии помогут так называемые таск-менеджеры, тайм-трекеры, файлообменники и приложения для созвонов. Сейчас объясним, что это такое и как ими пользоваться.
Таск-менеджеры или планировщики задач
Проконтролировать работу подчиненных и согласовать задачи в отделе можно удаленно с помощью таск-менеджера. Это такие платформы, на которых можно дистанционно ставить сотрудникам задачи, устанавливать сроки и следить за выполнением. Одними из лучших таск-менеджеров считаются Trello и Todoist — позволяют быстро добавлять задачи, назначать сроки и исполнителей. В Taskworld можно еще оценивать качество выполненной работы по определенным метрикам.
Тайм-трекеры
Если работа сотрудников оплачивается почасово или есть подозрения, что работники занимаются личными делами во время работы — используйте тайм-трекеры. Это такие программы-счетчики, которые позволяют контролировать часы работы подчиненных и отслеживать все, что они делают в рабочее время на компьютере. Получить контроль над удаленщиками можно с помощью бесплатного сервиса TopTracker или TimeCamp. Если хотите узнать, сколько лично у вас уходит времени на разные задачи — используйте RescueTime.
Приложения для звонков и видеоконференций
Основная масса рабочих вопросов решается на совещаниях. Провести встречу с коллегами, не выходя из дома, можно в видеочатах. Вот самые популярные из бесплатных:
- Google Hangouts — можно проводить совещания и переписываться с участниками. Если кто-то не смог подключиться — запишите встречу и залейте видео на Google Drive для просмотра и скачивания.
- Zoom — удобный сервис для видеоконференций. Провести онлайн-встречу до 40 минут можно бесплатно. Для этого нужно зарегистрироваться в сервисе и поделиться паролем с участниками встречи.
- Skype — мессенджер, которым пользуется весь мир. Но не все знают, что в нем можно проводить еще и онлайн-совещания.
- Выбирая сервис для онлайн-митингов, обратите внимание на допустимое количество человек в чат-комнате. Изучите функционал и не забудьте проверить связь накануне важной встречи.
- Так проходит онлайн-встреча правительства Великобритании в сервисе Zoom — фото поделился в twitter премьер-министр Британии Boris Johnson
Файлообменники
Быстро обменяться документами с коллегами можно по почте. Но если нужен постоянный доступ к внутренним документам, лучше использовать облачные сервисы Google Drive, Dropbox, Яндекс.Диск, OneDrive. В них можно ограничить доступ к файлам, чтобы защитить себя и компанию от утечки информации. Единственное, на бесплатных версиях есть ограничение по объему данных: на Google Диске можно хранить до 15 Гб информации, а на Яндекс.Диске — до 20 Гб.
Офисные помощники, которые избавят от рутины
Такие привычные программы, как Excel, Word и Outlook от Microsoft Office таят в себе массу полезных функций для бухгалтера. Например, в Excel можно сделать расчеты, отсортировать данные из любого выгруженного отчета. И подготовить внутреннюю аналитику для руководства или смежных подразделений. В Word можно создать персональные шаблоны писем и приказов, а в помощнике Outlook фильтровать письма и планировать задачи.
На удаленке офисные программы дополнят сервисы от Google. Например, в Google Таблицы можно также, как и в Excel, сделать всё, что угодно: от CRM-системы до таблицы учета финансовых потоков. Отличие лишь в том, что вся работа ведется в режиме онлайн и над документом могут удаленно работать сразу несколько человек. При этом все внесенные изменения сохраняются автоматически.
Сервисы для карьеры и общения с коллегами
На удаленной работе резко ограничивается круг общения, а рабочие дела порой переплетаются с домашними заботами. Чтобы поддержать профессиональный тонус, старайтесь в перерывах между работой посещать полезные ресурсы для карьеры, тестировать навыки и чаще общаться с коллегами.
- Протестировать свои знания и навыки можно в бесплатном сервисе FinRabota (там есть тесты по МСФО, управленческому учету, налогам, аудиту и пр.). Или на сайте академии в разделе «Тесты». Так вы поймете, какие знания стоит подтянуть и получите рекомендации по дальнейшему обучению.
- Общайтесь с коллегами, следите за новыми вебинарами и скидками на курсы от академии в телеграм-чате FinХаб. Здесь периодически ведутся жаркие дискуссии, публикуют полезные статьи и кейсы.
- На удаленке важно периодически мониторить вакансии, чтобы понимать, как меняются требования к бухгалтерам и объективно оценивать свои силы. Кроме работных сайтов, разместить резюме и найти работу от крупных компаний можно в чате «FinХаб Карьера». Вакансии в области финансов, инвестиций, консалтинга есть в телеграм-канале «FinExecutive». Если интересует работа по Казахстану — можно заглянуть на канал Вакансии для финансистов РК. Интересные предложения от работодателей публикуются в том же сервисе FinRabota — заглядывайте иногда в раздел «Поиск работы». Там можно найти работу или хорошую подработку.
С такими цифровыми помощниками переход на удаленку будет быстрее и комфортнее, и вы не будете чувствовать себя оторванными от мира. Используйте их, чтобы организовать себя и рабочие процессы, избавиться от рутины и выделить время на профессиональное развитие, которое так необходимо в период перемен.
