Ведення бізнесу в Польщі: відмінності з Україною та переваги

Польща близька до України географічно та ментально, але просто перенести український бізнес на європейський ринок не вийде. Поляки мислять та діють інакше. Які особливості ведення бізнесу треба врахувати на старті підприємницької діяльності в Польщі — розповідала на безкоштовному вебінарі тьютор Мілітіна Велика. Тим, хто не був на ефірі або не має часу дивитись його запис, ми підготували добірку тез з нього.

Складнощі ведення бізнесу в Польщі

Українські підприємці, що відкривають бізнес в Польщі, стикаються с чималими перешкодами. І основні з них — це брак досвіду ведення бізнесу за кордоном та інша ментальність поляків. Не дивлячись на те, що Польща спростила процес створення бізнесу для українців з початку повномасштабної війни, підприємцям, які не знайомі з правилами польського ринку, все одно досить важко.

З якими складнощами стикаються українські бізнесмени:

• бюрократія — щоб щось оформити, треба багато «папірців» та різноманітних дозволів, все дуже повільно узгоджується, особливо, в місцевих установах, які працюють за регламентами;
• труднощі в комунікації через незнання польської мови — особливо складно підприємцям спілкуватись з бухгалтерами-поляками та органами контролю;
• чималі податки, але якщо порівнювати з іншими європейськими країнами, у Польщі податкова система найбільш оптимальна;
• ризик штрафів від податкової — якщо ФОП веде самостійно бухгалтерію, треба відстежувати зміни законодавства та комунікувати з установами під час перевірок.

Також в Польщі проблематично перевести активи. Наприклад, не можна прийти до банку з валізою грошей і покласти їх на рахунок, бо є фінансовий моніторинг — це коли перевіряють, чи сплатили податки з цих коштів. Питань не ставлять хіба що до невеликих сум — до 10-15 тисяч євро. Таку суму грошей можна покласти на рахунок та вільно розпоряджатись ними, але розмір суми залежить від банку. В Україні також є фінансовий моніторинг і він стає жорсткішим, бо поступово наближається до європейського.

— Наскільки б ми не були схожими з поляками ментально, все одно є різниця, — розповідає тьютор Мілітіна Велика. — Неможливо взяти українську модель бізнесу і зробити таку ж саму в Польщі — там є свої правила ринку, яких треба дотримуватись.

В Польщі все довго узгоджується, ніхто нікуди не поспішає. Ми звикли в Україні, що всі працюють 24/7 і в будь-який момент можна написати, зателефонувати, укласти угоду та рухатись далі, але у Польщі ніхто не перенапружується. Робочий день 8 годин, після чого всі відпочивають. Треба також зважувати на те, хто ваш цільовий клієнт. Якщо ваша аудиторія — це поляки, треба вміти розмовляти польською. Англійська іноді виручає, але не всі поляки нею розмовляють.

З приводу бухгалтерії, бізнесу буває дуже важко, бо комунікація з рахунковими бюро вибудована зовсім інакше. В Україні ми звикли, що бухгалтер бере на себе всі питання — кадрові, юридичні, реєстраційні та інші. В Польщі бухгалтерські бюро працюють дещо інакше: які надали документи, такі й обробили, якщо потрібна рекомендація чи консультація — це вже окрема послуга. Податкове право має особливості, треба в них або самостійно розбиратись, або довірити все бухгалтеру. Якщо не володієте польською, краще розглядати співпрацю із земляками, щоб отримувати інформацію рідною мовою.

Також, одна із проблем для українців — це відсутність нормальної диджиталізації державних послуг. В Польщі немає зручного кабінету платника податків, як в Україні, в якому можна подивитись, які податки нараховані та перераховані, які треба скласти звіти, чи є штрафи. У Польщі всі ці послуги — це окремі кабінети та інстанції. Наприклад, внески в Управління соціального страхування або в ZUS (Zakład Ubezpieczeń Społecznych). Якщо в Україні ЄСВ — це єдиний відсоток, то в Польщі це різні фонди, які хоч і об'єднані в один ZUS, але окремо обліковуються.

Особливості ведення бізнесу в Польщі

Які ще нюанси польського ринку та менталітету варто врахувати на старті діяльності?

• Щоб відкрити бізнес у Польщі, треба більше часу. Тільки пошук офісу може тривати кілька місяців — нерідко така ситуація, коли приміщення показують сьогодні, а воно звільниться лише через три місяці. Документи тут теж підписують та узгоджують повільно.
• Польські споживачі консервативніші — перш ніж спробувати новий товар чи послугу, вони все ретельно перевіряють, довго наважуються прийти в новий заклад. В Україні значно простіше привернути увагу потенційних споживачів, а в Польщі треба рік чи два попрацювати, щоб люди побачили, що можна довіряти цьому закладу чи компанії.
• Польща дуже традиційна, а це впливає на маркетинг та бізнес-модель.Ефективні для українського ринку маркетингові інструменти тут працюють інакше. Наприклад, поляки не користуються так масово месенджерами, як українці, а бізнес-комунікації з клієнтами та установами ведуть переважно через електронну пошту.

• Увесь бізнес в Польщі є «білим», працевлаштування працівників офіційне і достатньо дороге. Але якщо робити все за законом, можна не боятись перевірок і штрафів.
• Мало хто з підприємців веде самостійно бухгалтерію: звертаються до бухгалтерського бюро або фахівців-консультантів.

— У цій країні розвинена культура вузьких фахівців і розуміння того, що слід звертатися до консультантів, які несуть репутаційну та юридичну відповідальність за надані консультації, — пояснює тьютор. — З різних питань є окремі консультанти: радники з податків, радники з кредитів тощо.

Не тільки у Польщі, але й взагалі у Європі, велика частина малого та середнього бізнесу, та навіть великі корпорації, залучають бухгалтерів на аутсорсі, звертаються до бюро, а не наймають фахівців у штат, як в Україні. Це ефективно, бо не треба дбати про робочі місця, купляти офісну техніку тощо. При цьому бюро забезпечує повний сервіс — розв'язує всі питання щодо ведення документів та звітів. Але є різниця між польськими бюро та тими, які відкривають українські фахівці. В нашому бюро, наприклад, ми перевіряємо первинну документацію від клієнтів, і якщо вона не відповідає вимогам, надаємо рекомендації, як це виправити. В польських бюро можуть просто не прийняти такі документи без рекомендацій, і підприємцям доводиться з цим розбиратись самостійно або брати окрему консультацію.

Взаємодія з працівниками-поляками

В Польщі всі трудові відносини оформлюють офіційно, навіть на стажуванні, бо за неофіційну роботу в Польщі передбачена досить сувора відповідальність та великі суми штрафів.

Компанії в Польщі можуть укласти різні види договорів зі співробітниками:

• трудовий договір (umowa o prace) — регулюється нормами трудового законодавства, може бути укладений на обмежений та необмежений термін, тому його можна підписувати на випробувальний термін;
• та цивільно-правовий договір (umowa zlecenia) — договір на послуги, регулюється цивільним кодексом. Це вже інший законодавчий документ, тому інші правила нарахування оплати праці та відповідно податків.

Щоб успішно працевлаштувати поляка та вимагати від нього сумлінного виконання обовʼязків, треба знати польську мову. Та розуміти менталітет поляків. Поляки є надзвичайними буквоїдами. Якщо щось не передбачено посадовою інструкцією, вони того робити не будуть і мають на це право. Змусити навряд вийде.

— Коли приймаємо на роботу співробітника, підписуємо посадову інструкцію. В Україні цей документ носить більш номінальний характер та потрібен лише на випадок перевірки, але у Польщі працівники намагаються його дотримуватись.

Якщо у вас салон краси і ви хочете, щоб майстер з манікюру прибирав своє робоче місце, це треба прописати в посадовій інструкції. Інакше дуже велика ймовірність, що майстер не буде цього робити. І якщо ви навіть звернетесь до суду, то суд буде на його боці, бо це не є його посадовими обов’язками. Тож, якщо плануєте наймати на роботу поляків, треба бути уважними з цими питаннями та документами.

Переваги ведення бізнесу в Польщі та ЄС

Не зважаючи на особливості ринку та моменти адаптації українського бізнесу, Польща приваблює українських бізнесменів багатьма факторами: стійка економіка, схожа мова, географічна близькість, відносна легкість легалізації бізнесу, прозорі закони. Розглянемо їх більш детально.

• В Польщі, за різними оцінками, перебуває понад 3 млн українців, а це великий потенціал для бізнесу. Більшість підприємців відкривають бізнес в Польщі саме для своїх — українців. Тому навіть коли закінчиться війна, чимало українців тут залишиться. До того ж багато хто виїхав до Польщі ще до початку повномасштабної війни, мають тут сім'ї, роботу, власний бізнес.

• Польща має ідеальне транзитне та логістичне розташування, можна вдало поєднувати підприємницьку діяльність як в Україні, так і в Польщі. Тут дуже багато транспортних компаній, тому можна зареєструвати бізнес у Польщі, а працювати по всьому ЄС. Кордонів немає.
• Українці можуть відкривати бізнес на таких самих умовах, як і громадяни Польщі. Можна відкрити ФОП без карти побиту або відкрити ТОВ без обов’язкового перебування засновників на території Польщі.
• Оптимальний рівень оподаткування, у порівнянні з іншими країнами ЄС. Наприклад, податок на прибуток в Польщі становить 19%, при цьому у Німеччині – 30%, в Естонії – 21%, в Угорщині – 20,6%. А для новоствореного ТОВ у Польщі податок на прибуток взагалі складає 9%.

• Доступ до недорогих європейських кредитівта лізингів — маючи певний оборот, відображений в бухгалтерському обліку, можна отримати кредит для бізнесу. Лізинги, за умови реєстрації ФОП, розглядають чи не з першого місяця реєстрації, але для цього треба показати прибутки.
• Надійна банківська система — банківські вклади фізичних та юридичних осіб в Польщі гарантовані спеціально створеним фондом (в обсязі до 40 000 євро).

• Дофінансування від ЄС. Є різні польські та європейські програми дофінансування бізнесу: як на поворотній, так і на безповоротній основі. Невеличкі стартапи можуть отримати до 40 000 злотих від центру зайнятості (PUP).

Також у Польщі більш лояльна політика держави щодо контролю бізнесу — перевірка від фіскальних органів в перші 3 роки діяльності малоймовірна. Крім виняткових ситуацій, податкова, санстанція, екологічна інспекція можуть прийти з перевіркою лише за умови письмового повідомлення. І якщо виявлять невеликі порушення, наприклад, порушення термінів звітів, можна уникнути штрафів, якщо написати заяву та пояснити причини. Тому знати ці нюанси дуже важливо.

Соціальне страхування при веденні діяльності в Польщі

Як в Україні, так і в Польщі, фізичні особи-підприємці мають сплачувати за себе страхові внески. В Україні це ЄСВ — податок, який покриває витрати держави на пенсійне забезпечення, допомогу по безробіттю, лікарняні та допомогу від нещасних випадків, та складає для всіх ФОП незалежно від групи 22% від мінімальної заробітної плати.

В Польщі ж система податку або składok до ZUS набагато складніша, ніж в Україні, тому цьому питанню варто приділити особливу увагу.

Тож всі, хто збирається вести підприємницьку діяльність за спрощеною податковою системою, як ФОП, мають сплачувати за себе до ZUS наступні податки:

• пенсійне страхування (ubezpieczenie emerytalne);

• страхування по інвалідності та у зв’язку з втратою годувальника (ubezpieczenie rentowe);

• медичне страхування (ubezpieczenie zdrowotne);

• страхування на випадок хвороби чи материнства (ubezpieczenie chorobowe);

• страхування від нещасних випадків (ubezpieczenie wypadkowe).

Особливу увагу треба звернути на медичне страхування. Цей платіж є обов’язковим до сплати з перших днів підприємницької діяльності. Він розраховується окремо від інших внесків та залежить від обраної форми оподаткування:

• загальні засади —  9% від отриманого прибутку;

• лінійний податок — 4,9% від отриманого прибутку;

• ричалт — розраховується по спеціальній формулі, залежить від середньої заробітної плати та обсягів оборотів підприємця.

Також ФОП окремо сплачує внески до Фонду праці та Фонду солідарності.

Всі ці внески сплачують однією сумою, розмір якої розраховується індивідуально для кожного суб’єкта підприємницької діяльності та залежить від його грошового обороту. У 2024 році мінімальна сума, яка підлягає сплаті ФОПом до ZUS складає 1594,18 злотих. Але є нюанси по сплаті цих податків, які дозволяють підприємцям платити менше.

Наприклад, підприємці, які тільки починають свою діяльність в Польщі, можуть не платити податки до ZUS перші 6 місяців. Після того, як мине 6-місячний термін, ФОП може розраховувати на наступну податкову пільгу: сплата податків до ZUS за зниженими ставками — малий ЗУС. Цим привілеєм можна користуватися протягом 2-х років, після чого Польща дає можливість ФОПам протягом наступних  3-х років сплачувати податки за іншою пільговою системою «Малий ЗУС плюс».

Тобто, інакше кажучи, підприємці протягом перших 5 років своєї господарчої діяльності можуть користуватися податковими пільгами на податки з соціального страхування, крім внеску на медичне страхування.

Також слід знати, що внески на соціальне страхування, крім медичного страхування, можна включити до витрат та цим зменшити податкове навантаження.

Які податки платить роботодавець за працівника в Польщі

Приймаючи на роботу найманих працівників в Польщі, роботодавець зобов’язаний сплачувати за них податки. Частина з них відраховують з заробітної плати, а частину оплачує безпосередньо роботодавець. 

Які податки платитиме роботодавець за працівника в Польщі, напряму залежить від виду трудового договору. Основні види трудових договорів у Польщі це: умова о праці та умова злеценя. Тож розглянемо детальніше, скільки має сплачувати роботодавець за найманого працівника з його заробітної плати, а скільки має сплатити за робітника сам роботодавець.

Почнемо з ПДФО або PIT — податку на доходу фізичних осіб. Ставка податку становить 12 % від заробітної плати та інших доходів робітника, якщо такі доходи не перевищують 120 000 злотих на рік, тобто 10 000 злотих на місяць. Якщо доходи більші, тоді ставка податку буде становити 32%.  Цей податок вираховується безпосередньо з заробітної плати робітника. 

Податок на доходи з фізичних осіб не нараховується, якщо працівник:

• не досяг віку 26 років;

• є батьком/матір’ю або опікуном 4 та більше дітей;

• перебував за кордоном не менше 3 років, після чого повернувся до країни;

• має пенсійний вік, але активно працює, при цьому відмовився від отримання пенсії.

Умова о праці передбачає повний соціальний пакет для робітника та гарантує йому отримання від роботодавця всіх можливих соціальних гарантій, які забезпечені сплатою податків до ZUS.

Як розподілене податкове навантаження з соціального страхування між працівником та роботодавцем наведено нижче у таблиці:

Інші умови оподаткування за соціальними внесками має умова злеценія. За цим видом трудового договору роботодавець має сплатити до ZUS тільки:

•  пенсійне страхування;

•  страхування по інвалідності та у зв’язку з втратою годувальника;

•  медичне страхування.

 Тому людина, яка працює за таким договором не має права на:

• нормований робочий час;

• подвійну оплату понаднормових годин;

• оплачувану відпустку;

• оплачений лікарняний.

Якщо казати простіше, то умова злеценя не дає робітнику жодних привілеїв та гарантій. Але, за домовленістю з роботодавцем, працівник може добровільно сплачувати страховий внесок на випадок хвороби або материнства, щоб мати оплачуваний лікарняний.