2016-10-24

Google Drive. Первое знакомство

Специально по многочисленным просьбам наших студентов был создан этот материал. Мы заботимся о вас и предоставляем подробную пошаговую инструкцию к использованию всех возможностей Google Drive бухгалтерами и финансовыми специалистами.

На официальном сайте гугл диска написано: «Всегда под рукой». И это действительно так. Он позволяет открывать файлы любого формата — от текстового до аудио-видео, в т.ч. Photoshop, даже если он не установлен на вашем персональном компьютере. На любом гаджете — от смартфона до стационарного компьютера. В любое время — даже без подключения к интернету. В состав этого бесплатного сервиса входят Гугл Документы, Таблицы и Презентации. Для бухгалтеров и финансовых специалистов — это просто кладезь полезных дополнений, которые экономят деньги, время и нервы.

  • Почему деньги? Потому что стоимость лицензионной версии Microsoft Office составляет от $60 в базовом наборе функций до $1100 для профессионального пользования.
  • Почему время? Потому что не нужно ждать доставку оплаченного программного обеспечения, его установку ІТ-специалистом. Просто создаете электронную почту на портале гугла и пользуетесь.
  • Почему нервы? Потому что сохранение данных происходит автоматически и не теряется при выключении электроэнергии, глюке программы, поломке ноутбука или утонувшем телефоне. Также в течении месяца вы можете восстановить все версии документа, а при необходимости сохранить их навсегда. Эта функция очень ценится руководителями компаний и главными бухгалтерами.

Зачем бухгалтеру Google Drive?

Вам больше не придется отправлять коллегам файлы, требующие коллективного обсуждения. По приглашению (ссылка на документ) человек сможет просматривать, редактировать, советовать, комментировать содержимое документа параллельно с вами и остальными людьми, которые будут иметь доступ. Теперь главный бухгалтер сможет одновременно находиться, например, в отчете по финансовым результатам компании вместе с финансовым директором.

Гугл диск предоставляет в бесплатное пользование 15 ГБ свободного места для хранения файлов любого формата. Он умеет распознавать текст и изображения в отсканированных документах, поэтому поиск будет быстрым и эффективным. Он доступен для всех платформ и операционных систем. Этот сервис предоставляет также корпоративную версию для работы нескольким пользователям из одной компании.

Еще более 100 приложений от Google помогут вам обрабатывать фотографии, создавать дизайнерские проекты, рисовать диаграммы и выполнять прочие действия с различными инструментами. Совмещайте приятное с полезным.

Вопрос/ответ

Что нужно для работы с Гугл диском?

Действующий аккаунт в Google. Если он у вас уже есть, прекрасно. Если нет — нужно создать.

Как создать аккаунт в Google?

Переходим по ссылке и заполняем необходимые данные в форме.

Не бойтесь указывать номер мобильного телефона. При потере пароля, вы легко сможете восстановить доступ к почте и другим приложениям гугл аккаунта.

Затем вам необходимо согласиться с правилами конфиденциальности (желательно их прочесть или проскроллить колесиком мышки вниз), нажать на кнопку «Принимаю» и вуаля! На вашем экране появится окно с поздравлениями и кнопкой «Продолжить».

Если к вашему компьютеру доступ имеете только вы, можете смело соглашаться с предложением сохранить пароль в системе. А если во время вашего отсутствия компьютером пользуются другие, рекомендуем запомнить или записать в недоступном для злоумышленников месте ваши данные для входа в аккаунт.

Затем в виде небольшой презентации вы получите дальнейшие подсказки для настройки аккаунта.

При нажатии на цветной кружок с первой буквой вашего имени, откроется вот такое окно, где вам нужно кликнуть по одной из кнопок.

При нажатии на кружок, появляется возможность добавить к своему профилю фотографию:

При нажатии на синюю кнопку «Мой аккаунт», вы увидите следующее:

На этой странице можно настроить оповещения, которые будут отображаться здесь , связанные приложения и сайты, управлять паролями и настроить доступ к аккаунту.

Как найти гугл диск и прочие приложения?

При нажатии на , вам откроется список возможностей, среди которых гугл. докс, гугл.таблицы, youtube, сам гугл.диск, календарь и прочие приложения, которые облегчают работу и привносят радость в жизнь.

А при нажатии на кнопочку "Сервисы" , которая находится в браузере под строкой поиска слева, список стандартных приложений гугл будет выглядеть так:

Как создать новый файл или папку?

Способ 1. Чтобы создать файл, нажимаем на «Диск Google», а затем кликаем правой кнопкой мыши на пустом месте. Для создания текстового документа типа Microsoft Word выбираем «Google Документы», для создания таблиц (как Excel) — нажимайте «Google Таблицы», для презентаций — «Google Презентации».

Чтобы все ваши файлы были упорядочены, можно создавать необходимые папки и перетаскивать в них файлы мышью.

Способ 2. Чтобы создать таблицу, презентацию или текстовый документ, если его у вас еще нет, нажмите значок "плюсика" в соответствующем разделе «Google Таблицы», «Google Презентации», «Google Документы».

Как перенести файлы из вашего компьютера в облачное хранилище Google Диск?

Если вы хотите загрузить файл или папку, нажмите «Загрузить файлы...» и «Загрузить папку...» соответственно.

Как выйти из файла на главную страницу?

Чтобы легко вернуться на главную страницу Google Документов, необходимо нажать .

Здесь будут храниться все созданные и загруженные вами текстовые документы. Чтобы переключиться на таблицу или другой формат файла, нажмите.

Вам откроется:

Как дать доступ к файлу?

Способ 1. Во всех файлах в верхнем правом углу есть.

При нажатии открывается

  1. Доступ можно дать определенному пользователю, записав адрес его электронной почты, с правом редактирования, комментирования или только чтения.
  2. Доступ можно дать всем пользователям, у кого будет ссылка на документ.
  3. Можно выбрать, что именно вы разрешаете делать с вашим файлом: редактировать, комментировать или только просматривать. Здесь также доступна функция отключения доступа.

Способ 2. На главной странице гугл диска один раз нажимаем на файл, к которому необходимо дать доступ.

1. Доступ можно дать всем пользователям, у кого будет ссылка на документ.

Можно выбрать, что именно вы разрешаете делать с вашим файлом: редактировать, комментировать или только просматривать, нажав «настройки доступа». Здесь также доступна функция отключения доступа. Перемещаете зеленый кружок влево, и доступ закрыт.

2. Доступ можно дать определенному пользователю, записав адрес его электронной почты, с правом редактирования, комментирования или только чтения.

Как дать доступ к папке?

Аналогично.

На странице гугл диска один раз нажимаем на папку, к которой необходимо дать доступ.

1. Доступ можно дать всем пользователям, у кого будет ссылка на папку.

Можно выбрать, что именно вы разрешаете делать с вашей папкой и файлами, которые находятся в ней: редактировать, комментировать или только просматривать, нажав «настройки доступа». Здесь также доступна функция отключения доступа. Перемещаете зеленый кружок влево, и доступ закрыт.

2. Доступ можно дать определенному пользователю, записав адрес его электронной почты, с правом редактирования, комментирования или только чтения.

Как найти файл или папку?

Способ 1. Искомый документ или файл можно найти по его названию в гугл диске.

Для этого заходим в гугл диск и в строке поиска вводим название файла или папки.

При нажатии на кнопку «Расширенный поиск», вам откроется диалоговое окно с фильтром, где можно выбрать тип файла, дату изменения, ключевые слова, владельца документа и другие параметры поиска.

Способ 2. Искомый документ или файл можно найти по его владельцу.

Для этого на главной странице гугл документов, таблиц, презентаций или других приложений выберите владельца.

Способ 3. Искомый документ или файл можно найти по его названию на главной странице документа. Для этого на главной странице гугл документов, таблиц, презентаций или других приложений в строке поиска вводим название или ключевое слово.

Как удалить файл или папку?

Способ 1. Удалить из главной страницы гугл документов, таблиц, презентаций или других приложений, нажав на три вертикальных точки. Здесь также можно переименовать файл, дать к нему офлайн-доступ или открыть в новой вкладке.

Способ 2. Удалить из гугл диска. Для этого кликаем правой кнопкой мыши на документе и выбираем «удалить». Здесь также доступны и другие функции: скачать, переименовать, дать доступ и пр.

Изучайте и пользуйтесь! Желаем успехов и достижения новых вершин в работе!

Поделиться страницей в соцсетях:

Наши проекты
Мы в соцсетях