Все больше компаний переходит на работу с электронным документооборотом (ЭДО) и государство этому не препятствует, даже наоборот. С 1 января 2022 года в РФ на электронный документооборот перейдут участники системы маркировки «Честный знак», производящие и продающие товары легкой промышленности, обувь, шины, духи и фототехнику. Также с 2022 года можно будет использовать электронные транспортные документы. В Украине, как и в других странах СНГ, пока обязательный ЭДО введен только для государственных учреждений, но частные компании также во время пандемии стали активнее использовать цифровые решения.
Однако часть компаний до сих пор отказывается от цифровизации и ЭДО. Возможно, это связано с тем, что бизнес не до конца знает преимущества работы с электронными документами. Ольга Бабаева, директор по развитию IT-компании Умная Логистика, рассказывает, как ЭДО помогает решать различные проблемы бизнеса.
Что такое ЭДО
Электронный документооборот (ЭДО) — это создание, получение, подписание, обмен между контрагентами и архивирование электронных документов. Отправитель создает документ, ставит электронную цифровую подпись (ЭЦП), отправляет получателю. Получатель принимает документ, ставит свою ЭЦП. Если все контрагенты используют ЭЦП, то такой документооборот называют юридически значимым. Такие электронные документы принимает налоговая служба и суды — их не нужно дублировать бумажными. Если контрагенты не ставят ЭЦП, а просто обмениваются сканами или электронными копиями документов, то они должны также использовать бумажные документы.
Для ведения юридически значимого документооборота нужно заключить договор с оператором ЭДО. Он выдаст цифровую подпись, а также даст доступ к системе, в которой можно создавать, обрабатывать и хранить документы.
Мы в статье будем говорить о юридически значимом ЭДО, потому что именно он позволяет полностью избавиться от издержек, связанных с бумажными документами.
ЭДО помогает сокращать трудозатраты
Ускоряется заключение сделок. В компании, которая пользуется только бумажным документами, на оформление одного договора может уйти больше часа: его нужно создать, распечатать, отнести на согласование руководителю (а если он в другом офисе, то отправить курьером). Зарегистрировать, отправить заинтересованным лицам, получить их подписи и только потом использовать в работе. Если компания в день создает 10 таких документов, то в месяц на оформление документов уходит 300 часов.
С электронными документами специалисты экономят время: создают договор по шаблону, отправляют на согласование по защищенным каналам связи, руководитель ставит ЭЦП и отправляет документ контрагенту. В специальных IT-решениях для ведения ЭДО такие договоры и другие документы, например, транспортные или платежные, создаются автоматически. В итоге снижаются операционные затраты, которые не несут добавочной стоимости.
Снижается риск потерять документы. После использования, бумажные документы сдают в архив и, чисто теоретически, их можно в любой момент найти и предоставить для налоговой или других проверок. Но на практике бумажные документы часто теряются.
Электронные документы можно хранить на сетевом диске или в «облаке» — если создать удобную иерархически организованную структуру папок, то любой сотрудник разберется, где искать нужный договор или платежку. Также электронный архив не сгорит и не пострадает от наводнений — особенно если данные хранятся в «облаке», то есть в специальных центрах обработки данных.
Также ЭДО позволяет работать с бумажными архивами — в этом помогает штрихкодирование документов. На договор наносится штрихкод, затем он сканируется и данные о бумажных документах хранятся в электронном виде. Это позволяет быстро понять, в какой части архива находится нужная бумага, а также работать с электронной копией документа.
Сотрудники работают на прибыль. Если специалист тратит на оформление документов 2-3 часа в день, то он не успевает в это время работать с клиентами, поставщиками и выполнять более важные задачи, которые приносят прибыль компании.
Например, производственная компания ЭлекКом Логистик после введения электронного документооборота смогла разгрузить своих логистов. Они вместо оформления документов стали искать транспортные компании для организации перевозок, уточняли маршруты, быстрее договаривались с клиентами о поставках оборудования. Оформлением документов всего логистического отдела стал заниматься один делопроизводитель — он смог это сделать за счет внедрения ЭДО и подключения специальных IT-решений.
ЭДО помогает экономить ресурсы
Меньше трат на делопроизводство. Бумажный документооборот требует постоянных трат — нужно закупать оргтехнику и расходные материалы, оплачивать работу секретарей, делопроизводителей и архивариусов, пользоваться курьерами или службами доставки документов.
С электронным документооборотом трат меньше: нужно просто заключить договор с оператором ЭДО и обучить сотрудников. Также можно подключить платные решения, которые помогают работать с электронными документами: облака для хранения данных, системы учета данных.
Меньше штрафов от контролирующих органов. Налоговые и другие проверки вызывают огромный стресс у бухгалтеров и других специалистов. Бумажные документы теряются, оказываются неподписанными или незарегистрированными, в журналах учета документов не стоят нужные отметки. Это приводит к штрафам, а иногда и к потере лицензии.
С ЭДО у бухгалтера будет круглосуточный доступ к любым документам, организованным в нужном для него порядке. Если сотрудники пользуются специальными IT-решениями от операторов ЭДО, то документы будут заполняться автоматически и в них точно будут все подписи и верные даты.
Больше выгодных сделок. В бумажных документах, а также в электронных, но хранящихся в разных местах, сложно найти нюансы сделок — например, сложно понять, из чего складывается стоимость перевозки или оборудования. Это мешает делать правильные выводы и совершать выгодные сделки.
ЭДО помогает выжить в кризис
Можно быстрее перейти на удаленку. Компании с бумажным документооборотом почти не способны перейти на формат удаленной работы: либо придется оставить на рабочем месте архивариуса и пользоваться курьерами для передачи документов, либо оцифровывать весь архив, что занимает уйму времени.
При электронном документообороте сотрудникам достаточно принести домой рабочий компьютер или подключиться к служебным учетным записям с домашнего устройства. Все документы в хранилище или системе учета данных будут сразу доступны всем работникам. Это позволяет им быстрее привыкнуть к новому формату работы.
Сокращение расходов помогает тратить на более важное. В кризисные периоды компаниям важно тратить ресурсы только на самое необходимое. ЭДО помогает сохранить бюджет для зарплат, покупки сырья и налоговых выплат. В итоге ЭДО может не только спасти компанию, но и вывести ее на новый уровень — постоянная экономия позволит инвестировать в новые возможности.
Как внедрить ЭДО
Поставить цели. От целей зависят выбор инструментов, ожидаемые результаты, этапы внедрения. Если компания хочет экономить на трудозатратах, то стоит не просто переходить на ЭДО, но искать системы учета данных — это позволит специалистам быстрее создавать, хранить и находить документы.
Важно понять цели использования ЭДО, зафиксировать их, сделать расчет экономической эффективности, прописать регламент внедрения, установить сроки и назначить ответственных за проект.
Найти оператора ЭДО. Чтобы перейти на юридически значимый электронный документооборот, нужно получить усиленную квалифицированную подпись в специальном удостоверяющем центре, а также найти оператора ЭДО для обмена документами с контрагентами. Полный список операторов можно узнать на сайте налоговой.
Как правило, операторы ЭДО кроме прямых услуг предоставляют и дополнительные — с помощью их решений можно хранить документы, вести отчетность, передавать их контрагентам по защищенным каналам. Если оператор ЭДО не предоставляет такие функции, то, как правило, он интегрируется с другими IT-решениями.
Считать эффективность. Если не увидеть эффективность, то переход будет казаться бессмысленным. Ее стоит только посчитать. Для одной перевозки нужны минимум 5 транспортных документов: заявка, доверенность, бухгалтерские документы, экспедиторская расписка и ТТН. Специалист может обрабатывать десятки перевозок в день и для каждой из них документы нужно создавать, распечатывать, согласовывать, подписывать, сканировать, хранить. Тратить на эти операции рабочее время. Используя ЭДО, нужно только платить оператору ЭДО за заверение этого документа и работать с ним в электронном виде. Если сравнить эти траты между собой, то выбор будет очевиден.
