2016-11-13

Все возможности Google Doc

Специально по многочисленным просьбам наших подписчиков был создан этот цикл материалов. Мы заботимся о вас и предоставляем подробную пошаговую инструкцию к использованию всех возможностей Google Doc бухгалтерами и финансовыми специалистами. В прошлой статье мы рассматривали актуальные вопросы в работе с Google docs.

Google Doc — наверное, один из самых востребованных редакторов Google Документов. Это бесплатная версия лицензионного Microsoft Word с такими же возможностями, а иногда даже превосходящими.

Этот материал будет ценен финансовым специалистам, которые:

  • только начинают работать с Google Doc и хотят узнать больше о всех его возможностях;
  • находятся в поиске замены стандартному Microsoft Word;
  • никогда не пользовались, но задумались об изменении инструментов работы.

Полную инструкцию по использованию Google Doc можно скачать здесь.

Если у вас возникнут какие-либо вопросы, замечания или предложения после прочтения данной и последующих статей, излагайте их в форме комментариев. Мы с радостью рассмотрим ваши конструктивные сообщения и с удовольствием ответим на каждое.

Помните, что каждый ваш комментарий – это не только развитие нашей Академии, но также помощь тысячам наших клиентов, которые ищут ответы на свои вопросы.

Чем Гугл Докс полезны для бухгалтера и его руководителя?

  1. Бесплатный доступ. Гугл докс — прекрасное решение, которое позволяет сократить расходы на использовании рабочих программ. Для одного человека предоставляется 15 ГБ свободного места — пиши, не хочу! А для корпоративного пользования объем гугл диска, где хранятся ваши документы, соответствует оплаченному вами пакету.
  2. Автосохранение. Вы вводите символ, гугл докс параллельно сохраняет. Даже если отключат электроэнергию, разрядится ноутбук, сломается планшет или утонет телефон, ваши данные не потеряются.
  3. Гарантированная сохранность данных. Облачное хранилище Гугл диска трудно взломать, поскольку все данные защищены протоколом SSL, который используется в Gmail и других сервисах Google.
  4. Доступ к данным в любых условиях. Ноутбук, планшет, стационарный компьютер, мобильный телефон или любой другой гаджет позволяют работать в офисе, дома, в кафе, в горах, в поезде, в самолете. Да, вы не ошиблись — даже в самолете. Для этого просто нужно активировать режим оффлайн-доступа к документам или папке.
  5. Коллективный доступ. Больше не нужно пересылать документы и таблицы на почту своим коллегам для изучения, комментирования или редактирования. В одном гугл доксе может находиться любое количество человек, у которых есть ссылка с доступом.
  6. Практичное упорядочивание. Вы можете с легкостью освободить место на своем компьютере и перенести все необходимые файлы и папки на Гугл Диск. Или создать новые папки, где будут храниться документы. С Гугл докс мечта «все отчеты в одном месте» станет реальностью.
  7. Эффективный поиск. Вспомните, сколько времени вы тратите, чтобы найти необходимый документ на компьютере? Более того, если вы забыли название, найти файл почти нереально. Google Doc и Google docs в этом отношении намного превосходят Microsoft Word и Windows. Документ или папку можно найти по названию, по ключевому слову, по владельцу. Вы можете даже найти отсканированные или сфотографированные изображения с искомым текстом. Теперь на запрос начальника вы сможете быстро и качественно ответить и предоставить необходимые доказательства в виде файла.
  8. Толковое редактирование. Хотя в коллекции шрифтов Google Doc находится всего 5 штук, этого вполне достаточно для создания читабельных и приятных для просмотра документов. Формулы, ссылки, изображения, таблицы, рисунки, комментарии, сноски, колонтитулы, закладки, оглавления и прочие функции облегчат создание и сделают просмотр или изучение документов более эффективным. Кроме того, вам будут доступны словарь, проверка правописания, быстрые клавиши.
  9. Публикация в Интернете. Вы можете опубликовать свои документы на сайте и сделать их общедоступными. Информация для инвесторов, акционеров и других пользователей будет доступна и легко опубликована.
  10. Удобные дополнения. Калькулятор, создание ярлыков и этикеток, переводчик, голосовой ввод, создание диаграмм, редактирование фотографий — не все из этих функций доступны в Microsoft Word в отличии от Google Doc.
  11. Google Apps Script. С помощью этого приложения вы сможете провести анкетирование, голосование, создать форму для сбора данных. Такие инструменты полезны, например, во время корпоративного обучения для проведения тестирования для определения уровня качественного усвоения знаний. Также этот метод можно использовать для проведения голосования в пользу предстоящего мероприятия, формы его проведения, количества участников и пр.

Как создать документ Google Doc?

Этот вопрос мы рассматривали в прошлой статье. Однако нам не сложно продублировать информацию. Итак, сначала находим гугл диск через кнопку или . Затем создаем сам файл. Эту процедуру можно сделать двумя способами. Не забудьте о том, что ваш гугл аккаунт должен быть активным, вы должны в него войти под своим логином и паролем.

Способ 1. Чтобы создать файл, нажимаем на «Диск Google», а затем кликаем правой кнопкой мыши на пустом месте. Для создания текстового документа типа Microsoft Word выбираем «Google Документы», для создания таблиц (как Excel) — нажимайте «Google Таблицы», для презентаций — «Google Презентации».

Чтобы все ваши файлы были упорядочены, можно создавать необходимые папки и перетаскивать в них файлы мышью.

Способ 2. Чтобы создать таблицу, презентацию или текстовый документ, если его у вас еще нет, нажмите в соответствующем разделе «Google Таблицы», «Google Презентации», «Google Документы».

Как открыть docx-файл?

Гугл докс позволяет работать с документами, которые созданы привычным способом в Microsoft Word. Для этого нужно установить приложение «Редактирование файлов Office». Затем заходите в меню «Файл» и нажимаете «Открыть» или пользуетесь горячими клавишами «Ctrl+O»:

В открывшемся окне нажимаете «Загрузка», затем выбираете нужный файл на вашем компьютере и нажимаете «Открыть»:

Помните, что документ Microsoft Word, содержащий обилие таблиц, рисунков, диаграмм и прочих элементов форматирования после преобразования в Google Doc может исказить отображение информации. Чтобы этого не случилось, после открытия файла обязательно нажмите «Сохранить в формате Google документов».

Как сохранить файл на компьютере?

Чтобы сохранить документ со всем его содержанием на компьютер, нажмите меню «Файл», затем «Скачать как» и выбирайте формат. Вот так легко текстовые документы можно преобразовать в PDF.

Недостатки Google Doc

  • любителям водяных знаков, цифровой подписи и прочих защитных элементов придется обходиться без них. Они отсутствуют по причине большой уверенности создателей «гугл докс» в своих протоколах безопасности;
  • иногда Google Doc и Google docs зависают, тормозят и дают сбой в работе;
  • если компания Google резко прекратит свое функционирование, непонятно что случится с данными, которые хранятся в его облаке.

Пользуйтесь возможностями Google Doc, чтобы сэкономить время, обезопасить себя от потери данных, увеличить эффективность деятельности компании, а также производительность труда!

Поделиться страницей в соцсетях:

Уже подписалось
7 430
человек
Наши проекты
Мы в соцсетях