red_mad_robot помогает в создании цифровых продуктов от идеи до масштабирования, а для внутреннего пользования мы разработали программу по трансформации бухгалтерии. Такой шаг связан с предварительным глубоким анализом тенденций и программ развития внутри страны, новых налоговых режимов и заявлений министерства финансов относительно сферы бухгалтерии.
Мы стремимся действовать в ногу со временем и быть образцом системы управления для других компаний, поэтому пришли к выводу, что трансформацию внутри бухгалтерии нужно начинать сегодня. Если не начать делать это сейчас, то завтра уже может быть поздно —это принесет экономические убытки и придётся ретроспективно реагировать на свершившиеся перемены в авральном режиме.
Профессия бухгалтера в текущем виде не будет востребована в будущем
На этом мнении сходятся аналитические агентства, известные вузы, некоммерческие организации развития скиллов, Министерство финансов и налоговые службы.
Уже сейчас работают программы по цифровизации, которые способствуют построению будущих систем налогового администрирования:
- личные кабинеты,
- базы данных,
- проверки контрагентов,
- автоматические декларации для физических лиц,
- цифровые подписи,
- кадровый электронный документооборот,
- государственные платформы с вакансиями (на которых с нового года нужно будет отображать все новые вакансии),
- электронные кошельки,
- интернет вещей (IoT) для автоматического исполнения обязательств по налогам с помощью отслеживания передвижений товаров,
- онлайн-кассы,
- голосовые ассистенты для консультаций, чат-боты.
Большие данные и их аналитика в реальном времени, создание единого файла налогоплательщика, «умные» порталы как единая точка доступа к услугам, мобильные технологии, искусственный интеллект — все это позволяет налоговым службам без увеличения ставок повышать количество собранных налогов и параллельно формировать учет и отчетность.
Раньше в проверяющие органы поступали данные об экономическом состоянии налогоплательщиков, и на их основании выставлялись требования и происходили проверки. Теперь же в планах создание противоположной системы: учет и отчетность уже есть (в частях, где их нет, активно достраивается) у проверяющих органов, и если налогоплательщик с ней не согласен — он об этом заявляет. Для этого внедряют изменения по четырем направлениям:
- технологичность процессов,
- модернизация ПО,
- создание двух больших центров обработки данных,
- изменение организационного дизайна проверяющих органов.
Проверяющие органы сформировали целевую концепцию состояния (to be), главная цель которой — автоматическое исполнение налоговых обязательств без усилий. Они создали систему связанных данных из метрик бизнес-процессов компаний — раньше эти данные анализировали ретроспективно и давали рекомендации для инспекторов, что делать с результатами проверок.
Сейчас подрядчики ИФНС разрабатывают сеть сопоставляемых между собой информационных данных. Разные форматы информации (текст, аудио, видео), соцсети, мобильные данные, RFID-метки (Radio Frequency IDentification —англ., радиочастотная идентификация) — все это создает Big Data, где можно в режиме реального времени получить информацию о реальных налоговых обязательствах. В планах — создание систем автоматического расчета налоговых обязательств и платежей и отмена налоговых деклараций.
То есть очевидна тенденция на автоматизированную работу налоговых служб с использованием всех новинок в сфере IT.
Обязанности главного бухгалтера изменятся примерно на 90%
Развитие инструментов и позиции главного бухгалтера
|
Этап |
Инструменты |
Особенности работы |
Позиция и обязанности |
|---|---|---|---|
|
1 |
Счеты и калькуляторы |
Ворох бумажных отчетов и ручные проводки в книгах учета |
Главный бухгалтер — второе лицо в компании, многое зависит от его слова: он проверяет все документы, ставит визу или отклоняет, отправляя переделывать других. Полностью владеет учетом и отчетностью. |
|
2 |
Компьютеры и автоматизированные программы |
Электронная отчетность и проверки стали проще |
Налоговая и другие службы забрали часть обязанностей главбуха — они частично ведут учет и отчетность параллельно с компаниями. Компании тоже ведут учет и отчетность и сверяются с системами контроля. Этот этап должен завершиться, когда протестируют полную технологизацию ведения учета и отчетности в проверяющих органах, и в этих результатах не будет большого количества ошибок. |
|
3 |
Цифровизация и технологизация |
Ошибок в расчетах налоговых обязательств ИФНСом нет или практически нет, не нужно сдавать декларации и вести учет. Деньги списываются со счета автоматически, а компании возражают только в случае ошибок |
Нужно будет уметь верно отображать факт ФХД в документах, собирать артефакты работы, чтобы реальность сделки была отображена в документах. Нужно будет делать налоговое предиктивное консультирование бизнеса, проводить аудит учета и отчётности, созданной ИФНСом. |
Посмотрим на список обязанностей главного бухгалтера на рисунке ниже. Видно, какой малый процент работы останется неизменным.
Осознать, что профессию нужно так сильно изменить — важная часть трансформации. Чтобы осуществить переход, нужно пройти от состояния неосознанной некомпетентности к осознанной некомпетентности, осознанной компетентности и, наконец, прийти к неосознанной (автоматической) компетентности.
red_mad_robot предлагает трансформировать бухгалтерию в три этапа
На этапе проектирования новой зоны мы разработали характеристики из трех этапов.
1. Ключевые цели и компетенции (что ждем от зоны)
На этом шаге указали следующие цели:
- Перестроить бухгалтерию под цифровизацию внешних органов с помощью проектного подхода внедрения изменений — об этом мы очень подробно рассуждали выше.
- Внедрить компетенцию аудита. Уметь проводить аудиты при отсутствии ведения учета и отчетности внутри компании.
- Создать процесс налогового консультирования. Уметь вести налоговое управление и консультирование для бизнеса. Предиктивно обсуждая, что можно, чего нельзя и что будет.
- Использовать problem solving как основу работы. Это поможет своевременно решать внутренние и внешние проблемы, стать полноценным бэк-офисом и качественной поддержкой бизнеса.
Мягкие навыки, которые нужно освоить и иметь для занимаемой должности:
- деловое общение,
- клиентоцентричность,
- когнитивная гибкость,
- коммуникация,
- управление командой, проектом, процессом,
- креативное мышление,
- критическое мышление,
- наставничество/менторинг,
- презентация и ораторское искусство,
- решение проблем и принятие решений,
- системное мышление,
- стресс-менеджмент,
- управление ресурсами,
- целеполагание,
- эмоциональный интеллект.
2. Целевые задачи главного бухгалтера — зона ответственности
Второй шаг — это создание целевой зоны задач для главного бухгалтера.
Новая зона ответственности для главного бухгалтера, к которой мы стремимся — создание экономической безопасности бизнеса. Это значит, что ведение бизнеса первично, а отображение в цифрах происходит в максимально автоматическом режиме, при этом без рисков и проблем.
Чтобы достичь целей, главный бухгалтер должен заниматься такими задачами.
-
Налоговое управление
- Консалтинг. Консультировать по вопросам бухгалтерского и налогового учета предприятий, участвовать в разработке единых принципов учета (регламенты, методики, учетные политики); работать со структурированием.
- Работа с внешними органами. Взаимодействовать с налоговыми органами (писать возражения, жалобы); реализовывать проекты по налоговой оптимизации, включая расчет налоговой нагрузки.
-
Аудит
- Аудит учета и отчетности. Контролировать учет и отчетность, созданными техническими инструментами.
- Работа с акционерами. Помогать в согласовании отчетности (бухгалтерской и налоговой) предприятий.
- Cash Management. Контролировать расход денежных средств в части налоговых платежей.
- Риски. Выявлять и оценивать риски объекта внутреннего контроля.
-
Problem Solving
- Документооборот. Создавать текущие документы для соблюдения налогового законодательства и снижения рисков.
- Problem Management. Предупреждать появление проблем.
-
Процессы и иное
- People Management. Управлять программами развития для подчиненных.
- Прочее. Управлять проектами развития; проводить налоговый дью-дилидженс и налоговые аудиты; готовить аналитические отчеты руководству компании.
3. Из классического главбуха — в главного бухгалтера будущего
На последнем этапе мы разработали траекторию трансформации, основываясь на состояниях as is (как сейчас) и to be (к чему стремимся). Сформулировали поэтапный план освоения нового, в котором прописали такие моменты: зона ответственности и задача в ней; DoD — результат работ, который мы хотим получить в конце; компетенции, которые нужно освоить в процессе реализации новых зон — как твердые, так и мягкие.
Рассмотрим на примере зоны Problem Solving. Одна из ее задач — создавать текущие документы так, чтобы соблюдать налоговое законодательство и снижать риски. Желаемый результат здесь — создать работающий процесс, в котором первичку делают внутри бэк-офиса, она полностью отображает факты ФХД и дополнена артефактами. Необходимые компетенции главного бухгалтера в этом блоке: работа в Miro, работа с формами, управление проектами.
Как отслеживать скорость трансформации функций главного бухгалтера
Чтобы проверять продвижение по индивидуальной траектории развития, мы использовали простые помощники визуализации: название блока, название задачи, задача, поделенная на этапы, оцифрованная оценка в плане и еженедельное проставление факта.
После выбора даты начала работ в автоматическом режиме проходят:
- анализ отклонений вне зависимости от параметров: штуки, рубли, проценты или иное;
- цветовая индикация;
- суммирование в целом по периоду;
- расчет месяца от даты и изменение в шапке таблицы.
Мы договорились о цветовом кодировании, в котором:
- красный коридор означает, что задача не осваивается и нужно что-то критично менять в процессе или договариваться о том, что на второй красный период мы говорим о несовместимости работы и кандидата и соглашении о расторжении договоров;
- желтый коридор означает, что можно дать еще две недели на доработку задач;
- зеленый коридор — самый замечательный вариант, когда освоение достижений идет по запланированному плану или близкому к нему.
Калькулятор отдельным цветом также выделяет графы, в которых выполнение на нуле, а также делит средний коридор на жёлтый и оранжевый — чтобы было понятно, где более критично, а где — менее.
Промежуточные результаты запущенной трансформации оцениваем по технологии OKR
Мы ставим задачи и цели по технологии OKR (от англ. Objectives and Key Results — цели и ключевые результаты) со скользящим планированием, а не KPI. Это позволяет своевременно корректировать траекторию трансформации. Мы живем в VUCA (англ. volatility, uncertainty, complexity, ambiguity) мире — это мир изменчивый, неопределенный, сложный, и его нельзя предсказать однозначно. Как правило, начало конца для любого объекта — это установка «У нас нет конкурентов/аналогов/заменителей, нам некуда дальше расти». Как только объект (компания/человек, подразделение, направление в компании) перестает меняться, он умирает.
Считается, что умение осознанно трансформировать компанию или ее часть —это high class и top class любой управленческой компетенции.
Мы в red_mad_robot запустили процесс перестройки создания документов по принципу Problem Solving. Вот каких результатов уже удалось достичь.
- Ускорили найм (для IT-бизнеса — это критичный показатель). Разгрузили рекрутеров, забрав задачи по созданию документов по временным работам.
- Ускорили получение ДЗ. Бухгалтерия забрала на себя задачи по созданию документов временных работ, разгрузив менеджеров —и они стали больше работать с клиентами.
- Улучшили качество проектов. Забрали у менеджеров проектов ответственность за заключения договоров с клиентами, освободив им время под работу над реализацией.
- Продали ценность изменений сотрудникам. Объяснили бухгалтерам компании, почему им выгодно перестроиться.
- Помогли создать новые процессы. Данные, которых не хватало бухгалтерии для создания документов, сделали легким опросником-фреймом — с выпадающими связанными списками, калькуляторами и привязками к данным, которые заведены в ячейку ранее или указаны в другой заявке. Теперь на заявку тратится две минуты, после она автоматически отправляется с СЭД — и на основании этих данных понятно, что делать дальше.
Итог: достижения и компетенции важнее образования и рабочего стажа
Профессия главного бухгалтера в том виде, в котором она существует сейчас, — в будущем не будет востребована. Обязанности главного бухгалтера изменятся практически на 90%, потому что большая часть его задач и функций либо полностью потеряет актуальность, либо критично трансформируется.
Опыт red_mad_robot показывает, что процесс изменений можно провести в три этапа. Первый — определить ключевые цели, мягкие и твердые компетенции; второй —создать целевую зону задач главного бухгалтера, чтобы обеспечить экономическую безопасность бизнеса; третий — разработать траекторию трансформации развития с прозрачным движением по ней.
Отслеживать промежуточные результаты трансформации лучше не по KPI, а по OKR со скользящим планированием, чтобы вовремя корректировать траекторию изменений. Важно помнить, что ценность главного бухгалтера в будущем будут оценивать в первую очередь по достижениям и трекингу задач. На втором месте окажутся новые освоенные компетенции, а на третьем – диплом и стаж. Эта конструкция сохранится до тех пор пока на рынке не сформируется устойчивое понятие и востребованность новых главных бухгалтеров.
