Благодаря развитию цифровых технологий, многие задачи в бизнесе можно поручить программам и сервисам: от заполнения документов до отгрузки товара со склада. Как провести подобную автоматизацию бизнеса и при этом сэкономить ресурсы компании — можно почитать в нашей новой книге «Автоматизация работы компании». А тем, кто только присматривается к теме — предлагаем краткое ее изложение.
О чем пойдет речь:
- Что такое автоматизация и зачем она нужна бизнесу
- Виды автоматизации в компании
- 5 этапов автоматизации: от идеи до запуска
- Как выбрать программу для автоматизации разных сфер бизнеса
Что такое автоматизация и зачем она нужна бизнесу
Автоматизация бизнеса — это когда программа или сервис выполняет рутинные задачи вместо сотрудников. Например, выставляет счета, обрабатывает заявки, закупает товар или мониторит безопасность.
При этом идея автоматизации — не заменить сотрудников роботами, а освободить их от монотонной работы. Это помогает поручить работникам более важные задачи, убрать человеческий фактор в важных бизнес-процессах и эффективнее использовать ресурсы компании.
Самый простой пример, когда нужна автоматизация — оформление заказов в интернет-магазине. Менеджер может забыть перезвонить клиенту или указать неверный адрес доставки в накладной, и компания понесет убытки. Такие задачи в продажах лучше отлаживать с помощью программ, например, в той же CRM (системе взаимодействия с клиентами). Система напомнит о важном звонке или отправке документов, сохранит историю заказа.
Автоматизировать можно любой процесс в компании — бухучет, управление складом, обработку заявок. В любом случае, она позволит:
- оптимизировать затраты;
- наладить системы учета и контроля;
- безопасно хранить данные и обрабатывать большой объем информации;
- выявить неэффективные процессы в компании и выстроить их правильно;
- увидеть, какие сотрудники перегружены, а какие не приносят пользу компании;
- перенести опыт лучших сотрудников в четкие инструкции и регламенты для персонала;
- контролировать состояние бизнеса, сделать его более прозрачным, технологичным и более прибыльным.
Виды автоматизации в компании
Автоматизация бывает 2-х видов: процессная и комплексная.
- Процессная или «островная» автоматизация — это наш пример с накладной в интернет-магазине. Когда полностью или частично автоматизируется отдельный бизнес-процесс или сфера бизнеса (бухучет, склад, продажи и пр.). Такой подход чаще выбирают небольшие компании либо те, что только открылись.
«Островная» автоматизация помогает решить локальный вопрос — увеличить объем продаж, сократить издержки производства, улучшить качество сервиса.
- Комплексная автоматизация или цифровая трансформация бизнеса — это когда технологии внедряют во все бизнес-процессы компании, а программы синхронизируются между собой. При этом пересматриваются процессы, проекты и загруженность сотрудников.
Процесс этот масштабный, затратный и очень болезненный, поэтому на него решаются не все компании — в основном, крупные организации с большими IT-бюджетами. Например, холдинги, банки.
Сергей Коваль, CDTO и Архитектор систем:
“Делать комплексную автоматизацию или частичную — зависит от целей, бюджета компании и ее готовности к цифровой трансформации. Малые и средние компании начинают с автоматизации отдельных операций-модулей. Обычно, это CRM-система, чат-бот в мессенджере для общения с клиентами и система для учета товаров. До поры до времени эти системы разрозненные и не интегрированы тесно друг с другом.
Когда компания растет и появляются деньги, заказывают полную интеграцию систем в одну большую систему. Чаще идут от малого к большому. У нас крупная компания, мы выбрали трудный путь. Решили снести все старое и построить новое, но это непросто. Тут вовлечено много людей, подрядчиков-поставщиков модулей интеграций. И всем этим нужно управлять”.
Комплексной автоматизацией в компании обычно занимается отдельный специалист. Это может быть исполнительный, операционный, технический, IT-директор или руководитель по цифровой трансформации (CDTO, Chief Digital Transformation Officer). Если автоматизация проходит локально, то руководители отделов могут сами выбрать нужную им программу. Некоторые компании отдают этот вопрос на аутсорс. Но даже в этом случае нужен отдельный человек в компании, который будет отвечать за внедрение нового ПО.
5 этапов автоматизации: от идеи до запуска
Чтобы получить на выходе систему, работающую на задачи бизнеса — нужно понять, что и зачем автоматизировать. От точности составления технического задания и понимания результата будет зависеть правильный выбор программного обеспечения, стоимость и успех его внедрения.
1. Начните с цели
Необходимо четко понимать, что и для чего в компании собираются автоматизировать. Обычно хотят решить проблему или повысить эффективность процессов: увеличить продажи, улучшить качество сервиса, сократить издержки и пр. При комплексной автоматизации стоят более стратегические задачи — быстро вывести новый продукт на рынок, обойти конкурентов в онлайн-продажах и пр.
2. Проанализируйте процессы
Когда поставили цель, определите, какие бизнес-процессы нужно наладить, чтобы ее достичь. Например, на предприятии упали продажи определенного товара. Вначале стоит расписать, как выглядит цепочка действий сотрудников из разных отделов по этой задаче, и выявить, где происходит сбой.
Например, выясняется, что менеджеры продают товар, когда производство еще не готово, так как сырье вовремя не закупили и т.д. Процесс взаимодействия между отделами можно наладить с помощью BPM-системы (с англ. Business Process Management System — система управления бизнес-процессами). Об этой системе расскажем чуть позже.
3. Составьте техническое задание и выберите программу
После того, как определились с участком автоматизации, нужно подобрать программу, которая справится с поставленной задачей. Это может быть готовый продукт (коробочная программа или облачный сервис), который можно доработать под себя. Либо разработка программы с нуля.
При заказе программного обеспечения, вендору (поставщику программного продукта) нужно составить техническое задание, в котором подробно расписать, как должен выглядеть бизнес-процесс, кто в нем участвует и что получается в результате. За ТЗ должен отвечать отдельный специалист в компании.
— Чтобы выбрать программу, мы смотрим, какие есть решения на рынке, — делится Сергей Коваль. — Спрашиваем коллег, что они слышали о подрядчиках. Выбираем 2-3 кандидата. Направляем им техническое задание. В нем описываем, какой процесс нужно автоматизировать, как он выглядит, кто в нем участвует, сколько людей и какие у них роли, и какой результат нужно получить. Подрядчик предлагает решение. Обычно разработчики предлагают массу дополнительных плагинов, чтобы повысить сумму контракта. Но мы обсуждаем с подрядчиком техническое решение до мельчайших деталей: что и где будут устанавливать, какая это программа, сколько на нее лицензий нужно, на каком сервере.
4. Внедрение и техподдержка
Внедрением программного продукта в бизнес обычно занимаются вендоры. При этом со стороны компании выделяют человека, который отвечает за взаимодействие с вендором. Автоматизацию нерегулярных процессов можно доверить внешним специалистам. А несложные внутренние процессы (бухучет, продажи) можно автоматизировать самостоятельно — подключить какой-нибудь онлайн-сервис. Подобные программы заточены под специфику сферы, а в тариф обычно входит техподдержка.
После внедрения ПО внешние подрядчики и вендоры могут предложить обслуживание продукта за дополнительную плату. Тут компания сама решает — брать техподдержку на себя или оставлять на стороне подрядчиков.
5. Обучение сотрудников
Уже при внедрении новой системы разработчики объясняют, как пользоваться системой. Высылают инструкции, приезжают в офис или проводят онлайн-сессии. Обучить персонал можно и своими силами, если есть человек, который полностью разбирается в системе.
Как выбрать программу для автоматизации разных сфер бизнеса
На рынке есть специализированные программные решения под каждую сферу бизнеса: для продаж, бухучета, производства, логистики и т.д. Есть как отдельные программные продукты, например, учетные системы, CRM. Так и комплексные ERP-системы, которые способны решить любые вопросы бизнеса, но вызывают массу споров из-за цены внедрения и настроек.
К системам автоматизации можно отнести и огромный пласт технологий: от инструментов Big Data до искусственного интеллекта и RPA-роботов. Но в разрезе автоматизации бизнес-процессов, разговор чаще идет именно о типовом наборе коробочных и онлайн-программ. Рассмотрим основные из них.
- Классические ERP-системы — это комплексные системы автоматизации всех процессов в компании: начиная с продаж и производства, заканчивая документооборотом, HR и бизнес-аналитикой. Самые известные зарубежные программы — SAP, Oracle, Microsoft Dynamics. По этому же пути идет компания 1С.
- Системы управления клиентами (CRM) — классический инструмент для оптимизации продаж, маркетинга, службы поддержки и работы над проектам. В нем можно легко управлять базой клиентов и анализировать сделки: сколько клиентов прошло, сколько купили, сколько вернулись за повторной покупкой. Самыми популярными считаются Bitrix24, AmoCRM, Salesforce.
- Системы управления бизнес-процессами, BPM (Business Process Management System) — это новые технические решения, которые позволяют оцифровать и роботизировать различные бизнес-процессы. Системы напоминают конструктор, в котором можно с помощью компьютерной мыши собрать процесс в виде схемы и мониторить его исполнение. BPM помогают выявить действия сотрудников, которые не приносят прибыли, увидеть, где и на ком тормозится процесс, и оперативно устранить сбой. Свои BPMS-решения есть у SAP, Oracle. Также известны системы Forward BPM, ELMA.
- Системы бизнес-аналитики (BI, Business Intelligence) — системы прогнозной аналитики или BI-системы автоматизируют процесс принятия решения. Они собирают данные из разных баз и создают отчеты, по которым можно отслеживать важные показатели бизнеса. Самые известные платформы: Microsoft Power BI, QlikView, Tableau.
- Системы управления персоналом (HRM) — позволяют управлять всеми HR-процессами в компании: от рекрутинга и найма до планирования рабочей загрузки, отпусков и обучения персонала. Примеры таких программ: Bamboohr, Peopleforce, Finassessment.
- PM-системы (Project Management) — это системы управления проектами. Помогают разбивать крупные проекты на мелкие задачи и распределять их между членами команды. Самые известные PM-платформы: Trello, Asana, ToDoist.
- Программы для бухгалтерии. Самой популярной бухгалтерской программой считается «1С:Бухгалтерия 8», но есть еще много других коробочных решений, тот же «ПАРУС-Предприятие 7». И онлайн-сервисы, например, «Контур.Бухгалтерия» или «СБИС Бухгалтерия и учет».
- Не все бухгалтерские программы включают в себя складской учет. Поэтому есть еще отдельный класс систем складского учета WMS (Warehouse Management System). Они помогают управлять остатками товара на складе и планировать закупки, ориентируясь на спрос. Примеры программ: ЕКАМ, Анти Склад, WMS UIS и пр.
Программы, заточенные под отдельный бизнес, найти практически невозможно. По словам экспертов, 90% коробочных решений приходится дорабатывать под нужды бизнеса.
Поэтому, при выборе программного обеспечения, можно пойти 3-мя путями:
- Взять коробочный продукт и доработать его под себя. Такой продукт проще внедрить и его оптимизация обойдется дешевле. Но не все типовые программы можно изменить и донастроить (такая же проблема есть в облачных сервисах).
- Внедрить программный комплекс (по типу ERP-системы) для решения задач во множестве бизнес-сфер.
- Разработать и внедрить индивидуальное ПО. Дорогой и долгий путь. Но при правильном подходе компания получает отлаженную систему, заточенную под ее нужды.
Андрей Панахов, консультант по автоматизации бизнеса, методолог управленческого учета
“Выбор программы для автоматизации — это всегда набор каких-то компромиссов. Тут следует отталкиваться либо от IT-архитектуры бизнеса, либо от экономичности конкретного решения для локальной задачи.
В крупном бизнесе лучше начинать автоматизацию «сверху» — с IT-стратегии компании в целом. Строить общую архитектуру, и по мере ее проработки, выбирать софт. В малых компаниях автоматизация начинается с выбора простых, экономичных программных продуктов для отдельных локальных задач.
Кроме того, компании находятся в разном положении в плане выбора программных продуктов — из-за специфики отрасли, разных IT-бюджетов, доступных решений и задач при автоматизации.
- Например, в компаниях, которые оказывают интернет-услуги, могут быть специфические процессы, завязанные на продажах. И там практически все решения могут опираться на задачи плотной синхронизации с маркетинговыми и веб-инструментами.
- В производственно-торговых компаниях с малым количеством постоянных покупателей значительно важнее автоматизировать закупочные, производственные и бэк офисные процессы. При этом у бизнеса будет большая свобода выбора.
- Банки очень широко используют самописные решения и во многом это связано с большими IT-бюджетами.
- В таких функциональных сферах, как бюджетирование, программные продукты не пишут с нуля. Поскольку в них требуется сложный вычислительный движок.
Долгое время доминировала теория ERP-систем, которая во многом опиралась на предположение, что все компании можно подгрести под одну модель управления и создать под нее универсальный конструктор программ. Но это утопия. Так как ни один вендор не может покрыть все потребности всех компаний. Логика управления процессами в компании может отличаться от той, что заложена в системе. И тут нужно либо бизнес-процесс подстраивать под видение вендора. Либо продукты автоматизации перерабатывать под задачи, что в отдельных случаях может оказаться дороже, чем разработка своего решения. Так или иначе, любой выбор — это компромисс между стоимостью, ответственностью команды и потребностями бизнеса”.
Что делать после внедрения ПО и как при этом не допустить дорогих ошибок — читайте в книге «Автоматизация работы компании: как выбрать программу и организовать процессы». Под обложкой вы найдете 80 страниц с пошаговыми инструкциями, советами экспертов и чек-лист, которые помогут лучше разобраться в новой области, выбрать систему для автоматизации и безболезненно перевести бизнес на новый цифровой уровень.
