Современный бухгалтер живет в жестком режиме, состоящем из гигабайтов важной информации, «горящих» сроков и неотложных задач. Его обычный ритм жизни — это срочные платежи, согласование договоров, заполнение документов, подготовка отчетов, работа с налоговой. А если принять во внимание необходимость повышать свою квалификацию и ежедневно отслеживать изменения в законодательстве, то в результате 8-ми часовой рабочий день затягивается до ночи, а многие дела переносятся «на завтра» или не выполняются совсем...
О том, как бухгалтерам выдерживать сумасшедший ритм и чрезмерную нагрузку, правильно планировать свой рабочий день и спокойно отдыхать в заслуженные выходные, вы узнаете из нашей статьи. Мы поделимся секретами и правилами тайм-менеджмента, которые применяют успешные бизнес-лидеры и известные личности для повышения личной и профессиональной эффективности.
Правильный тайм-менеджмент: что, кому, зачем?
Каждый человек уникален: физически, психологически, духовно. Кто-то обладает творческим талантом, другой имеет хорошо развитый интеллект, третий — технический гений, четвертый — прирожденный спортсмен. Но у всех нас есть то, чем все люди на планете обладают в равном количестве. Столько же, сколько его имеют Билл Гейтс, Роман Абрамович, основатель Facebook — Марк Цукерберг, ваш начальник, столько же этого есть и у вас. Конечно, это время. Те самые 24 часа в сутки!
Но почему одним удается построить супер-корпорацию с нуля, заработать свой первый миллиард в 25 лет, достичь ошеломительного успеха в общественной и политической деятельности, а другие, точно также имеющие 24 часа в сутки, изо всех сил борются за выживание, безуспешно занимаясь монотонной и низкооплачиваемой работой? Причин может быть множество, и одной из них является неумение правильно использовать то время, которым мы все в одинаковой степени располагаем.
Время летит — это плохая новость. Хорошая новость — вы пилот своего времени!
Тайм-менеджмент — это современное искусство управления временем в профессиональной и повседневной жизни. Это наука, без которой сегодня невозможно обойтись финансовому специалисту, который стремится к успеху.
Здесь стоит понимать, что разумное управление временем не подразумевает ведение жесткого плана вашего дня — шаблонная жизнь по графику не доставит никакого удовольствия. Суть тайм-менеджмента заключается в умелой расстановке приоритетов и грамотном планировании работы.
Ниже мы собрали самые действенные техники тайм-менеджмента, которые работают на все 100%, приносят максимум пользы и помогают бухгалтерам увеличивать свою эффективность в разы.
Правило 1. Планирование времени — это фундамент тайм-менеджмента
Люди, которые смогли добиться мирового признания и успеха, по своей натуре «планировщики». В идеале планировать нужно все — не только рабочее, но и личное время. Начать стоит со списка задач, который должен всегда быть под рукой у бухгалтера.
Примерно подсчитав сроки выполнения каждой задачи и составив структурированный план действий, вы получите возможность удобно и оперативно оценивать свою загруженность, а при необходимости, сможете легко вносить коррективы в график и добавлять новые задачи.
Постоянно планируйте и фиксируйте конкретные задачи. Запомните, если на бумаге
нет Вашей цели — тогда ее просто не существует!
Планирование можно осуществлять 2 способами:
- Используя блокнот или органайзер
- В электронном формате (компьютер, мобильный телефон).
Варианты планирования «в уме» или «по памяти» категорически исключены, особенно на первых этапах освоения техник тайм-менеджмента.
Выработайте в себе новую привычку с вечера (лучше перед сном) записывать свои планы на завтра. И придя на работу с утра, вы уже будете четко знать, с каких конкретно задач нужно начинать. Работайте с этим списком в течение всего дня: как только к вам поступит новое задание, сразу внесите его в этот же список с учетом приоритетности по сравнению уже записанными делами. Как только задача будет успешно выполнена — обязательно вычеркните ее. Так, вы не только получите удовольствие от проделанной работы и зарядитесь мотивацией, но также будете гордиться тем, что не впустую потратили время.
ВАЖНО! Когда вы ведете четкий список запланированных задач — вы автоматически увеличиваете свою продуктивность на 25%.
Правило 2. Боритесь с назойливыми «пожирателями времени»
Хронофаги (они же поглотители времени) — это то, что мешает бухгалтеру достигать поставленных целей и отнимает уйму времени, не принося при этом ни пользы, ни результатов, ни удовольствия. Это то, чем мы занимаемся просто по привычке или «от безделья». С развитием информационных технологий «вампиров» стало гораздо больше: электронная почта, социальные сети, развлекательные интернет-ресурсы, Skype, онлайн-игры, видеосервисы, бесцельная болтовня по телефону, просмотр новостей из личной жизни друзей и коллег и др. Привычный музыкальный фон, любимое радио и работающий на заднем плане телевизор — все это тоже назойливые «воришки» нашего времени.
У каждого человека свои хронофаги, а вот общее у них то, что они мешают нам продуктивно и эффективно контролировать время. Конечно, никто не говорит о том, чтобы полностью отказаться от этих «пожирателей», ведь многие из них являются реальностью сегодняшнего дня. Нужно просто научиться разумно управлять своими привязанностями.
Например, для начала разрешите себе «поубивать» время в социальных сетях, но лишь после выполнения всех поставленных задач согласно составленному плану. Затем время, проведенное без пользы, постепенно сокращайте, и в итоге ваш интерес к «пожирателям» исчезнет. Очень полезно будет, если вы заведете специальный дневник, в который начнете выписывать никчемные занятия, крадущие ваше время, не приближающие вас к целям и не приносящие никакой пользы. Поверьте, список будет немалый!
Правило 3. Учитесь расставлять приоритеты
Большой кусок рабочего времени тратится впустую только потому, что бухгалтер теряется в сумасшедшем потоке задач и не может определиться, с чего начать, что стоит сделать во вторую очередь, что в третью, а что можно отложить «на потом». На практике это выглядит примерно так: бухгалтер хватается за одно дело, вспоминает о другом и переключается на него, не завершив первое. Потом возникает третья, казалось бы, тоже важная задача, он концентрирует внимание на ней, как вдруг оказывается, что необходимо в срочном порядке закончить первое. В результате «пролетает» день, и бухгалтеру удается выполнить в лучшем случае половину из запланированного. Все время уходит на постоянные отвлечения и переключения с одной задачи на другую. Если такая ситуация вам знакома, срочно займитесь приоритезацией.
Пожалуй, самый эффективный на сегодняшний день инструмент расстановки приоритетов — это техника Эйзенхауэра. Эта простая и удобная матрица предполагает распределение запланированных задач по показателям срочности и важности. Расписав в таком формате все свои ежедневные дела, вы получите четкую картину того, как построить свой рабочий день.
- Срочное и важное — это неотложные, «горящие» задачи, которые требуют решения немедленно (отправить отчет в налоговую, сдать декларацию по НДС за 9 месяцев, провести срочный платеж, подготовить документы к приезду руководителя).
- Важное, но не срочное — это то, что необходимо сделать, но допустимо отложить на некоторое время (разобраться с изменениями по налогу на прибыль, обсудить с директором сдачу отчетов в налоговую инспекцию, заполнить бухгалтерский баланс за год и др). Здесь бухгалтер может столкнуться с небольшой проблемой: со временем такие задачи перетекают в категорию «срочных и важных». Поэтому, стоит выделять на их выполнение немного свободного времени еще до того, как они начнут «давить» на вас и вызывать чувство тревоги.
- Срочное, но не важное — задачи, которые хотят внимания здесь и сейчас, но не являются первостепенными (ответить на email, поговорить по телефону, выполнить рутинные дела).
- Не срочное и не важное — задачи, которые можно смело вычеркивать из списка.
Правило 4. «Съедайте лягушку на завтрак!»
Что это значит? Успешный бизнес-консультант, известный на весь мир писатель, гуру тайм-менеджмента — Брайан Трейси «лягушкой» называет самые сложные, неприятные и непонятные, но очень важные дела, с которыми необходимо справиться в течение дня. Когда вы постоянно откладываете их то на час вперед, то на два, то на вечер, вы создаете для себя неприятный эмоциональный дискомфорт, с которым ходите весь день. Свое утро нужно начинать именно с самого трудного — и тогда ваш день будет проходить продуктивно и не принудительно.
Правило 5. Говорите «НЕТ» бесполезным делам и умейте отказать!
Вежливость и тактичность — это, конечно, очень хорошие качества, альтруизм — тоже. Но почему вы должны тратить свое драгоценное время тогда, когда другой человек его экономит за ваш же счет? Конечно, речь не идет о действительно необходимой помощи вашему коллеге, другу или товарищу. Приглашение «поболтать» за чашкой кофе, просьба от коллеги заполнить за нее документы или принять участие в кампании, к которой вы не имеете никакого отношения. Проще говоря, все «пожиратели времени», которые не принесут вам успеха и не послужат тому, что вы достигнете своих целей, не стоят траты усилий. Не бойтесь отказывать конкретным людям, у которых нет ни малейших жизненных позиций, которые любят бездельничать и только умеют жаловаться на свои проблемы. Говорите «нет» ненужным делам, которые не приносят и не принесут вам в будущем никакой пользы, а только отнимут у вас драгоценный ресурс.
Правило 6. Соблюдайте чистоту и порядок на рабочем столе
Успешные бизнесмены и предприниматели всегда работают за чистым столом и в комфортной обстановке. А вот у несобранных бухгалтеров на столе царит полный бардак и аврал. Выработайте в себе полезную привычку выделять 10-15 минут в день на наведение порядка среди огромной кучи бумаг, выбрасывайте ненужное, а файлы в компьютере храните в упорядоченных папках. Ученые доказали, что около 30% рабочего времени мы тратим на поиск нужной записки или документа. Корзина для ненужного хлама станет вашим помощником в соблюдении чистоты.
Правило 7. Никогда не пренебрегайте отдыхом!
Когда у вас есть возможность отдохнуть, сделать перерыв на обед, выполнить легкую разминку для тела — никогда не пренебрегайте этим! Это, пожалуй, самый важный фактор для эффективного управления рабочим временем. Когда бухгалтер погружается в полноценный отдых, все его в это время ресурсы восстанавливаются, и эффективность труда возрастает.
ВАЖНО! Отведенные для отдыха минуты ни в коем случае нельзя тратить на «пожирателей времени». Вы должны полностью абстрагироваться, расслабиться и набраться позитивной энергии для дальнейшей работы.
Используя вышеописанные техники тайм-менеджмента в своей практике, всегда думайте о результатах, которые они вам принесут. Например, это может быть ваш доход, а лучше те материальные цели, на реализацию которых вы планируете его потратить.
Выберите подходящий курс и пройдите его 1-й урок бесплатно, чтобы оценить, насколько комфортно повышать квалификацию онлайн!
